Acquisition et gestion de titres restaurant dématérialisés

La prestation couvre la mise en place, la fourniture et la gestion de titres-restaurant dématérialisés pour les agents de la commune, du CCAS et de la résidence autonomie. Elle comprend tout le cycle de vie du dispositif : création des comptes et des droits, commandes, utilisation, suivi, assistance, régularisations, reporting, sécurité, réversibilité et fin de service.

Le besoin est technologiquement neutre. L'offre peut reposer sur une carte physique, une carte virtuelle ou un portefeuille mobile, ou sur une solution entièrement dématérialisée utilisant le moyen de paiement bancaire personnel du bénéficiaire. Une solution sans support dédié doit démontrer sa conformité au régime légal des titres-restaurant, à la gestion des fonds, à la traçabilité et aux contrôles applicables.

Paramètres du dispositif

• Environ 150 bénéficiaires actifs par mois, soit 1 800 bénéficiaire-mois par an, et environ 20 000 droits ou titres attribués ou générés annuellement ; ces volumes sont indicatifs et peuvent évoluer selon les effectifs, le temps de travail, les absences et les décisions des entités.
• Valeur faciale de référence de 9,20 € par titre, avec une participation employeur de 50 %, soit 4,60 €, et une part bénéficiaire de 4,60 €.
• Attribution mensuelle selon les jours ouvrant droit, avec ajustements en cours de mois pour les arrivées, départs, absences, changements de quotité ou corrections.
• Gestion du plafond journalier réglementaire, des catégories de dépenses éligibles, du millésime, de la péremption, de l'échange et de la restitution des droits.

Les paramètres doivent rester adaptables aux évolutions réglementaires. Toute évolution de la valeur faciale ou du taux de participation est intégrée sans changement de plateforme ni frais de développement spécifique, avec traçabilité des droits et des remboursements ou versements.

Gestion pour les services RH

Chaque entité dispose d'un espace client web sécurisé, accessible par navigateur, permettant notamment :

• la création, la modification, la suspension et la clôture des bénéficiaires ;
• la préparation, la saisie, la modification et la validation en ligne des déclarations mensuelles et commandes, individuellement ou collectivement ;
• l'import de fichiers structurés et, le cas échéant, l'interfaçage avec l'outil RH, sans que les fichiers Excel ou CSV constituent le mode principal de gestion ;
• l'attribution, la correction, l'annulation et la régularisation des droits, avec contrôles de cohérence et signalement des anomalies ;
• le suivi en temps réel des statuts, dates de prise en charge, traitements, rejets, anomalies et historiques ;
• un tableau de bord sur les bénéficiaires actifs, droits attribués, soldes, commandes, régularisations et incidents ;
• la gestion des supports lorsqu'ils existent, notamment l'émission, l'activation, l'opposition et le remplacement ;
• une gestion séparée des trois entités, avec habilitations adaptées, vues par entité et reporting consolidé.

Les déclarations, commandes et modifications importantes donnent lieu à une confirmation ou à un accusé de réception horodaté. Les exports comptables et de gestion aux formats CSV, XLSX ou équivalent restent disponibles pour l'exploitation ou l'archivage.

Services bénéficiaires et paiement

Chaque bénéficiaire dispose gratuitement d'un espace personnel sécurisé et, si la solution le prévoit, d'une application mobile. Il peut consulter son solde, l'historique des attributions, les dates de péremption, les opérations imputées, les motifs de refus, les règles d'utilisation et ses paramètres de sécurité, ainsi que contacter l'assistance.

La solution doit permettre une utilisation aussi large que possible auprès des professionnels et points de vente autorisés, y compris le paiement en ligne, les commandes à emporter, le drive ou les services numériques lorsqu'ils sont compatibles avec la réglementation. Les restrictions de réseau, de commerce, de terminal ou de canal doivent être déclarées.

Pour un support dédié, celui-ci est nominatif, sécurisé, compatible avec les terminaux usuels et activable par le bénéficiaire. Le blocage ou l'opposition doit être immédiat, les droits disponibles préservés et le remplacement d'un support défectueux imputable au titulaire réalisé sans frais. L'émission ou le remplacement d'un support physique intervient au plus tard sous 5 jours ouvrés après validation de la demande.

Pour une solution utilisant le compte bancaire personnel, les transactions éligibles sont identifiées par un mécanisme sécurisé. Une modalité alternative sans surcoût doit être prévue lorsque la connexion bancaire automatisée n'est pas souhaitée ou possible. Le remboursement ou versement intervient au plus tard dans les 5 jours ouvrés suivant la validation de l'éligibilité, sans frais de connexion, d'application, de remboursement, de versement ou de gestion courante pour le bénéficiaire.

Sécurité, déploiement et pilotage

Le titulaire met en œuvre une authentification robuste, le chiffrement des échanges, la gestion des habilitations, la journalisation des opérations sensibles, les sauvegardes, la supervision, la gestion des vulnérabilités et un plan de continuité et de reprise. Les données sont limitées au nécessaire ; les transactions bancaires personnelles étrangères au dispositif ne doivent pas être accessibles à l'acheteur.

Après validation d'une commande régulière, les droits sont disponibles sous 2 jours ouvrés au maximum, hors émission initiale d'un support physique. Le déploiement comprend la reprise des données nécessaires, la création des comptes, les tests, la formation des gestionnaires, l'information des agents, les livraisons éventuelles de supports et l'ouverture effective du service. Une campagne d'information incluant supports numériques, guide utilisateur, FAQ et présentation des règles d'utilisation est prévue.

L'assistance couvre les gestionnaires RH et les bénéficiaires. Les incidents bloquants font l'objet d'une information proactive et d'un suivi jusqu'à résolution ; tout événement susceptible d'affecter significativement le service est signalé sous 24 heures maximum. Un reporting au moins semestriel et à la demande de l'acheteur porte sur les bénéficiaires, droits attribués et utilisés, incidents, délais, demandes d'assistance, supports émis ou remplacés et indicateurs environnementaux, par entité et de manière consolidée.

En fin de marché, les données de gestion, historiques, états administratifs, soldes et informations nécessaires au transfert sont restitués dans des formats standards. Le titulaire décrit la clôture des comptes, le sort des droits valides, les délais d'export et la suppression ou anonymisation des données.