Numérisation de registres d’archives

La prestation couvre principalement les registres de transcriptions d’actes du fonds de la conservation des Hypothèques, datant du XIXᵉ au XXᵉ siècle. La série représente potentiellement plus de 570 000 vues. Les registres mesurent 37 × 27 cm, ont une épaisseur de 4,5 cm et un poids de 4,5 kg ; chacun compte environ 200 folios, soit 200 vues à ± 2 %. Certaines reliures sont abîmées, des folios ou cahiers peuvent être désolidarisés et des feuilles volantes présentes. Une série optionnelle porte sur des registres de délibérations des instances décisionnelles du Département : formats de 21 × 15 cm à 31 × 24 cm, épaisseur de 2 à 8 cm, état général annoncé bon.

La production envisagée est de 150 000 à 200 000 vues par an, soit une estimation de 700 à 1 000 documents par an. Le candidat doit préciser le type et la capacité d’emport de ses véhicules, notamment le nombre de documents de la série principale pris en charge en un seul voyage. Le transport est assuré par le personnel qualifié du candidat, dans ses propres véhicules, et ne peut être confié à un transporteur.

Manipulation, transport et conservation

Le personnel chargé des documents uniques et fragiles doit être spécifiquement formé à leur manutention et à leur numérisation. Le candidat fournit des boîtes rigides adaptées, offrant au minimum une résistance au feu et à l’humidité ; chargement et calage sont réalisés en coordination avec l’équipe des Archives départementales. La charge est répartie et arrimée dans le respect des normes et du PTAC. Deux chauffeurs qualifiés sont requis pour chaque trajet aller et retour. Le trajet doit être effectué sans étape inutile ; si un arrêt est nécessaire, le véhicule ne peut rester sans surveillance, et en cas de panne la cargaison doit être mise en sécurité dans un local adapté.

Le candidat assure les documents pendant le transport aller-retour, le stockage et la numérisation, et remet une attestation d’assurance spécifique et détaillée au moins trois jours ouvrables avant leur prise en charge. Les bons de livraison et listes de documents sont signés à l’enlèvement et au retour ; un inventaire est réalisé dès que possible à l’arrivée chez le prestataire. Les Archives départementales disposent ensuite de sept jours ouvrés après restitution pour contrôler l’état matériel. Toute dégradation est signalée rapidement ; si elle est imputable au candidat, celui-ci supporte les frais de restauration, qui nécessite l’accord écrit préalable de la direction des Archives départementales. La perte totale donne lieu à indemnisation à hauteur de la valeur agréée du document.

Les documents sont stockés dans des locaux sécurisés, dédiés et proches de l’atelier de numérisation, conformes aux exigences applicables aux espaces de travail et à la sécurité incendie des documents papier, protégés contre l’inondation et le vol, et maintenus propres. Les conditions de conservation prescrites sont l’absence de lumière naturelle directe, une température moyenne de 18 °C avec une variation ne dépassant pas 2 °C, et une humidité relative moyenne de 55 % avec une variation ne dépassant pas 10 %. Le candidat prévient les contaminations fongiques et chimiques. Les Archives départementales peuvent contrôler les locaux sur place ; en cas de manquement mettant les documents en péril, leur rapatriement est effectué aux frais du candidat.

Prise de vue et fichiers

Une vue correspond à une double page, livre ouvert, sur fond uni foncé (noir ou gris), avec un débord de cadrage limité à 2 cm au maximum des bords des folios. La couverture et le plat de devant ne sont pas photographiés : ils sont remplacés par un cartel descriptif indiquant cote, titre et année. Les doubles pages blanches et les gardes ne sont photographiées que si elles comportent des mentions manuscrites. Une feuille volante donne lieu à deux vues, avec et sans la feuille, placée sur le fond de la double page concernée. Une page pliée ou cornée est dépliée ou décornée pour la prise de vue. Une page pliée plus grande que le registre, telle une carte ou un plan, n’est pas photographiée ; sa présence et son numéro de vue théorique sont signalés dans le suivi de production.

Les images sont produites à 300 dpi, en RVB et dans l’espace colorimétrique de sortie sRGB. Pour chaque vue :

• une image de conservation JPEG à 90 %, autour de 4 000 ko et sans dépasser 8 000 ko ;
• une image de consultation JPEG à 50 %, autour de 1 800 ko et sans dépasser 3 000 ko.

La cohérence de couleur et de rendu optique doit être maintenue dans chaque registre, avec attention portée à la calibration du matériel et à sa stabilité optique. Avant la production, une phase de test porte sur deux registres entiers, dans les deux formats demandés ; les fichiers sont transférés par FTPS avec un descriptif. La mise en production intervient après les corrections éventuelles et la validation définitive des tests.

Organisation, contrôle et remise

Le candidat propose un calendrier prévisionnel et ses points d’étape. Chaque train de numérisation fait l’objet d’un bon de commande ; le délai souhaité et réalisable est convenu avec les Archives départementales avant son émission. Une réunion de lancement sur site permet de caler les spécifications, les interlocuteurs et le suivi ; un calendrier ferme de production est adressé aux Archives départementales dans les huit jours ouvrables qui suivent. Le chef de projet du candidat doit répondre aux questions des référents dans un délai de cinq jours ouvrables.

Le suivi de chaque train est alimenté en temps réel à partir du document préparatoire fourni par les Archives départementales. Le contrôle porte sur la qualité (cadrage, résolution, colorimétrie), les quantités (ordre des vues, pagination, signalement des hors-formats), le nommage, les cartels et les métadonnées. La méthode doit préciser les acteurs, la périodicité, la traçabilité et le processus de correction et de validation ; le taux d’erreur attendu est inférieur à 1 %.

Les fichiers suivent la règle de nommage « ad073_cote_numéro d’ordre à quatre décimales ». Chaque registre dispose d’un répertoire nommé et classé selon sa cote alphanumérique, les fichiers étant rangés dans l’ordre numérique croissant. Des métadonnées compatibles XMP/IPTC sont associées à chaque fichier : données techniques issues du matériel de prise de vue, ainsi que nom, titre, quatre mots clés, source et crédit. Les Archives départementales fournissent un modèle Excel par série. Les échanges de suivi et de contrôle sont souhaités par FTPS ; après production et contrôle, les images définitives sont remises sur disque dur dans les sept jours ouvrés suivant la livraison. Des corrections peuvent être demandées jusqu’à la validation définitive, laquelle est actée par écrit.

Les résultats appartiennent exclusivement aux Archives départementales de la Savoie ; leur réutilisation hors exécution du marché et l’utilisation des documents remis pour traitement sont interdites. Le candidat décrit les mesures de sécurité des données conservées sur ses serveurs et conserve une copie de sauvegarde des images de conservation pendant un an après validation définitive ; la destruction à l’échéance est signalée par un bordereau d’élimination.

Le DQE estimatif prévoit notamment 100 000 vues de prise de vue et 100 000 vues d’insertion de métadonnées, ainsi qu’une unité pour chacun des postes forfaitaires ou par trajet/pièce qui y figurent.