Fourniture et livraison d’articles et de petits matériels de bureau

Le titulaire fournit et livre les articles de l’annexe financière ainsi que les fournitures proposées dans son catalogue, pour les établissements de France Terre d’Asile. Il doit pouvoir proposer des articles de marque fabricant et de marque distributeur. La liste des établissements est indicative, peut évoluer, et le lieu de livraison est indiqué sur chaque bon de commande.

L’assortiment couvre notamment les petites machines de bureau, les articles d’écriture et de correction, les blocs et cahiers, les fournitures de classement et d’archivage, les produits d’étiquetage, les petits accessoires de bureau, les articles de conférence et les papiers blancs ou couleur. Le DQE détaille des références et quantités indicatives, par exemple :

• 2 400 articles « 100 planches, 24 étiquettes, 70 × 37 »;
• 2 500 lots de 5 ramettes de papier A4, 70 g/m², et 12 lots de papier calque A4, 70 g;
• 5 510 chemises à rabats élastiques; 550 lots de 25 dossiers suspendus pour armoires et 550 lots de 25 pour tiroirs;
• 700 intercalaires alphabétiques A4 et 500 jeux de 6 intercalaires couleur A4;
• 1 560 crayons graphite 2H; 500 boîtes de 12 stylos-billes de type Inkjoy ou équivalent; 1 500 lots de 10 correcteurs ruban;
• 40 ramettes de 500 feuilles A3 et 40 ramettes de 500 feuilles A4; des cahiers aux formats A4 et 17 × 22 cm, de 12 à 180 pages selon les références.

Le DQE comprend aussi, entre autres, calculatrices de poche de 8 ou 10 chiffres et calculatrices scientifiques, perforateurs de capacité 25 ou 65 feuilles et petits modules de classement. Il comporte toutefois 4 plastifieuses A3 « 3000L », alors que les plastifieuses sont expressément mentionnées parmi les fournitures exclues : cette discordance est à clarifier. Le CCTP exclut aussi notamment le mobilier (armoires, chaises, rayonnages), le papier à en-tête, les enveloppes imprimées, les matériels multifonctions fax-imprimante-copieur et plusieurs matériels et accessoires informatiques.

Catalogue et commandes

Le titulaire édite et met à disposition son catalogue général; un catalogue dématérialisé est fourni aux établissements qui le demandent et le catalogue en ligne doit rester actif. Le catalogue électronique, en PDF ou hébergé sur le portail, est communiqué aux établissements et remis à FTDA tous les 6 mois si des références ont été modifiées, ajoutées ou supprimées au cours de la période.

Une solution dématérialisée de commande est obligatoire. Le titulaire en assure l’installation, le paramétrage et la diffusion d’un guide pour les profils administrateur, utilisateur « + » et utilisateur. Les profils utilisateurs et utilisateurs « + » sont illimités; si le nombre d’administrateurs est plafonné, le minimum est de 3. Les fiches articles affichent le conditionnement, une description et une photo; la recherche est possible par référence, famille, dénomination ou articles les plus commandés. Le portail permet le suivi des commandes et, pour les utilisateurs « + », le lancement des commandes dans les enveloppes prévues et leur validation. L’administrateur paramètre les budgets annuels par établissement ou sous-établissement, modifiables pendant le marché, et consulte des statistiques. Le titulaire indique la disponibilité garantie de l’outil ou ses SLA s’il en dispose; il en assure les interventions techniques. Le paramétrage des comptes par le titulaire peut être proposé en option.

Préparation, expédition et livraison

Le titulaire reçoit et traite les bons de commande, stocke et manutentionne les colis, organise l’expédition et le transport, et assure la livraison complète franco de port jusqu’au point de pose. Emballage, conditionnement, transport, assurance, déchargement et risques jusqu’au lieu de livraison lui incombent; l’emballage doit protéger les fournitures et permettre leur stockage immédiat. Les livraisons doivent être acheminées dans les locaux, y compris aux étages, et les colis ne peuvent pas être laissés à la loge du gardien. Le titulaire reste l’interlocuteur de FTDA même s’il sous-traite les livraisons; il est responsable de leur traçabilité et des incidents imputables au transporteur.

Chaque livraison est accompagnée d’un bordereau indiquant notamment l’établissement destinataire, le titulaire, les références du marché et du bon de commande, les quantités livrées, le lot de production, le nombre de colis, la date d’expédition, les conditions de transport et de conservation et, en cas de livraison incomplète, les quantités restant à livrer et leurs délais. Le bon de commande précise le lieu et la date souhaitée; son contenu est impératif. Les commandes notifiées avant l’échéance du marché restent exécutables jusqu’à 3 mois après celle-ci. Si elle est proposée, une gamme de livraison expresse sous 24 à 48 heures est sans supplément de prix et doit être décrite dans l’offre.

Conformité et garantie

Une vérification immédiate à la livraison permet de relever les colis manquants, endommagés ou supplémentaires. Les fournitures font ensuite l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives; la quantité doit correspondre à la commande. Le titulaire reprend immédiatement les excédents et complète les livraisons insuffisantes dans les meilleurs délais. Il prend en charge la reprise ou l’échange des produits non conformes ou abîmés et le remplacement des produits manquants. Les frais de manutention, de transport et de nouvelle livraison après ajournement ou rejet sont à sa charge. Les fournitures sont garanties contre les vices de fabrication et défauts de matière à compter de la réception, suivant les usages de la profession.