Gestion d’abonnements de journaux, périodiques et ressources documentaires

Gestion des journaux, quotidiens, périodiques généraux, revues spécialisées, suppléments, reliures, mises à jour et sites internet de ressources documentaires, sur supports papier, électroniques, CD-ROM ou combinés. Le lot couvre notamment les ordres d’abonnement, réabonnements, résiliations, suivi des éditeurs, distribution et facturation pour les services non scolaires de la Ville.

Le titulaire reprend le portefeuille existant, les anciens numéros d’abonné et les échéances, en recherchant l’alignement au 31 décembre lorsque les éditeurs l’acceptent. Il souscrit les abonnements auprès des éditeurs, vérifie la concordance titre/ISSN/éditeur, communique les numéros d’abonné et signale les changements de titre, d’éditeur, de périodicité, de support ou de parution.

Le service comprend notamment :

• préparation et transmission des commandes, devis pour les nouveaux titres et factures récapitulatives par service ;
• suivi des livraisons aux adresses indiquées sur les bons de commande, avec retours pour malfaçons ou erreurs à la charge du titulaire ;
• fourniture de numéros anciens, isolés, spéciaux et hors-séries, lorsque disponibles ;
• traitement des réclamations, relances auprès des éditeurs, recherche de remplacement, reports d’échéance, remboursements ou avoirs ;
• négociation des tarifs, des offres spéciales, des éditions locales et des formules papier-numérique.

Les réclamations sont prises en charge sous 24 heures et transmises à l’éditeur sous 8 jours ; les codes et identifiants des abonnements électroniques sont communiqués sous 15 jours après demande. Les cessations de parution sont signalées sous 15 jours pour les quotidiens et hebdomadaires, et sous 45 jours pour les publications bimensuelles ou mensuelles.

Les livraisons respectent les périodicités contractuelles : portage des journaux au plus tard à 7 heures, hebdomadaires dans les 24 heures ouvrables suivant la parution, mensuels et bimensuels sous 5 jours ouvrables, bimestriels, trimestriels, semestriels et annuels sous 10 jours ouvrables ou 1 mois selon la périodicité. Les commandes particulières sont livrées dans les trois semaines suivant la commande.

Un portail sécurisé doit permettre la commande et le suivi du portefeuille, des commandes, réclamations et factures, l’accès par service ou site, la recherche multicritère, l’historique, les statistiques et l’extraction des données dans un format exploitable. Le titulaire fournit également, trois mois avant l’échéance, un récapitulatif tableur des abonnements, numéros et dates d’échéance pour assurer la continuité avec le titulaire suivant.