Numérisation et typage des demandes de prestations

Réception et préparation des plis

Réception des plis via une adresse TSA dédiée ou par envoi postal depuis les délégations régionales.
Réception, stockage, ouverture du courrier, nettoyage des documents, tri des dossiers, traitement des plis non valides et préparation des plis valides pour numérisation.

Numérisation et typage

Numérisation des documents en PDF avec contrôle qualité image.
Typage des documents (automatique et/ou manuel) et indexation par type de pli (formulaire, courrier, complément d'information, justificatif, non rattachable/divers).
Chaque justificatif peut être traité et livré comme fichier distinct.
Rattachement des fichiers aux entités d'indexation prévues (agent/dossier, complément d'information, territoire, non rattachable).

Mise à disposition des fichiers et métadonnées

Fourniture des fichiers PDF et des métadonnées associées via interfaces techniques (API REST, SFTP, Kafka ou équivalent).
Mise à disposition d'environnements de test et définition des schémas de métadonnées et des formats d'échange.

Archivage, conservation et destruction

Archivage des documents papier conformément aux règles définies, conservation des fichiers numérisés et destruction sécurisée des documents papier en fin de période avec attestation de destruction.

Reporting, traçabilité et gouvernance

Reporting de production structuré (formats, fréquence, indicateurs) et traçabilité complète des actions utilisateurs.
Mise en place d'un comité de suivi pour la gestion des évolutions (fiches de demande, analyses d'impact, recettes) et jalonnement des phases projet.

Sécurité et conformité

Fourniture et mise à jour d'un Plan d'Assurance Sécurité (PAS) et mise en œuvre des mesures RGPD et des mesures techniques/organisationnelles requises avant mise en production.
Gestion des accès, des sous-traitants, audits de sécurité et plan de continuité/reprise d'activité.

Livrables et modalités opérationnelles

Livrables attendus : fichiers PDF indexés, jeux de métadonnées, rapports de production, attestations (ex. destruction), PAS et preuves de conformité.
Facturation mensuelle fondée sur le reporting de production ; gestion des évolutions et corrections en recette avant mise en production.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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