Organisation et gestion du Printemps du Livre 2027

Le titulaire prend en charge la logistique d’environ 170 auteurs : réservations et acheminement des billets de train, d’avion et de taxi, accueil en gare ou à l’aéroport, carnets de voyage et documents promotionnels transmis au moins 15 jours avant l’événement, accueil sur le site et gestion des changements de dernière minute. Un membre du personnel est présent le samedi soir pour organiser les retours vers les hébergements.

La prestation comprend également la réservation et le suivi de l’hébergement, avec validation préalable des prestataires par l’agglomération, options posées dans les 15 jours suivant la notification et confirmations fermes au plus tard 15 jours avant la manifestation. La restauration est réservée et suivie par le titulaire, avec un système de contrôle de l’identité des personnes invitées.

Le titulaire coordonne les transferts entre le salon, les lieux de restauration et les hébergements, en lien avec le prestataire transport de Terres de Montaigu. Il fournit un outil de suivi des inscriptions au minimum une fois par semaine, un rapport d’étape budgétaire tous les quinze jours et assure le rôle de référent des organisateurs, maisons d’édition et auteurs. Les visites chez les hébergeurs et restaurateurs du territoire se font avec l’Office de Tourisme Terres de Montaigu et la personne chargée de la logistique des auteurs.

Les bases estimatives du DQE sont de 170 personnes hors conjoints pour les transports, 260 nuitées en chambre single, 40 nuitées en chambre twin ou double et 450 repas, correspondant à une moyenne de 2,5 repas par personne. Les quantités sont indicatives et la facturation définitive dépend des prestations effectivement utilisées ; les demandes de transport spécifiques sont soumises à devis et validation.