Hébergement, restauration et briefing des officiers accompagnateurs et renforts

Le marché combine un poste forfaitaire de briefing et des prestations commandées selon les besoins. Le titulaire propose un établissement hôtelier unique, classé au minimum 3 étoiles, capable d’accueillir jusqu’à 200 personnes simultanément en chambres individuelles. Les chambres sont insonorisées et équipées d’un minibar sans alcool, du Wi-Fi, de la climatisation et d’un dispositif d’occultation opaque. Elles sont accessibles à partir de 14 h et libérables avant 11 h, avec bagagerie sans supplément. Le petit-déjeuner est inclus, accessible de 6 h à 9 h 30, et comprend au minimum boissons chaudes, jus de fruits, produits lactés, pain, fruits, viennoiseries, confiture et/ou beurre.

La zone de stationnement de l’établissement, détenue ou contrôlée exclusivement par celui-ci, doit accueillir jusqu’à 100 VTC (minivans) entre 5 h 45 et 7 h 30 pendant les quatre premiers jours du salon, ainsi que trois minibus de 17 places maximum pour le service de navettes du week-end précédent. Pendant les prises en charge et déposes, cette zone ne doit pas être accessible au public ; la société de VTC place le personnel dans la zone en accord avec l’établissement.

Restauration

Si les officiers accompagnateurs doivent partir avant 6 h, une formule de petit-déjeuner à emporter est prévue : une viennoiserie, une bouteille d’eau minérale de 50 cl, une barre chocolatée, un jus de fruit et un fruit ou une compote. Le nombre est communiqué au plus tard la veille.

• Le déjeuner est destiné aux renforts du bureau des salons, dans la limite de 10 personnes, entre 11 h 30 et 14 h 30 : buffet ou service à table, entrée, plat choisi parmi deux ou trois propositions, fromage ou dessert, pain et eau à volonté, café ou thé.
• Le dîner concerne les mêmes bénéficiaires et la même limite d’effectif, entre 19 h et 22 h : buffet d’entrées, plats principaux, fromages et desserts, avec pain, eau à volonté, café ou thé.
• Un accueil café et un déjeuner-buffet sont prévus pour les participants au briefing. Une pause-café est également assurée pour la cellule de proximité.

Les quantités estimatives du DQE distinguent les trois salons : SIAE, 1 416 nuitées et 1 416 accueils café-déjeuner ; Eurosatory, 1 285 nuitées et 1 285 accueils café-déjeuner ; Euronaval, 859 nuitées et 859 accueils café-déjeuner. Pour chacun, le DQE prévoit aussi 64 déjeuners, 112 dîners et 18 pauses-café pour la cellule de proximité.

Pressing et cellule de proximité

Le pressing concerne les effets civils et militaires (chemises, pantalons, vestes, jupes, robes et cravates), rendus sous 24 heures, dans la limite de huit effets par personne et par salon. Les quantités estimatives de vêtements du DQE varient selon le salon : chemises 160/210/350 ; pantalons 10/100/175 ; vestes 35/6/15 ; jupes 10/15/55 ; robes 10/5/15 ; cravates 10/5/15 (SIAE/Eurosatory/Euronaval).

La cellule de proximité comprend deux espaces de travail mis à disposition exclusivement de la DGA/DICE :

• Une salle d’environ 40 m² pour l’échelon de coordination, avec trois postes de travail, une armoire fermant à clé et un réfrigérateur.
• Une salle d’environ 80 m² à proximité immédiate, réservée aux officiers accompagnateurs, avec 15 postes, une table de documentation en libre-service, environ 20 prises électriques, des poubelles, une table et un fer à repasser.

Les deux salles disposent d’un accès Wi-Fi et d’un accès sécurisé par digicode ou carte magnétique. Le titulaire y assure une pause-café (boissons chaudes et coupe-faim) et veille à la présence de bouteilles d’eau de 0,5 l dans le réfrigérateur de la première salle. Dix places de stationnement sont également mises à disposition pour la cellule. Les bons de commande précisent les horaires de mise à disposition et les quantités commandées.

Briefing et coordination

Le briefing forfaitaire des officiers accompagnateurs (au nombre de six maximum) se tient à l’hôtel, le jeudi précédant chaque salon, de 8 h à 18 h 30, et peut accueillir jusqu’à 220 personnes. Il comprend une salle de conférence avec chaises à tablette, projection sur grand écran, pupitre avec micro et raccordement à un ordinateur portable fourni par la DGA/DICE ; une zone privatisée proche pour distribuer le matériel ; et une salle de stockage des bagages avant attribution des chambres.

Le titulaire organise un café d’accueil (petites viennoiseries, café, thé, eau et jus de fruits) et un déjeuner-buffet à table (entrées, plats, fromages, desserts, café ou thé, eaux plate et gazeuse). À partir de 16 h, un espace de rencontre est aménagé avec une quarantaine de tables, jusqu’à 150 chaises selon le salon et des panneaux séparateurs pour limiter le bruit. Une signalisation à l’accueil oriente les participants. Le titulaire désigne, pour chaque salon, un interlocuteur unique joignable 24 h/24 pendant la présence des renforts à l’hôtel.