Gestion des déplacements professionnels

Le titulaire planifie, réserve et gère les déplacements des agents, consultants, partenaires et autres voyageurs concernés : billets d’avion et de train, hébergements et transferts terrestres. Les demandes sont passées par bons de commande. Le titulaire désigne un interlocuteur unique et assure une assistance d’urgence 24 h/24 et 7 j/7.

Billets d’avion et de train

Pour chaque demande de vol, proposer au moins deux itinéraires viables, directs et adaptés à la politique de déplacement. La prestation comprend les réservations et l’émission des billets, les changements, réémissions et annulations, ainsi que le suivi des billets inutilisés pour remboursement ou réutilisation. Le titulaire gère également les sièges, préférences de repas, franchises de bagages et demandes d’excédents de bagages, et informe sur les visas, restrictions de bagages, procédures aéroportuaires et alertes de voyage ou de sécurité. L’enregistrement en ligne et l’envoi des cartes d’embarquement par courriel sont prévus au formulaire financier.

Les billets ferroviaires concernent les trajets nationaux et internationaux, dans la classe précisée à la demande. Des billets électroniques sont fournis lorsqu’ils sont disponibles. Le fournisseur doit indiquer les trains pour lesquels il peut effectuer l’achat via Diia ; le formulaire financier prévoit l’achat des billets et du linge de lit pour les trains de nuit, ou de billets de première classe pour les trains interurbains. Les frais d’annulation doivent être minimisés.

Hébergements

Réserver en Ukraine et à l’international des établissements d’au moins 3 étoiles ou équivalents. En Ukraine, les hôtels doivent obligatoirement disposer sur place d’un abri certifié et opérationnel ; cette exigence doit être vérifiée avant confirmation et justifiée sur demande. Le formulaire financier mentionne également un abri pour les réservations internationales. Rechercher des emplacements sûrs et pratiques, avec notamment une connexion Internet, négocier des tarifs d’entreprise pour les hôtels fréquents et organiser si possible la facturation directe afin de limiter les avances des voyageurs. Des réservations avec paiement individuel par le voyageur sont aussi prévues.

Le formulaire financier cite des établissements à Kyiv (Radisson Blu, Hilton, Hyatt Regency, Opera Hotelss, Senator Maidan), Odesa (Alexandrovskiy), Dnipro (Menora, Park Hotel), Chernihiv et Chernivtsy (Optima), ainsi que Lviv (Bank, Grand, Dnister, Ibis Styles Lviv Center). Pour ces hôtels nommés, il prévoit une chambre standard simple ou double pour une personne, avec taxes et petit-déjeuner inclus ; les lignes de service général précisent aussi cette formule.

Transferts et véhicules

Organiser des prises en charge aux aéroports et des trajets interurbains, notamment Kyiv–Lviv, Kyiv–Odesa, Kyiv–Dnipro et Kyiv–Chernihiv ; les liaisons Lviv–Varsovie, Lviv–Rzeszów, Lviv–Przemyśl et Lviv–Chełm ; les trajets depuis l’aéroport de Cracovie vers Lviv ou Przemyśl ; Varsovie–Chełm, aéroport–centre de Varsovie, gare de Przemyśl–Rzeszów, Odesa–Chișinău et Chișinău–Kyiv ou Vinnytsia. Les autres itinéraires sont à discuter et convenir séparément. Les lignes tarifaires distinguent les véhicules pour jusqu’à 3 passagers et jusqu’à 8 passagers, ainsi que le temps d’attente facturé à l’heure.

• Jusqu’à 3 passagers : berline ou SUV confortable ; jusqu’à 8 : minivan confortable. Véhicules en bon état technique, propres, avec ceintures fonctionnelles, climatisation/chauffage, coffre spacieux et équipements de sécurité requis, dont trousse de premiers secours et extincteur.
• Véhicules assurés ; conducteurs détenteurs des permis et autorisations nécessaires, professionnels, ponctuels et aptes à conduire, avec examens médicaux réguliers. Pause obligatoire d’au moins 15 minutes toutes les deux heures de conduite continue ; respect du code de la route et des limitations de vitesse.
• Le formulaire financier demande un niveau A1 d’anglais pour les conducteurs ; le cahier des charges indique qu’un anglais élémentaire ou supérieur est souhaitable. Les frais de carburant, entretien et indemnités journalières des conducteurs doivent être compris dans le prix des services et ne sont pas facturés séparément. Des conditions de sécurité renforcées peuvent être considérées comme un avantage.

Les confirmations de réservation d’hôtel ou les billets au nom du voyageur doivent être fournis au plus tard un jour après réception de la commande, ou le premier jour de vente si les billets ne sont pas encore disponibles.