Archivage et numérisation d'archives publiques

Préparation des fonds avant numérisation

• Retrait des éléments empêchant la numérisation (agrafes, intercalaires inappropriés, etc.).
• Destruction signalée des doublons et pièces identifiées.
• Classement et repérage des dossiers, insertion d'intercalaires et affectation d'identifiants/pagination pour indexation.

Numérisation et formats

• Numérisation en niveaux de gris (256 niveaux minimum) ou en couleur lorsque la couleur est significative.
• Sortie des images en fichiers TIFF sans compression à 300 dpi.
• Livraison par dossier : un fichier PDF unique rassemblant les pièces constituant le dossier.
• OCR optionnel selon volumes et types de documents (procédure variable selon petits/gros volumes et choix niveau gris/couleur).

Indexation et livrables

• Indexation fournie dans un fichier Excel au format ISO-8859-1 (ISO-latin-1) contenant notamment l'identifiant de dossier, le nombre de pages et les dates associées.
• Livrables numériques : fichiers TIFF, PDF par dossier, fichier d'indexation Excel et rapports (rapports d'intervention, rapport de fin d'intervention, autres livrables définis contractuellement).
• Remise de copies numériques et, si demandé, copies des documents papier.

Sécurité, destruction et certification

• Destruction des originaux papier après numérisation lorsqu'ordonné, avec remise d'un certificat de destruction si applicable.
• Traçabilité des opérations (transport, préparation, numérisation, restitution/destruction) via fichiers d'indexation et procédures de suivi.

Suivi, contrôle et coordination

• Réunions de coordination préalables, primo-évaluation des fonds, points d'étape réguliers et ajustement des livrables en lien avec le service instructeur et les Archives départementales.
• Délai d'exécution et planning définis localement par le service bénéficiaire avec points de contrôle périodiques.