Solution logicielle de contrôles internes de niveau 1

Le marché porte sur les droits d’utilisation d’un progiciel de contrôles internes de niveau 1, déployé exclusivement On Premise, ainsi que sur son intégration, son installation, son paramétrage, sa mise en service, sa maintenance, son support et la formation associée. Des développements spécifiques peuvent être proposés, à identifier distinctement.

Périmètre fonctionnel

L’outil vise prioritairement les contrôles du périmètre Entreprises. Il doit permettre de tracer les contrôles internes et communautaires, de constituer des pistes d’audit, de centraliser les données collectées et de suivre les contrôles réalisés. Les résultats consolidés doivent pouvoir être restitués aux niveaux national, régional, service, site, équipe, gestionnaire et contrôleur. La solution doit également permettre de bâtir des plans d’action selon les types d’anomalies détectées et de distinguer les dossiers MH et MHI.

Le périmètre peut aussi inclure les Individus, notamment les Allocataires, et le Front Entreprises, avec les contrôles EIR/ECR et RIRE. Le contexte mentionne une équipe Qualité d’une dizaine de collaborateurs et 770 gestionnaires Entreprises. L’administration, la personnalisation, les profils et rôles, la mobilité, l’aide en ligne et les pistes d’audit font partie des fonctionnalités transverses attendues, avec renvoi à la matrice des exigences pour leur détail.

Architecture, licences et maintenance

La solution doit pouvoir être installée et exploitée dans les infrastructures de l’acheteur. Le titulaire précise l’architecture cible, le dimensionnement, les systèmes d’exploitation, SGBD, middleware, flux et ports réseau, certificats, stockage, dépendances et composants tiers, ainsi que toute connexion externe nécessaire (activation, mises à jour, télémétrie, support ou authentification).

Le modèle proposé peut être une licence perpétuelle ou un abonnement/souscription. Les licences et droits nécessaires doivent être exhaustivement identifiés, y compris pour les administrateurs, environnements et composants tiers. La maintenance couvre au minimum les volets correctif et sécurité ; le volet évolutif s’applique lorsqu’il est compris dans le périmètre contractuel. Sont également attendus le support des incidents et demandes, les mises à jour et versions, les informations de préparation des montées de version et leurs procédures de retour arrière. Les anomalies imputables à la solution constatées entre la mise en production et la validation de la VSR sont corrigées sans coût additionnel.

Les paramétrages et développements spécifiques sont identifiés et documentés, notamment pour leurs impacts sur coût, délai, maintenance, sécurité et compatibilité avec les futures versions. La couverture native est privilégiée, puis le paramétrage standard ; les adaptations ne doivent pas faire obstacle aux montées de version.

Déploiement, recette et livrables

Le projet comprend cadrage, installation, conception et paramétrage, tests et recette, transfert en préproduction, mise en production, VABF, VSR et transfert de compétences. Le planning proposé détaille les phases, prérequis et contributions attendues. Le titulaire prévoit une équipe projet et un directeur de mission dédiés, un suivi des risques, des alertes sur les dérives et des comptes rendus des instances de pilotage. Un comité opérationnel est prévu chaque semaine et un comité de pilotage chaque mois ; les réunions ad hoc donnent lieu à des éléments préparés au moins 24 heures ouvrées avant la réunion et à une formalisation dans les 48 heures ouvrées.

Les livrables comprennent notamment le Plan Qualité Projet, le dossier de paramétrage et de spécification, le Dossier d’Architecture Technique avec une matrice détaillée des flux, les stratégies et cahiers de tests, les résultats documentés, les dossiers d’installation et d’exploitation, le dossier de mise en production et les PV de recette, de VABF et de VSR. Chaque livraison de version est accompagnée d’un bordereau décrivant le package. La documentation et les livrables sont fournis en français ; la documentation peut être reproduite, modifiée et transmise pour un usage interne. Le délai minimum de validation d’un livrable est de 10 jours ouvrés, sauf délai réduit anticipé et négocié.

La mise en production inclut l’assistance au déploiement, l’initialisation de la solution, le chargement des données et la réalisation des tests VABF et VSR. Ceux-ci couvrent notamment le fonctionnement en production et les indicateurs de qualité de service prédéfinis (disponibilité, volumétrie, performance). Le titulaire corrige les anomalies et incidents constatés pendant ces phases selon les conditions contractuelles.

Formation, données et réversibilité

Le titulaire organise le transfert de compétences afin que les équipes désignées puissent administrer, exploiter et assurer le premier niveau de support. Le plan de formation précise objectifs, contenus, démarche, calendrier, prérequis et séquencement des modules par tranches de 5 à 10 minutes. Le cadre financier prévoit deux sessions de formation utilisateurs métiers pour 10 personnes et deux sessions pour 10 administrateurs fonctionnels et techniques. Les supports comprennent au minimum des livrets utilisateurs et des présentations personnalisés par public, en français, ainsi que feuilles de présence, évaluations et bilans de formation.

Les données restent la propriété de l’acheteur et doivent être exportables dans un format standard, documenté et exploitable. À l’échéance ou en cas de résiliation, le titulaire restitue les données, historiques, pistes d’audit, référentiels, paramétrages et documentations nécessaires à la reprise, et apporte l’assistance au transfert des connaissances demandée. Une assistance renforcée est également prévue lors de la mise en production et de la stabilisation jusqu’à validation de la VSR.