Gestion des sinistres RC et dommages aux tiers

Le titulaire instruit et gère, pour le compte du Département, les sinistres non corporels relevant principalement de la responsabilité civile, quelle que soit leur date de déclaration. Les déclarations peuvent être reçues jusqu’à cinq ans après la réalisation des faits. Il reçoit les déclarations, collecte les justificatifs, instruit les dossiers de manière autonome, détermine le règlement et assure le suivi jusqu’à la clôture.

Le périmètre couvre notamment :

• La responsabilité civile générale du Département, comprenant principalement les dommages occasionnés par des mineurs confiés à l’Aide sociale à l’enfance, les accidents sur la voirie départementale et les dommages causés aux tiers par des travaux ; volumétrie annuelle estimée : 200 dossiers dans le cahier des charges, contre 120 dossiers dans le DQE.
• Les responsabilités liées aux bâtiments et collèges départementaux : responsabilité envers le propriétaire, y compris en copropriété, envers le locataire, ainsi qu’envers les voisins et les tiers ; volumétrie annuelle estimée : 30 dossiers.
• Les autres sinistres, notamment les sinistres de dommages aux biens complexes, majeurs ou multisites ; volumétrie annuelle estimée : 5 dossiers dans le cahier des charges, contre 10 dossiers dans le DQE.

Les sinistres corporels, contentieux, de responsabilité civile pollution et de responsabilité civile survenus à l’étranger sont exclus du périmètre de base. Une prestation supplémentaire éventuelle, non obligatoire, peut porter sur l’instruction, la prise en charge et la gestion des sinistres corporels. Elle ne s’applique pas lorsqu’une décision de justice a fixé le préjudice ou lorsqu’un recours contentieux est engagé devant les juridictions administratives.

Instruction, règlement et expertise

Le gestionnaire relance les pièces manquantes, traite les refus de prise en charge et les recours amiables, et désigne une personne dédiée. Il instruit les dossiers avec recours à l’expertise lorsque nécessaire. Pour les dommages corporels relevant de la prestation supplémentaire éventuelle, l’expertise amiable peut mobiliser un expert médical et s’appuyer sur la nomenclature Dintilhac pour l’évaluation des préjudices.

Le règlement est effectué au vu des justificatifs, notamment des factures acquittées, et des conclusions de l’expert lorsque le contexte le justifie. Le gestionnaire communique au Département la preuve du paiement et l’information adressée à la personne indemnisée. La validation préalable du Département est obligatoire pour les dossiers sensibles, les montants élevés, les situations juridiquement complexes, les situations atypiques ou lorsque le Département la demande.

Les sinistres dont le montant des dommages est inférieur à 2 500 € peuvent être réglés sans expertise préalable, sauf expertise contradictoire ou recours à exercer. Une expertise reste possible lorsque le dommage est difficile à évaluer, qu’elle est demandée par le Département ou qu’elle permet une meilleure maîtrise du coût final ; dans ces deux derniers cas, l’accord préalable du Département est requis.

Le candidat propose un ou plusieurs cabinets d’expertise privilégiés. Un autre expert peut être désigné en cas d’empêchement ou de conflit d’intérêts, avec l’accord du Département. Les frais d’expertise sont réglés directement par le gestionnaire sur les fonds mis à disposition.

Mandat, provision, reporting et recours

Une convention de mandat organise la mise à disposition des fonds destinés aux indemnisations et aux frais. Une provision initiale permet les règlements directs ; elle est suivie dans le tableau trimestriel et régularisée sur justificatifs lorsque 75 % de son montant est engagé. Des provisions complémentaires peuvent alors être versées et le solde est régularisé en fin de contrat.

Le gestionnaire adresse un état exhaustif trimestriel des sinistres gérés dans un délai maximal de 15 jours après le dernier jour du trimestre. Ce reporting comprend notamment le statut des dossiers, les indemnisations versées, le taux de consommation de la provision et son suivi. Les échanges par courriel sont privilégiés.

Le gestionnaire est autorisé à exercer les recours contre les tiers responsables, uniquement dans leur phase amiable. Il ne peut confier tout ou partie de la gestion à un autre gestionnaire sans l’accord préalable de l’assuré.

Espace collaboratif et exigences de gestion

L’offre présente un espace de travail collaboratif numérique permettant le partage des informations et de la documentation, avec limitation des échanges et du volume de données transmis par courriel. Un profil test peut être proposé.

Les prestations doivent être exécutées par une personne nommément désignée. Tout remplacement doit porter sur une personne de compétences au moins équivalentes, avec transmission de son nom et de son curriculum vitae. Les données personnelles sont traitées uniquement pour les finalités du contrat, avec confidentialité, formation des personnes autorisées, mesures de sécurité adaptées, notification des violations sous 24 heures et destruction justifiée dans les 15 jours suivant la fin des prestations.