Numérisation des dossiers d'agents

Phases de la prestation

• Phase de cadrage : visite des stocks, définition et validation du calendrier, logigrammes, règles de nommage, indexation et tableau de concordance ; mise en place du comité de suivi et des outils de pilotage.
• Phase de test : numérisation d'un lot pilote couvrant l'ensemble des typologies, ajustement des règles de dépôt, de nommage et d'indexation, validation des livrables de cadrage.
• Phase de numérisation globale : collecte/prise en charge des lots, préparation finale, numérisation, OCR, contrôle qualité visuel et physique, dépôt en GED, reconditionnement et restitution des papiers.
• Prestations complémentaires : accès d'urgence à un dossier, mise à disposition d'une personne-ressource pour assistance à la préparation des lots, prestations ponctuelles de dépollution/préparation si prévues contractuellement.

Description des stocks et traitement

• Stock 1 : dossiers nominatifs d'agents titulaires/contractuels/stagiaires sur postes permanents ; préparation par dépollution et mise en pochettes thématiques ; livrables par pochette avec règles de nommage spécifiques.
• Stock 2 : dossiers accidents de service / maladies professionnelles ; préparation initiale réalisée en amont, structure en pochettes et sous-pochettes ; consigne de ne pas numériser la pochette centrale si spécifié.
• Stock 3 : dossiers d'entretiens professionnels centralisés ; un livrable numérique par dossier.

Spécifications de numérisation et livrables

• Formats et qualité : PDF / PDF-A, OCR obligatoire, niveaux de gris par défaut, résolution indicative 200–300 DPI.
• Nommage et indexation : application d'une politique de nommage définie en cadrage ; indexation via codes IDENT_ID et rubriques définies dans le tableau de concordance.
• Dépôt : dépôt automatisé des livrables numériques dans la GED (module prévu) selon le tableau de concordance ; possibilité d'utilisation de scripts d'automatisation fournis par l'éditeur.
• Livrables attendus : convention de numérisation, tableau de concordance, bons de prise et de livraison, rapports de lots, rapports de contrôle qualité, jeux d'indexation et fichiers déposés en GED.

Contrôles qualité et conformité

• Double contrôle (visuel et physique) avant et après numérisation.
• Contrôles de conformité (OCR, lisibilité, conformité au tableau de concordance) et gestion des anomalies par procédures de reprise avec coûts supplémentaires si reprise non prévue.
• Retours d'expérience et ajustements des procédures après chaque phase de test et lots pilotes.

Contraintes opérationnelles et logistique

• Prise en charge, transport sécurisé des lots, conditionnement et reconditionnement des boîtes d'archives, traçabilité des mouvements par bons de prise/livraison.
• Rythme indicatif de traitement : environ 30–35 mètres linéaires de dossiers disponibles par mois (volumes ajustables en cadrage/test).
• Délais de restitution des livrables et reporting (ex. comptes rendus, tableaux de suivi) selon procédures définies (délai indicatif 5–10 jours selon livrable type).

Données, sécurité et systèmes

• Stockage et hébergement des données en Europe, conformité RGPD, chiffrement des flux, habilitations du personnel et procédures de confidentialité.
• Possibilité d'audit sécurité du logiciel/mode opératoire fourni par l'opérateur en phase de cadrage.

Documents et pilotage

• Mise à disposition d'outils de suivi partagés, tenue de comités de suivi réguliers, fourniture de rapports, comptes rendus et tableaux de bord tout au long des phases de travail.