Gestion centralisée des abonnements et ressources documentaires en ligne

Objet général

• Fourniture et gestion centralisée d'abonnements à périodiques sur supports papier et/ou électronique, et de couplages papier/électronique.
• Couverture de tous types de titres (magazines, revues spécialisées, collections, presse, newsletters) et de toutes périodicités (quotidienne à annuelle) dans les domaines pertinents.

Gestion opérationnelle des abonnements

• Prise en charge des commandes, livraisons et suivi des titres; reprise des abonnements en cours sans discontinuité.
• Suspension temporaire d'abonnements et gestion des procédures associées (réexpédition, remise, conservation).
• Relances auprès des éditeurs, gestion des réclamations et suivi des réponses avec délai de traitement interne exigé (réponse sous 1 jour ouvré pour les réclamations du service prescripteur).
• Information systématique en cas de changement de prix, de titre, ou d'interruption d'un abonnement; possibilité d'obtenir des spécimens gratuits ponctuels.

Portail et outils de suivi

• Mise à disposition d'un outil de gestion en ligne accessible via navigateur, permettant : consultation et suivi des abonnements (états, formules, ISSN, tarifs, abonné, centre de coût), gestion des réclamations et historiques, génération de rapports personnalisables et export de données, gestion des renouvellements et acceptation des bons de commande, accès et téléchargement des factures et statistiques, suivi du portefeuille financier et alertes sur renouvellements à venir.
• Exigences de disponibilité et sécurité : accessibilité maximale (idéal 7/7 24/24), sauvegardes, maintien de l'accessibilité, fourniture de supports d'utilisation et manuels.

Déploiement, formation et accompagnement

• Formation des utilisateurs à l'outil, fourniture de supports pédagogiques, évaluation de la formation et accompagnement post-formation.
• Accompagnement au déploiement, procédures de reprise des abonnements existants et continuité de contact (référent unique et dispositions de remplacement en cas d'absence).

Interface avec les éditeurs et restitution des données

• Nomination d'un référent unique compétent pour la relation avec les éditeurs, gestion des notifications de changements/non-parutions et émission/gestion des avoirs.
• Restitution et transfert des données et abonnements en fin de contrat selon modalités définies (export/transfert des données et procédures de reprise).