Numérisation de documents d’archives

La prestation porte sur des originaux conservés sous forme de registres, ouvrages, liasses ou pièces unitaires, principalement manuscrits ou dactylographiés. Le titulaire assure les prises de vues, la préparation et l’organisation des fichiers, leur contrôle qualité ainsi que le transport des documents confiés et leur restitution.

Préparation et prise en charge

Pour chaque demande, le Département transmet les caractéristiques et le nombre de documents, une estimation du nombre de vues, les éventuelles préconisations et le plan de nommage attendu. Le titulaire établit un devis sur la base du bordereau des prix unitaires. À réception des originaux, il vérifie leur conformité au bordereau de récolement et signale immédiatement toute anomalie. Il préserve leur intégrité physique et est tenu au secret professionnel.

Les documents comprennent notamment des registres reliés ou des liasses feuille à feuille ; les formats courants indiqués sont A3 et A2, avec des documents pouvant dépasser le A1 sans atteindre le A0. Les dimensions, l’épaisseur, l’état de conservation et le nombre de feuillets sont variables. Les séries citées comprennent entre autres des registres d’état civil, des délibérations municipales, des recensements, des matrices cadastrales et, marginalement, des liasses. Les quantités du descriptif sont indicatives et la liste des documents n’est pas exhaustive.

Prises de vues et fichiers

La numérisation est réalisée en couleur, à 8 bits par couche et à 300 dpi à l’échelle 1. Les images sont enregistrées en JPEG, avec une qualité de compression 10/12 dans Adobe Photoshop et le profil colorimétrique Adobe RGB 1998. Les métadonnées EXIF comportent la mention prescrite pour les Archives départementales de la Manche. Deux jeux sont fournis : conservation à 300 dpi et diffusion à 150 dpi.

Sauf indication contraire, les documents sont photographiés en double page et recto verso. Le titulaire règle l’éclairage et la prise de vue, cadre les doubles pages avec des marges de 1 à 5 mm, maintient des marges hautes et basses constantes de 1 à 5 mm, et restitue l’orientation de lecture, le registre et la reliure. Un fond papier gris neutre est utilisé et remplacé dès qu’il est sali. Les dispositifs doivent permettre de saisir correctement les marges et le centre des registres épais sans endommager les feuillets ni les reliures.

Le titulaire déplie les pages pliées et décarne les coins lorsqu’ils masquent une pagination ou une information. Il photographie les feuilles volantes, ainsi que les caches ou feuilles attachées après les avoir soulevés et photographié la page masquée. La liasse est numérisée intégralement sauf indication contraire. La première vue après la vue technique reprend la cote. Les pages portant une information sont numérisées, même si elles ne comportent qu’une annotation, un calcul ou un tampon. Les pages blanches intermédiaires ne sont pas photographiées mais sont signalées selon les consignes, notamment par un placard lorsque le document est paginé ; les pages blanches finales sont omises après vérification et signalement, tandis qu’une page blanche isolée est numérisée. Des vues en double page peuvent devoir être scindées si cela est demandé.

Un test de calage est réalisé pour chaque commande avec une mire ISO n° 2 pour la résolution et une mire X-Rite ColorChecker avec échelle centimétrique pour l’exposition, la densité, le contraste et la chromie. Les mires doivent être originales, propres et en bon état. Si l’état matériel rend un document non numérisable, le titulaire en avertit le Département au plus tôt.

Contrôle, livraison et suivi

Avant la numérisation, des prises de vues de test et un rapport de production sont soumis aux Archives pour validation ; des ajustements, notamment de résolution ou de compression, peuvent être proposés ou demandés. Le titulaire fournit une solution de visualisation des lots, et non un simple accès FTP, afin de permettre le contrôle et, si nécessaire, une nouvelle numérisation. Il assure son propre contrôle qualité.

Les fichiers sont remis sur disque dur ou SSD externe de transfert autoalimenté ; les disques peuvent être numérotés si nécessaire. Le nommage suit le plan défini au bon de commande : il peut notamment comporter la sous-série, l’article et le numéro de vue, avec les zéros significatifs et l’extension JPG. La numérotation reprend à chaque nouvelle cote. Les fichiers sont également dupliqués et conservés par le titulaire pendant six mois à compter de l’admission ; le Département peut les demander durant cette période. Les disques livrés restent la propriété des Archives, à l’exception de ceux servant à vérifier les images, et un autre disque peut être demandé.

À chaque retour, le titulaire remet un rapport de production au format texte indiquant le producteur, la date de production, le nombre d’images ou de pages, pour chaque cote les liens vers la première et la dernière image, le volume en Mo, le matériel et la méthode employés, les défauts, incidents ou difficultés rencontrés et les cotes non traitées. Le Département vérifie la présence du bordereau, la conformité aux exigences et l’exhaustivité des registres et pages ; il peut également contrôler les opérations en cours dans les ateliers sans préavis.

Transport et conservation des originaux

Le transport est assuré directement par le titulaire, avec un véhicule de capacité suffisante ; un second transport doit être organisé rapidement si nécessaire. Le trajet est direct et, si possible, sans étape. Les véhicules vitrés ou bâchés sont interdits : le véhicule doit être tôlé, fermé à clé, en état technique satisfaisant et équipé d’un extincteur à poudre. Deux personnes doivent être présentes, le véhicule ne pouvant être laissé sans surveillance. Le conditionnement, notamment caisses et sangles, doit éviter toute dégradation. L’expédition postale est formellement interdite.

Pendant la prestation, les documents restent dans leur conditionnement d’origine et sont conservés dans un lieu fermé et sécurisé, doté de gardiennage et d’une alarme, propre et entretenu, avec température et hygrométrie adaptées. L’éclairage ne doit pas provoquer une hausse journalière de température supérieure à 2 °C ; les normes de température et d’hygrométrie en vigueur s’appliquent. Il est interdit de fumer et les locaux disposent d’au moins un extincteur à eau pulvérisée, en plus des extincteurs réglementaires. Toute dégradation est signalée immédiatement. Les Archives peuvent vérifier sans préavis les conditions de stockage et accéder aux lieux de conservation.