Logiciel de planification budgétaire et de prévision de trésorerie

Fourniture d’une licence logicielle, avec paramétrage et développements selon les besoins, pour construire et fiabiliser les budgets et prévisions financières. La solution recherchée est prioritairement un progiciel du marché, déjà éprouvé au moins 3 ans dans des secteurs comparables, notamment en environnement de transport et en comptabilité publique GBCP, mis à jour au minimum une fois par an et accompagné d’une feuille de route produit.

Le module budgétaire couvre les budgets d’exploitation, de paie et d’investissement sur 6 exercices, de N à N+5, en euros HT. Les investissements sont saisis en engagements et en services faits ; les autres dépenses et recettes en services faits, avec report automatique des montants vers les engagements. La saisie s’effectue par code article, avec affichage des réalisations N-2 et N-1, du réalisé cumulé à date en N et du budget antérieur. L’outil prévoit commentaires horodatés, vues par profil, recherches, filtres, exports Excel et alertes paramétrables.

Pour la paie, les budgets globaux N des comptes 641 (rémunérations) et 645 (charges patronales) sont ventilés automatiquement en sous-comptes selon les quotes-parts réelles N-1 ou cumulées à date en N. Les projections ultérieures s’appuient sur des effets prix et volume saisissables ; des lignes de modulation permettent d’ajuster les totaux avant répartition. Les autres lignes de paie sont saisies manuellement.

Les circuits de validation, au nombre d’environ 10, sont paramétrables : contribution par les services, validation hiérarchique, contrôle par la DAF et validation finale par la direction générale. Rejet, retour à l’étape initiale, attribution automatique des tâches, notifications et traçabilité des validations avec date et commentaire sont prévus. Les budgets des services sont cloisonnés.

Consolidation, scénarios et trésorerie

La solution produit 30 états financiers exportables vers Excel, dont une table de compilation compatible GBCP destinée à ELAP, un tableau de compilation, un compte de résultat, des SIG, un tableau de financement, des synthèses par service et direction, les investissements pluriannuels, les amortissements et les reprises de subventions. Elle permet jusqu’à 25 rapports personnalisés ; environ 20 tableaux de synthèse sont notamment prévus. Les restitutions sont en € HT ou en K€ HT ; les états d’investissement présentent engagements et services faits, les autres états les services faits.

La simulation permet au maximum 5 scénarios, sur une période budgétaire de 5 ans au plus, comparés sur les tableaux de compilation, comptes de résultat, SIG et tableaux de financement. Les simulations sont en services faits et en K€ HT.

Le module de trésorerie prépare des prévisions mensuelles pour N et N+1 à partir du budget validé, de ses ajustements et des réalisations comptables. Il reprend les réalisations échues via ELAP ou import, répartit initialement le budget annuel sur les mois, laisse les services ou la DAF ajuster les mois à venir et vérifie la cohérence entre montants mensuels et budget ajusté. À défaut de prévisions détaillées, le solde peut être réparti uniformément ou selon un profil paramétré. Des règles distinctes sont prévues selon les postes : par exemple, mensualisation au douzième pour plusieurs lignes, facturation trimestrielle des frais financiers, et charges de personnel réparties sur 13,5 parts, avec majoration de 50 % en juin et 100 % en décembre. Les décalages d’encaissement et de décaissement, emprunts, remboursements et intérêts sont également modélisés selon les règles définies avec l’acheteur.

Modules optionnels et commandes complémentaires

Le module optionnel de droits de port construit un budget annuel et pluriannuel par filière (environ 10 filières), à partir notamment des escales, tonnages et hypothèses tarifaires ou d’indexation. Les calculs portent sur les droits navire (volume taxable longueur × largeur × tirant d’eau, tarif et jours à quai), marchandise (tonnage et tarifs), passagers (nombre de passagers au-dessus d’un âge seuil et tarifs) et stationnement (jours à quai après carence et tarif). Scénarios, écarts, historiques d’hypothèses et restitutions par filière sont prévus, avec alimentation du module budgétaire. Le module n’a pas vocation à remplacer la facturation ou la gestion opérationnelle du trafic.

