Gestion de réservations de déplacements, hébergements et salles

Réservations et billetterie

• Recherche et proposition systématique des meilleures offres tarifaires publiques ou négociées pour tous les moyens de transport (ferroviaire, routier/autocar, maritime, aérien).
• Emission des billets électroniques, gestion des modifications, annulations, remboursements et service après-vente.
• Classement et séparation des offres aériennes selon politique voyages paramétrable.
• Information sur formalités (visas) et proposition d'assurances voyage (annulation, rapatriement, etc.).
• Obligation de concurrence entre transporteurs et d'alerte en cas d'écart tarifaire injustifié.

Transport ferroviaire et cartes d'abonnement

• Recherche du meilleur prix, intégration d'abonnements et cartes de réduction existantes, proposition et délivrance de cartes d'abonnement, gestion des renouvellements.
• Billetterie numérique téléchargeable et information en cas de perturbation.

Transport aérien et bagages

• Présentation des quotas bagages par compagnie avec devis précisant nombre, dimensions et poids.
• Gestion et facturation des frais liés aux excédents bagages.
• Possibilité d'utilisation de transporteurs non IATA si autorisation justifiée.

Location de véhicules et autocars

• Location de véhicules individuels et collectifs avec tarifs négociés, assistance au point d'arrivée, options d'assurance et paiement via plateforme (pas d'avance demandée au voyageur).
• Réservation et coordination d'autocars pour transferts de groupe et vérification des habilitations des opérateurs.

Hébergement

• Proposition d'hôtels variés : catégories 2–3 étoiles pour collaborateurs, 4–5 étoiles pour directions/administrateurs, avec options petit-déjeuner et parking.
• Tarification TTC incluant taxes et services mentionnés ; exclusions explicites des frais personnels (bar, appels, extras non couverts).
• Modalités de tarification préférentielle liées aux volumes et règles de non-accroissement des coûts annexes.

Réservations de groupes et salles

• Capacités de prise en charge des dossiers groupes (dès 6 personnes) et modalités de regroupement des participants sur le même voyage après étude.
• Réservation de salles et prestations annexes (audiovisuel, sonorisation, connectivité, mobilier, etc.), avec possibilité de réservations offline pour besoins événementiels courants.
• Liste indicative d'équipements (projecteur, écran, microphones, connexion Internet, mobilier, électroménager) et articulation avec un marché événementiel séparé pour prestations lourdes.

Outil, déploiement et formation

• Mise en œuvre d'une plateforme en ligne accessible 7j/7 et 24h/24, paramétrage des politiques de voyages, chargement en masse des profils et intégration des cartes logées.
• Phasage d'implémentation en trois étapes (test sur une direction, déploiement pour tous les collaborateurs, formation des administrateurs) ; planning avec étape pilote de test de 2 mois.
• Formations distinctes pour directions, collaborateurs et administrateurs ; supports de formation et documentation fournis.

Paiement et facturation

• Paiement via carte logée, relevés mensuels et accès dématérialisé aux factures ; traçabilité et reporting des transactions.
• Modalités de facturation et intégration des codes analytiques ; interdiction d'imputer coûts non prévus sans accord.

Support et exploitation

• Support client 24/7 par téléphone et email, assistance en ligne et service après-vente dédié.
• Outil d'analyse et reporting (indicateurs d'adhésion, dépenses par nature, destinations, litiges) avec reporting trimestriel sur litiges et reporting semestriel/opérationnel.
• Bilan environnemental annuel détaillant indicateurs liés aux véhicules et aux hébergements.

Sécurité, conformité et continuité

• Respect des exigences de sûreté et de sécurité des transporteurs (références IATA lorsque applicable) et conformité RGPD et sécurité informatique de la plateforme.
• Exigences de continuité d'activité et disponibilité des services, backup et procédures de résolution d'incidents.

Contraintes opérationnelles

• Obligation de rechercher systématiquement les tarifs les plus bas, d'informer en cas d'écarts, et de justifier les choix tarifaires.
• Gestion des modifications/annulations selon les conditions commerciales applicables et modalités de restitution des justificatifs.