Prestations de numérisation d’archives publiques

Le lot couvre la préparation de dossiers d’archives et de documents non standard, puis leur numérisation en vue de leur versement dans une GED ou une arborescence serveur. Le service bénéficiaire fournit la liste ou les critères de sélection, ou procède lui-même à l’extraction des dossiers. Les commandes peuvent porter sur une numérisation simple ou avec OCR, en niveaux de gris ou en couleur, sur site ou dans les locaux du titulaire.

Prise en charge et préparation

Le titulaire assure, lorsque nécessaire, l’enlèvement et le transport des archives avec des moyens adaptés. Le véhicule doit être propre, fermé, en bon état et équipé d’un extincteur ; le transport mobilise au moins deux personnes. Les documents sont protégés contre les intempéries, les chutes, le vol et les dégradations. Ils ne peuvent rester la nuit dans un véhicule sans surveillance : ils sont remis sur le site de départ ou déchargés sur le site d’arrivée en fin de journée.

Un fichier de récolement, de type tableur, référence précisément les dossiers. La préparation comprend le nettoyage et le retrait des trombones, agrafes et élastiques, tout en conservant les éléments permettant de maintenir l’ordre de classement. Selon le chantier, les pièces sont regroupées par familles avec des intercalaires, éventuellement munis de QR codes compatibles avec la future GED ; les intercalaires sont fournis par le service bénéficiaire. Le nombre de pages de chaque dossier est ajouté au fichier d’indexation. Les caractéristiques du chantier sont précisées par le bénéficiaire dans une fiche technique ; la charte de nommage et le plan de classement sont validés par les Archives départementales.

Numérisation, contrôle et livraison

Un protocole est établi avec les Archives départementales avant toute commande. Il distingue les opérations avec conservation du papier de celles visant son élimination. Dans ce dernier cas, un audit préalable de la chaîne de numérisation et des moyens de préservation est requis. Le démarrage de la numérisation intégrale est précédé d’une phase de test sur un échantillon représentatif, dont les exigences sont validées avec le service bénéficiaire et les Archives départementales.

Les fonds peuvent mêler papier, photographies, plans ou calques. Les documents sont numérisés en niveaux de gris, avec au moins 256 niveaux, ou en couleur lorsque celle-ci a une signification. Le massicotage et le découpage sont interdits. Le BPU distingue les volumes de 1 à 10 000 vues et ceux de plus de 10 000 vues, pour les traitements simples ou avec OCR, en gris ou en couleur, que la prestation soit effectuée chez le bénéficiaire ou dans les locaux du titulaire.

Une numérisation avec OCR peut être demandée. Les fichiers texte peuvent notamment être produits en .doc, .odt, .txt, .xlsx, .csv, .ods, .xml ou .pdf ; la conservation de la mise en forme, des tableaux, images et notes manuscrites est recherchée dans la mesure du possible. Pour une copie fiable, le protocole suit la norme NF Z 42-026. Les paramètres définitifs sont confirmés à chaque commande.

Le prestataire contrôle visuellement chaque vue. Le bénéficiaire choisit un contrôle intégral ou par échantillonnage. Une vue manquante, un fichier inexploitable, un format ou un mode colorimétrique incorrect, une image floue ou tronquée, ou encore un post-traitement non demandé figurent parmi les erreurs majeures susceptibles d’entraîner le rejet du lot ; les erreurs mineures peuvent également entraîner un rejet lorsqu’elles dépassent le seuil acceptable. Les images sont conservées pendant six mois après validation. Les originaux non détruits sont restitués au service bénéficiaire ; tout document manquant doit être restitué dans les dix jours suivant la demande.

Les documents numériques et autres livrables sont remis sous forme électronique, dans des formats compatibles avec les destinataires et, pour la réversibilité, dans un format ouvert avec les métadonnées, la traçabilité et les preuves d’authenticité nécessaires. Le titulaire remet les livrables et un rapport de fin d’intervention au plus tard quinze jours après la prestation. Les délais, le périmètre, le planning et les livrables attendus sont précisés dans le devis établi après la réunion de coordination.