Gestion des abonnements aux périodiques

Le titulaire assure la reprise sans interruption et la gestion de l’ensemble des abonnements aux journaux, revues, périodiques, magazines et publications spécialisées, en formats papier, numérique ou mixtes. Les abonnements sont généralement conclus pour un an et, lorsque cela est possible, alignés sur l’année civile.

La prestation comprend la souscription, le renouvellement et la résiliation auprès des éditeurs, le suivi des échéances sans attendre leurs avis, ainsi que la gestion des modifications et des nouvelles demandes. Toute modification ou nouvel abonnement doit être pris en compte dans un délai maximal de 30 jours à compter de la demande. Les abonnements pour lesquels l’éditeur refuse l’intervention d’un intermédiaire sont exclus du marché.

Suivi administratif et numérique

Le titulaire suit la distribution aux adresses communiquées par le service gestionnaire et précise le service destinataire de chaque abonnement. Il traite directement les factures des éditeurs et adresse à la collectivité des factures récapitulatives globales, limitées à 2 ou 3 par an, détaillant les abonnements par service et par ordre alphabétique.

La gestion doit notamment permettre :

• le suivi en ligne des commandes, réclamations, suspensions, annulations, alertes de renouvellement, facturation et montants de TVA ;
• la sauvegarde des identifiants et mots de passe des abonnements électroniques ;
• la génération et l’extraction de rapports au format Excel ;
• l’envoi, sur demande, d’un état des abonnements et des dépenses engagées ;
• la transmission des informations relatives aux changements d’éditeur, cessations de parution, fusions ou changements de titre.

Le titulaire adresse chaque année, à la fin du deuxième trimestre, la liste des abonnements par service. Après retour de la liste modifiée par les services, il établit un devis global des abonnements de l’année suivante à soumettre à l’acceptation de la collectivité avant le 30 novembre de l’année en cours. Des bons de commande en cours d’année restent possibles à titre exceptionnel. La procédure peut être simplifiée par une gestion directe et gratuite de chaque dossier sur internet.

Livraison et traitement des incidents

Les revues et journaux sont livrés franco de port et d’emballage, tout au long de l’année et sans interruption. Les quotidiens nationaux et internationaux ainsi que les hebdomadaires doivent être livrés le jour de leur parution, sauf les dimanches et jours fériés. Le titulaire reste responsable de la bonne arrivée des périodiques à l’adresse de livraison, même lorsque l’expédition ou la livraison est sous-traitée ou assurée par un tiers.

En cas d’abonnement non honoré, de non-distribution, de publication défectueuse ou de contenu incomplet, le titulaire relaie la réclamation auprès de l’éditeur dans un délai de 8 jours et adresse un accusé de réception à la collectivité dans les 48 heures. Il tient ensuite la collectivité informée des suites données dans un délai de deux jours ouvrés.

Les publications non reçues doivent être relivrées et les publications incomplètes ou défectueuses remplacées. Le titulaire précise les modalités de compensation applicables en cas de perturbation de l’abonnement et la fréquence des relances lorsqu’un éditeur ne répond pas. Toute publication qui cesse de paraître donne lieu à une réfaction au prorata temporis lors de la facturation suivante.

Services complémentaires et fourniture de publications

La prestation inclut, sur demande et sur devis selon les besoins, la fourniture de numéros anciens, de numéros isolés, de numéros hors-série et de microformes. Des numéros spécimen doivent être fournis gratuitement, ainsi que des listes thématiques ou catalogues. La Ville peut aussi commander directement, hors marché, certains exemplaires afin de prévenir une rupture d’abonnement liée à l’intermédiation du titulaire ou de La Poste.

Les bons de commande indiquent notamment la nature et la description des prestations, les délais et lieux de livraison, le montant de la commande et le titulaire concerné. La durée maximale d’exécution d’un bon de commande est de 2 semaines.

Conditionnement, transport et conformité

Le stockage, l’emballage et le transport sont réalisés sous la responsabilité du titulaire jusqu’au lieu de livraison. Les emballages relèvent de sa responsabilité et restent sa propriété. Les prestations doivent respecter les stipulations contractuelles ainsi que les normes et spécifications techniques applicables à la date du contrat.

Les factures doivent détailler, par service destinataire et par ordre alphabétique, les titres, prix unitaires HT, remises, quantités, prix total HT, taux de TVA, prix total TTC, sous-total HT et sous-total TTC, ainsi que la référence de la commande et la période d’abonnement.