Mise à disposition de salles équipées et de personnels pour épreuves orales

Le titulaire met à disposition un site d’examen situé dans Paris intra-muros, des salles aménagées, du mobilier, des équipements, du personnel d’accueil et des prestations de restauration pour les concours d’inspecteur de l’action sanitaire et sociale (IASS), d’inspecteur du travail (IT) et l’examen professionnel d’attaché principal d’administration de l’État (APAE). L’acheteur peut également commander des locations pour d’autres concours ou substituer un concours à ceux initialement prévus.

Salles et configurations

Pour l’IASS :

• réunion d’installation du jury en salle de 15 places et réunion plénière d’admission en salle de 15 places ;
• 4 salles d’épreuves, chacune équipée de 5 tables pour deux personnes et de 9 chaises, avec 3 places pour le jury et 2 pour les candidats ; les candidats sont placés face au jury à 2 m ;
• salle de pause avec une quinzaine de chaises, une dizaine de tables pour déjeuner, boissons chaudes et horloge ;
• salle d’accueil, de vérification d’identité, d’émargement et d’attente pour environ 30 candidats, avec 5 chaises supplémentaires ;
• secrétariat doté d’au moins 5 chaises et 4 tables pour deux personnes, d’un téléphone, d’un ordinateur, d’une imprimante, d’une armoire forte ou d’un meuble fermant à clé, d’un paperboard avec deux marqueurs, d’un vestiaire et d’un micro-ondes.

Pour l’IT :

• salle de 40 places pour l’installation du jury et salle de 20 places pour la réunion plénière d’admission ;
• 9 salles pour les mises en situation et entretiens, aménagées comme les salles IASS ;
• 4 salles de jurys de langues, chacune avec 2 tables et 2 chaises disposées face à face à 2 m ;
• salle de préparation de l’épreuve de langue avec 8 tables, 8 chaises, une table et une chaise pour le surveillant ;
• salle de pause avec 25 chaises et une dizaine de tables ;
• salle d’accueil et d’attente pour environ 30 candidats, avec 2 postes d’émargement et 5 chaises supplémentaires ;
• secrétariat doté d’au moins 5 chaises et 5 tables pour deux personnes, avec les mêmes équipements et rangements que pour l’IASS.

Pour l’APAE :

• deux salles de réunion de 40 places, pour l’installation du jury et la réunion plénière d’admission ;
• 5 salles d’entretien, chacune équipée de 4 tables pour deux personnes et de 4 chaises, avec 3 places pour le jury et 1 pour le candidat ;
• salle dédiée à la visioconférence avec 3 tables et 4 chaises ;
• salle de pause avec une vingtaine de chaises et 10 tables pour déjeuner ;
• salle d’accueil et d’attente pour environ 10 candidats, avec 5 chaises supplémentaires et 2 postes d’émargement ;
• secrétariat doté d’au moins 5 chaises et 5 tables pour deux personnes, avec téléphone, ordinateur, imprimante, armoire forte ou meuble fermant à clé, horloge, paperboard, vestiaire et micro-ondes.

Les salles d’épreuves comportent une horloge visible des candidats et, selon les configurations concernées, un minuteur numérique. La salle de secrétariat et la salle d’attente peuvent être regroupées si un espace suffisant et un paravent permettent de séparer les fonctions. Un photocopieur couleur et un scanner, ou un appareil combinant ces fonctions, doivent être accessibles.

Restauration et boissons

Les jurys et organisateurs disposent de plateaux-repas chauds livrés dans la salle de secrétariat et consommables pendant une pause méridienne d’une heure. Chaque plateau comprend une entrée, un plat principal chaud et un dessert, en version végétarienne ou non végétarienne, avec adaptation possible aux différents régimes alimentaires.

Les prestations de bouche comprennent également :

• eau plate, de préférence avec emballage écoresponsable, ou fontaines à eau ;
• café, thé et gobelets disponibles toute la journée à partir de 9 h dans le secrétariat et la salle de pause ;
• viennoiseries le matin pour les organisateurs et les membres du jury ;
• eau plate et gobelets pour les candidats.

Les effectifs prévisionnels sont de 30 personnes par jour pour l’IASS, 30 pour l’IT et 40 pour l’APAE. Les produits doivent respecter la saisonnalité, privilégier les circuits courts et provenir de l’agriculture biologique.

Personnel et continuité de service

Le titulaire fournit, pour chaque session, un effectif de 3 à 5 personnes couvrant l’accueil, la vérification de l’identité, l’émargement et l’orientation des candidats. Le personnel est présent sur l’amplitude de fonctionnement du site, de 7 h 30 à 19 h 30, et respecte les obligations de réserve, discrétion, confidentialité, laïcité et neutralité.

Les agents doivent présenter des qualités d’accueil, de courtoisie, de calme, de fermeté si nécessaire et une présentation adaptée. Le titulaire privilégie un recrutement mixte et des profils d’âges variés. Un contrôle de présence et un émargement sont réalisés avant la prise de fonction. Toute absence doit être compensée dans un délai maximal de 2 heures.

Lorsqu’une visioconférence est prévue, un technicien informatique est présent pendant toute la prestation pour les tests et le démarrage des connexions ; il est remplacé sans interruption de service en cas d’indisponibilité.

Accessibilité, sécurité et équipements

Le site doit être accessible par plusieurs transports en commun à forte fréquence, à environ 10 minutes à pied ou 800 m au maximum. Il doit être accessible aux personnes handicapées et à mobilité réduite : cheminements, portes, ascenseurs et sanitaires conformes aux normes en vigueur.

Toutes les salles disposent du wi-fi et le code est remis aux agents du ministère à leur arrivée. Les accès aux salles d’épreuves sont limités aux personnes autorisées. Les locaux disposent de systèmes de détection et d’extinction incendie conformes aux normes, sans exercice d’alerte organisé pendant les épreuves.

Le titulaire assure la signalétique extérieure et intérieure, le confort thermique entre 19 °C minimum et 23 °C maximum, une isolation phonique adaptée, l’absence de travaux bruyants pendant les épreuves et un éclairage compatible avec les concours, l’éclairage naturel étant privilégié. Les sanitaires doivent être suffisamment nombreux, propres et fonctionnels.

Les documents confidentiels sont conservés dans un coffre-fort ou une armoire forte sécurisée d’au moins 60 cm de profondeur, 100 cm de largeur et 100 cm de hauteur. Une armoire fermant à clé d’au moins 60 cm de profondeur, 100 cm de largeur et 190 cm de hauteur est prévue pour les documents moins confidentiels. Le titulaire est responsable de la sécurité des documents et doit être assuré contre le vol, l’incendie et les inondations.

Visioconférence et aléas de site

Les salles de visioconférence doivent être joignables depuis une adresse internet, garantir la confidentialité des connexions et permettre de visualiser en plan fixe environ 5 membres du jury.

Si une salle est provisoirement indisponible, le titulaire propose un autre site répondant aux exigences contractuelles, soumis à l’agrément du ministère et sans prix supérieur au site initial. Si un site devient définitivement indisponible, un site de remplacement offrant les mêmes prestations doit être proposé et intégré à l’offre. Le titulaire informe immédiatement la mission concours de toute difficulté matérielle ou organisationnelle et rétablit le service dans les meilleurs délais.