Numérisation de documents d’archives

La prestation couvre la prise en charge des originaux, leur transport aller-retour, leur numérisation dans les locaux du titulaire, le traitement des images, les contrôles et la remise des fichiers numériques. Les registres reliés constituent la typologie principale ; les commandes peuvent aussi porter sur des feuillets, registres en parchemin, photographies et autres documents illustrés.

Les documents, uniques et de formats, supports et états de conservation variables, sont confiés par sous-ensembles cohérents et homogènes. Chaque sous-ensemble est plafonné à 35 000 vues pour les registres et à 5 000 vues pour les autres documents. Le détail estimatif témoin, non contractuel, comporte notamment 10 000 fichiers de feuilles non reliées A4–A3, 10 000 de registres A4–A3 et 50 000 de registres A3+–A1, tous en couleur ; il prévoit aussi des volumes estimatifs pour tirages photographiques, cartes postales, phototypes, plaques de verre et affiches, cartes ou plans.

Prise en charge, transport et conservation

Les Archives remettent les documents avec un bon de commande, un récolement informatique détaillé et un fichier de spécifications précisant notamment le nommage, l’arborescence, les règles de manipulation, l’ordre de présentation et la réalisation des vues par page ou double page. Le titulaire vérifie les originaux avec les Archives et signale immédiatement toute différence ou anomalie.

Le titulaire assure le conditionnement éventuel, le chargement, l’arrimage, le transport aller-retour et le déchargement, sous sa responsabilité. Les documents sont transportés en véhicule banalisé ou par un transporteur spécialisé, avec au minimum un extincteur à poudre à bord ; les déplacements se font de jour, sans stationnement nocturne. Le transport aérien est interdit ; le transport groupé est accepté. Le titulaire justifie les conditions proposées.

Les originaux sont numérisés dans des locaux appartenant au titulaire ou gérés par lui, sécurisés contre le vol, l’incendie et les dégradations. Avant et après numérisation, le stockage doit respecter une température de 18 °C ± 2 °C, une hygrométrie de 50 % ± 5 % et l’absence de lumière directe. Les conditions de sécurité et de transport doivent pouvoir être justifiées.

La manipulation respecte le conditionnement et l’ordre d’origine ; tout document retiré de son conditionnement y est remis après numérisation. Les gants de coton ou de latex sont portés lorsque les Archives l’imposent pour un sous-ensemble fragile. Dans la salle de prise de vues, il est interdit de fumer ou de détenir nourriture, boisson, liquide, substance ou instrument susceptible d’endommager les documents. Les originaux restent en l’état : le titulaire ne les dérelie pas sans autorisation expresse et n’utilise un presse-livre qu’avec l’accord des Archives. L’éclairage de numérisation est une lumière froide LED ; la planéité doit permettre une lisibilité optimale. Les problèmes de lisibilité ou de fragilité sont signalés et font l’objet de conditions de numérisation arrêtées avec les Archives.

Numérisation, fichiers et référencement

La numérisation est réalisée, selon la commande, en 256 niveaux de gris (8 bits) ou en couleur RVB (24 bits), au format JFIF avec compression JPEG. Le niveau de compression, de 8 à 12 sur l’échelle Photoshop, est précisé dans le fichier de spécifications. La résolution par défaut est de 200 dpi à l’échelle 1 ; elle peut être portée à 300 dpi pour des documents de mauvaise qualité ou de très petite taille. Pour les photographies et cartes postales, elle est de 300 à 600 dpi selon le format.

Les images doivent être plein cadre, correctement orientées et dans le sens de lecture. Les marges inutiles sont supprimées sans rogner l’objet. Les pages blanches, celles comportant seulement un numéro ou un paraphe et les formulaires vierges ne sont pas numérisés. Les retours, papillons et papiers collés donnent lieu à deux images, une par face, orientées dans le sens de lecture du document principal. Les configurations plus complexes sont définies d’un commun accord.

Chaque fichier reçoit un identifiant unique conforme à la structure ISO 9660 « frad044__xxxxxxxxx__yyyy.ext », avec le code des Archives, l’immatriculant ou la cote du document, le nombre de vues sur quatre chiffres et l’extension. La cote est inscrite dans le champ IPTC 5 « Object Name ». Les champs IPTC 90 (Nantes), 95 (Loire-Atlantique), 101 (France), 110 et 116 (Archives départementales de Loire-Atlantique), ainsi que 115 (nom du prestataire), sont également renseignés.

Étalonnage, contrôles et livrables

Avant chaque sous-ensemble homogène, l’étalonnage porte sur cinq documents représentatifs. Les réglages du jeu d’essai sont conservés et utilisés pour la production ; celle-ci ne commence qu’après accord des Archives sur la qualité.

Le contrôle qualité du titulaire porte sur les images et les autres livrables. Le rapport de production indique notamment la taille et le contenu de l’échantillon contrôlé selon ISO 2859-1, les résultats, incidents, défauts des originaux et difficultés rencontrées ; le niveau de qualité acceptable estimé doit être supérieur ou égal à 0,65 %.

Pour chaque sous-ensemble, le titulaire remet un tableur Excel de référencement reliant les informations du récolement aux noms de fichiers, les images numérisées et le rapport de production, sur un support de stockage externe prêté par le titulaire. Les supports sont retournés après contrôle et copie des fichiers par les Archives.

Le délai maximal attendu pour numériser 35 000 vues de registres ou 5 000 vues d’autres documents est de 30 jours ouvrés ; les images sont transférées pour contrôle dans ce délai. Le CCTP prévoit cinq jours ouvrés pour le contrôle des images, tandis que les modalités détaillées de vérification prévoient dix jours ouvrés pour admettre ou ajourner la réception des images et dix jours ouvrés pour vérifier le fichier de référencement. Après correction, un nouveau délai de dix jours ouvrés est prévu pour les vérifications concernées. Le contrôle des originaux retournés intervient dans les cinq jours ouvrés suivant leur retour ; toute détérioration imputable au titulaire donne lieu à restauration à ses frais par un restaurateur qualifié choisi par les Archives ou par leur atelier interne.