Fourniture et gestion des titres restaurant

Le titulaire assure la fabrication, la personnalisation, la fourniture, la livraison, la gestion et le remboursement de titres restaurant dématérialisés pour les agents du Département. L’accord-cadre est exécuté par bons de commande, avec un maximum contractuel de 550 000 unités sur la période. Le dispositif concerne environ 850 agents en flux mensuel et environ 310 agents des collèges selon un flux annuel, soit environ 1 160 agents sur l’année 2025.

Les titres sont fournis sous la forme d’une carte rechargeable de dimensions bancaires, d’une durée de validité minimale de quatre ans, comportant notamment un numéro unique à 16 chiffres, une date de fin de validité, le nom du titulaire et le nom ou logo du Département. La carte comporte une puce, une bande magnétique, un code unique et personnel et accepte les paiements avec ou sans contact. Lors d’un renouvellement, les titres présents sur la carte périmée sont transférés sur la nouvelle carte. La valeur faciale initiale est de 3 euros, avec possibilité de réexamen de la valeur faciale et du périmètre des bénéficiaires sans surcoût.

Distribution et accompagnement des agents

• Envoi de la carte par courrier à l’adresse personnelle de l’agent, sous la responsabilité du titulaire, avec émission et livraison dans un délai maximal de cinq jours ouvrés à compter de la réception de la commande
• Envoi séparé du code d’utilisation par courrier ou par un moyen sécurisé
• Opposition en cas de perte ou de vol par téléphone ou via une plateforme internet
• Prolongation automatique des droits d’une période à l’autre lorsque les titres n’ont pas été intégralement utilisés et que l’agent est toujours en activité
• Accompagnement de la direction des ressources humaines dans le déploiement du dispositif et conception d’outils de communication dématérialisés personnalisés, soumis à sa validation

Le titulaire met à disposition un espace personnel sécurisé accessible depuis ordinateur, smartphone ou tablette. La plateforme, en mode SaaS et hébergée sur un site HTTPS, doit respecter le Référentiel général d’amélioration de l’accessibilité. Elle permet notamment de consulter les échéances d’utilisation, les dates limites d’échange, le réseau de restaurants et commerçants acceptant les titres ainsi que le solde. Chaque bénéficiaire reçoit une invitation par courriel, modifie son mot de passe et peut modifier ses coordonnées après vérification de son identité.

Interfaces, assistance et services associés

Les modalités d’interface avec ASTRERH (NEXPUBLICA), Etemptation HOROQUARTZ et l’outil de gestion financière (NEXPUBLICA) sont précisées lors de la réunion de lancement. L’offre doit décrire les spécifications de l’interface avec les outils métier et l’outil de commande, et proposer l’intégration de l’identifiant unique correspondant au matricule de l’agent, par exemple « 25DPT10000 ».

Le titulaire fournit un service client d’information et de communication par téléphone ou courrier électronique, ainsi qu’un club d’avantages et de réductions auprès de partenaires. Il assure également la formation du personnel chargé d’utiliser les prestations.

Gestion financière et remboursements

En qualité d’émetteur, le titulaire gère les titres préfinancés, encaisse leur valeur faciale pour le compte du Département, assure la gestion des flux financiers et rembourse notamment les titres non distribués, retournés, périmés ou concernés par une régularisation. Les remboursements sont effectués sur la base de la valeur faciale, déduction faite, le cas échéant, des frais de gestion prévus.

Chaque remboursement donne lieu à un état dématérialisé exploitable, de type XLS ou CSV, indiquant au minimum la période de référence, les nombres de titres par catégorie, les valeurs faciales unitaire et totale, les montants brut et net, les frais ou retenues, les dates d’émission, de validité, de retour ou d’annulation et les identifiants permettant le rapprochement avec les commandes et bénéficiaires. Des états complémentaires doivent pouvoir être fournis pour rapprocher les titres commandés, distribués et remboursés, identifier les écarts et justifier les régularisations. Les remboursements sont trimestriels et accompagnés d’un relevé récapitulatif, avec versement par virement.

Un outil de suivi en ligne sécurisé permet la consultation en temps réel des comptes et flux, l’accès à l’historique et l’export des données nécessaires au suivi budgétaire et comptable. Les données opérationnelles sont conservées pendant la durée minimale imposée par les obligations légales et restent accessibles en cas de contrôle ou d’audit.

Les vérifications quantitatives et qualitatives simples sont réalisées lors de la livraison ou de l’exécution du service, par examen sommaire. Les prestations doivent respecter les normes et spécifications applicables à la date du contrat.