Fourniture, livraison et gestion de chèques d'accompagnement personnalisé

Fabrication de chèques d’accompagnement personnalisé au format papier, personnalisés pour le CCAS de Toul et livrés en carnets assemblés de 10 titres. Les coupures prévues sont de 5, 10 et 20 euros, avec possibilité de modifier la valeur faciale sur demande du CCAS moyennant un préavis de 8 jours. Les titres millésimés N+1 doivent être disponibles dès le 1er décembre de l’année N et rester valables pendant l’année en cours.

Les carnets portent le logo du CCAS et les mentions réglementaires ainsi que la dénomination et le logo « CCAS de Toul », la numérotation, la valeur faciale, le millésime, la période d’utilisation et la zone géographique d’usage : Toul, Dommartin-lès-Toul et Écrouves. L’usage est limité à l’alimentation et à l’hygiène, hors alcool et hors restauration rapide. Sont exclus l’alcool, le tabac et les produits de vapotage, les jeux d’argent et de hasard, les paris et tout bien ou service hors catégories autorisées.

Chaque titre doit être individuellement traçable grâce à une numérotation unique et séquentielle. Le papier de sécurité comporte au moins deux dispositifs anti-reproduction ou anti-falsification. Le titulaire prévoit également l’opposition sur une plage de numéros en cas de perte ou de vol et décrit les moyens de faire respecter les exclusions auprès des prestataires affiliés.

Commandes, délais et conditionnement

Les prestations sont exécutées par bons de commande, dans la limite de 23 000 € HT par période. Chaque bon précise notamment le millésime, les catégories d’usage, la ventilation par coupure, le montant facial total et le lieu de livraison. Le titulaire accuse réception sous 1 jour ouvré ; aucun minimum de commande ni minimum forfaitaire de facturation ne peut être imposé.

• Livraison courante : 5 jours ouvrés maximum
• Livraison urgente : 48 heures maximum, avec indication d’un éventuel prix spécifique
• Remplacement d’une livraison non conforme : 5 jours ouvrés maximum
• Première livraison du millésime : 1er décembre N-1

Les titres sont conditionnés en carnets ou liasses de montants prédéfinis pour permettre une remise directe aux bénéficiaires. Le titulaire précise s’il peut constituer des liasses correspondant à des aides individualisées. Chaque livraison comporte un bordereau détaillé par coupure, quantité et plage de numéros, également disponible en format numérique exploitable.

Livraison et gestion des incidents

Les titres sont expédiés sous enveloppe scellée par courrier sécurisé au Service de gestion comptable de Toul, 14 rue Drouas, 54201 Toul Cedex, uniquement pendant les horaires d’ouverture indiqués au CCTP. La remise s’effectue en main propre contre émargement d’un agent habilité, par un transporteur adapté au transport de valeurs. Le dépôt sans signature, la remise à un tiers et le dépôt en boîte aux lettres sont interdits ; une livraison dans un autre lieu est refusée. Les risques restent à la charge du titulaire jusqu’à la remise contre émargement.

Le titulaire assure la perte ou le vol pendant le transport, déclenche les recherches en cas de disparition et refabrique sous 48 heures, sans coût additionnel, toute commande perdue pendant l’acheminement. Il échange les titres millésimés N-1 au plus tard le 31 janvier de l’année N et rembourse les titres distribués mais non utilisés avant le 30 juin suivant l’année du millésime.

Réseau d’acceptation

Le réseau doit comprendre pendant toute la durée du marché au moins deux grandes ou moyennes surfaces à dominante alimentaire sur la commune de Toul, au moins un commerce alimentaire accessible à pied depuis le centre-ville ou desservi par transport en commun, ainsi qu’une couverture des communes de la communauté de communes Terres Touloises. L’offre comprend une liste exhaustive, datée et géographiquement ventilée des affiliés, avec raison sociale, enseigne, adresse, commune, activité et catégories d’usage acceptées.

Le titulaire informe sans délai et par écrit le CCAS de toute résiliation ou défaillance d’un affilié situé à Toul. À la demande du CCAS, il engage sans facturation l’affiliation d’un prestataire désigné et rend compte du résultat sous 30 jours calendaires maximum. Il fournit au moins deux fois par an une liste actualisée des affiliés en CSV ou XLSX, un outil de recherche en ligne pour les bénéficiaires, des notices en français facile à lire et à comprendre et une signalétique visible en vitrine et en caisse.

Gestion, suivi et accompagnement

Un espace de gestion en ligne sécurisé et sans frais permet la saisie et le suivi des commandes avec historique complet, le téléchargement des bordereaux et factures, la gestion de comptes utilisateurs nominatifs à droits différenciés et l’export des états en CSV ou XLSX. L’accès est chiffré en HTTPS et repose sur une authentification individuelle.

Un reporting est fourni au moins semestriellement et à la demande : titres commandés et livrés par millésime, coupure et catégorie, titres présentés au remboursement en volume et en valeur, remboursements par affilié et par commune, taux d’utilisation et titres périmés non présentés. Il ne comporte aucune donnée identifiante des bénéficiaires. Les factures sont déposées sur Chorus Pro et distinguent valeur faciale, commission de gestion, livraison, autres frais et TVA applicable.

Le titulaire désigne un interlocuteur commercial et un gestionnaire de compte nommément identifiés. L’assistance prévoit une réponse aux demandes écrites courantes sous 1 jour ouvré, le traitement des réclamations sous 5 jours ouvrés, un numéro non surtaxé pour les bénéficiaires et un dispositif dédié aux affiliés. Une session de prise en main d’au moins 1 h 30 est assurée sans frais au démarrage, sur site ou en visioconférence, avec documentation à jour.

À la fin du marché, le titulaire poursuit le remboursement des affiliés pour les titres en circulation jusqu’aux échéances réglementaires, échange ou rembourse les titres non distribués et restitue au CCAS l’historique complet des commandes, livraisons et états de suivi en format numérique exploitable.