Services de voyages, transports, hébergement et prestations associées

Le lot couvre la recherche, la réservation et l’émission de titres de transport hors vols intérieurs, ainsi que les hébergements, locations de véhicules et prestations accessoires en France métropolitaine, DROM/COM et à l’étranger. Les commandes sont passées par courriel ou via la solution en ligne ; le téléphone est admis exceptionnellement avec confirmation écrite.

Le titulaire recherche des solutions autorisées et sûres en tenant compte de la politique de voyage, de la sécurité, du coût global, des horaires et de la durée du trajet. Il informe le SDIS des formalités de voyage et des perturbations connues.

• Titres de transport : respect de la classe demandée, ou classe économique à défaut ; proposition de deux solutions lorsque cela est possible, l’une économiquement avantageuse et l’autre correspondant au trajet le plus court ; émission, modification, annulation, remboursement et gestion des avoirs.
• Hébergement : hôtels, résidences ou appart-hôtels avec petit-déjeuner inclus ou non, respect des demandes et plafonds tarifaires, contrôle de la qualité ; deux propositions, dont une économiquement avantageuse et une proche du lieu de destination lorsque cela est possible.
• Location de véhicules : catégorie, kilométrage, assurances, carburant, franchises, prise en charge, restitution et frais éventuels ; recherche de solutions évitant l’avance personnelle ou l’immobilisation de la carte bancaire.
• Prestations accessoires : assurances, bagages supplémentaires, transferts, abonnements et gestion des visas, sous réserve de validation lorsque leur coût est supplémentaire.

Le service offline est accessible du lundi au vendredi de 8 h à 17 h hors jours fériés, par téléphone, courriel et/ou plateforme dédiée. Le service online, propre à ce lot, permet la réservation autonome des transports, hébergements et véhicules, avec profils et droits utilisateurs, application de la politique de voyage et des plafonds, historique, traçabilité, justificatifs et extractions de reporting. Une formation à l’outil est assurée à la mise en place et à chaque reconduction pour cinq agents, avec documentation actualisée.

Le dispositif d’urgence fonctionne 24 h/24 et 7 j/7 pour les demandes nécessitant notamment une prise en charge avant un départ inférieur à 12 heures et pour l’assistance des voyageurs. L’accusé de prise en charge et l’assistance interviennent dans un délai maximal de 45 minutes. Les demandes ordinaires font l’objet de propositions sous un jour ouvré ; les titres sont émis au plus tard deux jours ouvrés après confirmation, sauf départ plus proche ou urgence.

Le titulaire désigne au moins deux correspondants, assure la continuité par un canal de substitution et trace les urgences. Il tient un fichier voyageurs, fournit des états statistiques semestriels exploitables et un rapport de voyage détaillé lors d’une réunion de suivi au moins tous les six mois. Le reporting comprend les consommations, destinations, billets, classes, annulations, modifications, avoirs, incidents, économies et émissions de GES avec indication de la méthode de calcul. En fin de marché, le fichier voyageurs est restitué puis supprimé par le titulaire.