Fournitures de bureau et articles associés

Fourniture, sur bons de commande, des articles du BPU et, exceptionnellement, d’autres références du catalogue général relevant du même périmètre. Les familles mentionnées comprennent le classement et l’archivage, l’écriture et la correction, les enveloppes et l’expédition, les accessoires et le petit matériel de bureau, les petites fournitures informatiques, l’hygiène de bureau, les articles jetables et la caféterie. Cette liste n’est pas exhaustive.

Articles et conformité

Les produits doivent respecter les caractéristiques du BPU et convenir à un usage professionnel intensif, avec une qualité garantissant leur durabilité. Les gammes exclusivement « premier prix » sont exclues du BPU. Des fournitures standards et intégrant des matières recyclées peuvent être proposées, sous la marque du titulaire ou d’autres marques. Pour les articles repérés « recyclé », des références conformes aux exigences applicables sont obligatoires. Les références portant un label environnemental sont indiquées dans le BPU ; des références supplémentaires conformes peuvent également être proposées. Un même article peut être demandé en plusieurs coloris, avec une qualité identique quelle que soit la couleur.

Le catalogue général ne peut contenir que des produits relevant du périmètre du marché ; le mobilier et les produits hors objet en sont exclus. Le BPU peut évoluer, mais tout ajout, retrait ou remplacement doit être validé au préalable.

Commandes et outil en ligne

Les commandes sont passées au fur et à mesure des besoins par les sites, par courriel ou via le catalogue en ligne. Aucune livraison ne peut avoir lieu sans bon de commande. Le titulaire doit en accuser réception sous 24 heures ouvrées. Les quantités commandées doivent être livrées exactement, sans minimum de commande, et les références du bon doivent être respectées.

Une plateforme sécurisée, disponible pendant le marché, doit permettre aux utilisateurs autorisés de consulter séparément le catalogue BPU et le catalogue général, de rechercher des articles par référence, désignation, mot-clé ou famille et d’en consulter les caractéristiques, visuels, conditionnements et disponibilités éventuelles. Elle permet de simuler une commande et de la soumettre à validation interne avant transmission au titulaire ; elle ne permet pas la commande directe depuis l’espace client.

Livraison et suivi des commandes

Le délai maximal de livraison est de 72 heures après réception du bon de commande ; un délai plus court proposé par le candidat devient contractuel. Ce délai comprend l’approvisionnement et la livraison. Le transport est franco de port et sous la responsabilité du titulaire, y compris le conditionnement, le chargement, l’arrimage et le déchargement. Les horaires d’ouverture et consignes de dépôt propres au site doivent être respectés.

Chaque livraison est accompagnée d’un bon comportant notamment les références du marché et de la commande, la date, le destinataire, les produits, quantités et prix. Chaque colis porte son numéro d’ordre et contient l’inventaire correspondant. Le titulaire transmet des statistiques de consommation semestrielles ou sur demande, sous format Excel.

Ruptures et réclamations

Toute rupture susceptible d’affecter une commande doit être signalée immédiatement, avec la référence concernée, la durée prévisionnelle et, le cas échéant, une proposition de remplacement. Les substitutions nécessitent l’accord préalable de l’acheteur ; le produit proposé doit être équivalent ou supérieur, sans incidence financière. En cas d’indisponibilité définitive d’une référence du BPU, le remplacement est également soumis à validation préalable.

Le titulaire accuse réception des réclamations sous un jour ouvré et propose une solution sous trois jours ouvrés au maximum. Selon le cas, elle peut comprendre le remplacement des produits non conformes, la livraison des articles manquants, un avoir ou une facture rectifiée. Les frais résultant d’erreurs imputables au titulaire lui incombent. Un interlocuteur dédié et un suppléant sont à désigner pour le suivi du marché.

Emballages et approvisionnement

Les emballages restent la propriété du titulaire, qui les collecte pour recyclage ou réutilisation, sauf incompatibilité avec les règles sanitaires ou d’hygiène. Lorsque cela est compatible avec ces règles et les produits, il utilise des contenants réutilisables, recyclés, recyclables ou réemployés, limite leur volume et leur poids et privilégie le vrac. L’approvisionnement et le transport doivent limiter la pollution liée aux livraisons.