Organisation des déplacements professionnels

L’agence recherche et organise les déplacements professionnels, en proposant des solutions adaptées aux exigences générales de l’acheteur et au cahier des charges remis pour chaque mission. Les prestations couvrent notamment les billets d’avion, les nuitées et, selon les besoins, les taxis, trains et véhicules avec ou sans chauffeur. Des services complémentaires peuvent comprendre transferts, interprètes, guides, démarches de visa et prestations VIP.

Les destinations principales citées, sans caractère exhaustif, comprennent les capitales européennes et économiques, Pékin, Shanghai, Canton, Singapour, Séoul, Tokyo, Mumbai, New Delhi, Montréal, New York, Chicago et San Francisco, ainsi que les vols intérieurs dans tous les pays.

Prestations aériennes et hébergement

• Recherche de vols directs depuis Roissy-CDG ou, pour les destinations européennes, éventuellement Lille-Lesquin. Accès aux salons hors vols intérieurs, assistance bagages en cas de perte et traitement VIP possible pour les délégations.
• Proposition de tarifs Premium pour les longs-courriers et de classe Affaires pour la Présidence, ainsi que pour la Direction lorsqu’elle l’accompagne. Prise en compte des sièges souhaités et des références de fidélité des voyageurs.
• Recherche d’hôtels de catégorie équivalente à 3 ou 4 étoiles en France et en Europe, et de bon standing en Amérique et en Asie. L’acheteur doit confirmer avant toute réservation; les préférences de lit et de localisation, les cartes de fidélité et les promotions doivent être prises en compte. Un comparatif avec les prix proposés par l’Ambassade de France est demandé.
• Une plateforme de réservation hôtelière en ligne permettant les réservations directes par l’acheteur est facultative.

Le prestataire peut également être sollicité pour des réservations de train et de véhicules avec ou sans chauffeur, selon le cahier des charges particulier de la mission. Les transports doivent être assurés exclusivement par des entreprises agréées respectant les exigences de sécurité de la réglementation française.

Traitement des demandes et suivi

L’agence recherche les tarifs applicables les plus bas, y compris les offres promotionnelles, et conseille l’acheteur sur le meilleur compromis qualité/prix et sur les conséquences financières d’une annulation. Chaque proposition est soumise à l’approbation de l’acheteur; son absence de réponse ne vaut pas accord. L’acheteur peut effectuer lui-même des réservations ou achats: aucune exclusivité n’est accordée au prestataire.

Un conseiller dédié justifie de ses compétences et qualifications. En cas d’indisponibilité, un remplaçant présentant les mêmes qualités professionnelles doit pouvoir intervenir. Des échanges peuvent être demandés 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 en cas de difficulté ou de décalage horaire. Les billets et vouchers sont transmis par voie électronique, sauf avis contraire, au plus tard 24 heures avant un départ du mardi au samedi et 48 heures avant un départ du dimanche au lundi. En urgence, le délai de livraison est celui annoncé dans le mémoire technique. Le prestataire s’assure de la bonne réception des documents et informe immédiatement l’acheteur s’il ne peut exécuter tout ou partie de la prestation dans le délai imparti.

La facturation est centralisée par le prestataire afin d’éviter les avances de frais par les collaborateurs. Les livraisons ont principalement lieu du lundi au vendredi; le candidat indique ses jours de fermeture. L’acheteur contrôle les livrables à la livraison et le prestataire rectifie les erreurs qualitatives dans les plus brefs délais.

Confidentialité et données

Le prestataire est tenu à la discrétion et à la confidentialité, obligations qui s’étendent à ses sous-traitants. Pour les traitements réalisés pour le compte de Nord France Invest, il agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD: traitement sur instruction documentée, confidentialité et sécurité des données, encadrement des sous-traitants ultérieurs, notification sans délai des violations et restitution ou suppression des données en fin de marché.