Gestion des voyages et logistique d'événements

Gestion des billets d'avion

Réception des listes et dates des voyageurs, recherche d'alternatives (itinéraires, compagnies, escales, tarifs) et présentation d'au moins trois options par voyageur lorsque disponible.
Coordination individuelle pour choix de vol avec délai maximal de réponse de 72 heures ouvrées.
Délivrance des billets avec PNR, numéro de billet et itinéraire; vérification de l'inclusion d'au minimum un bagage enregistré et d'une assurance voyage.
Gestion des exigences de transit et traitement initial des incidents avec assistance d'urgence.

Assurance, bagages et frais

Inclusion systématique de l'assurance voyage et assistance, prise en compte des taxes, frais et coûts de bagages dans le tarif facturé.

Changements, annulations et assistance 24/7

Hotline et dispositif d'assistance 24/7 pour changements, annulations, perte de documents ou incidents de transport.
Notification d'incident et première réponse sous 1 heure; prise en charge des démarches auprès des compagnies et gestion des relances.

Transferts terrestres

Coordination et fourniture des transferts aéroport-hôtel et transferts locaux durant l'événement; véhicules assurés et chauffeurs qualifiés; tenue d'un registre des transferts à des fins de justification facturation.

Hébergement et repas (per diem)

Réservation d'hébergements conformes aux standards définis (localisation, sécurité, services) et organisation des repas ou versement de per diems; gestion des confirmations et factures d'hôtel.

Gestion des per diems et traçabilité financière

Mise en place du mécanisme de délivrance des per diems (espèces, virement, carte, etc.) avec traçabilité, contrôles et rapport financier final incluant justificatifs et coûts administratifs éventuels.

Collecte et restitution des documents voyageurs

Constitution et remise, pour chaque participant, d'un dossier papier/numérique incluant passeport, itinéraire, billets, assurances, boarding passes, confirmations d'hôtel, feuilles de per diem et listes de présence; remise des documents dans un délai maximum de 15 jours calendaires après la fin de l'événement.

Location de salles et logistique d'événement

Recherche et propositions d'options de lieux et prestations audiovisuelles et de restauration; coordination des services sur site et fourniture de devis/recommandations en phase d'offre et confirmation finale au moment de la commande.

Tarification opérationnelle et facturation

Présentation de la structure de coûts par type de service (billets, transferts, hébergement, location de salle, per diems, assistance) et application de frais de gestion distincts; maintien des tarifs fixes pendant 12 mois et mécanisme de révision annuelle justifiable.

Exigences opérationnelles et ressources

Mobilisation d'équipes qualifiées (accès GDS, profils expérimentés), respect des niveaux de service (SLA) et protection des données personnelles et des livrables.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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