L’autre module optionnel modélise les loyers des conventions d’occupation temporaire de catégorie 1, indexées sur des indices de prix. Il importe les identifiants et occupants, la nature et les dates des conventions, la périodicité de facturation (mensuelle, trimestrielle ou annuelle), l’historique des loyers et les règles d’indexation. Il calcule les prévisions de N restant et de N+1 à N+5 et analyse les écarts, notamment en effets prix et périmètre/volume. Les conventions de catégorie 2, à mécanismes spécifiques, sont exclues de ce module.

L’accord-cadre à bons de commande permet aussi des études de faisabilité pour des modules complémentaires, des développements ou reportings additionnels et des formations complémentaires, sur devis préalable fondé sur le BPU.

Mise en œuvre, données et exploitation

La mise en œuvre comprend la gestion de projet par un chef de projet unique, le paramétrage et les développements, l’interface avec ELAP, la base de test, les formations, les tests et la recette. Une réunion de pilotage mensuelle est prévue durant le déploiement. La reprise porte sur les données budgétaires en engagements et services faits par service, direction, code parent et code article pour N-2, N-1 et N (environ 3 000 services faits par an), ainsi que sur les données mensuelles de trésorerie du début de 2027 (environ 50 données par mois).

L’hébergement interne « on premise » est privilégié ; une variante SaaS est possible sous réserve de satisfaire les exigences de sécurité. En mode interne, l’infrastructure est fournie par l’acheteur et aucun achat de matériel n’est nécessaire. La solution SaaS doit être hébergée et redondée dans des centres de données situés en France. La solution doit notamment gérer finement les habilitations, renforcer l’authentification des administrateurs, journaliser les opérations sensibles, chiffrer les flux et assurer sauvegardes et tests de restauration en SaaS. L’interface ELAP doit prendre en charge l’import automatique, les contrôles d’intégrité et de cohérence, la gestion des erreurs et une documentation technique. Une base de test distincte de la production est requise.

Les fonctions d’IA et d’assistance à la prévision doivent pouvoir être activées manuellement, sous contrôle humain. Elles ne doivent pas prendre automatiquement les décisions budgétaires, les validations ni les décisions d’habilitation. Les données, métadonnées, usages, prompts, documents et exports ne peuvent servir à entraîner ou améliorer un modèle mutualisé ni être transmis à des tiers sans accord exprès.

Les livrables comprennent notamment la documentation d’architecture et d’installation, la matrice des flux et des habilitations, les procédures d’exploitation et de reprise, le modèle de données, la documentation d’interface, les manuels, les certifications et les procès-verbaux de recette, de vérification d’aptitude et de service régulier. La réversibilité prévoit la restitution documentée des données, historiques, règles, paramétrages et habilitations, l’assistance au transfert et la suppression sécurisée après reprise validée ; son calendrier ne dépasse pas 4 mois après activation.

La formation, en français et dans les locaux de l’acheteur, concerne environ 30 personnes : 2 administrateurs techniques, 3 administrateurs fonctionnels et environ 25 contributeurs et valideurs. Des supports numériques en français sont remis ; des supports vidéo sont prévus pour les utilisateurs. L’accompagnement au démarrage comprend une assistance à distance pendant les 4 premières semaines. La maintenance couvre les corrections, la prévention, les mises à jour et les évolutions. Le support d’utilisation répond dans un délai maximal de 5 jours ouvrés, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h 30 hors jours fériés. Pour une anomalie bloquante, la prise en charge et le diagnostic interviennent sous 8 heures ouvrées et la correction sous 2 jours ouvrés au maximum ; pour une anomalie non bloquante, ces délais sont respectivement de 5 et 8 jours ouvrés.