Abonnements à des périodiques

Le marché porte sur la souscription auprès des éditeurs et la gestion d’abonnements à des périodiques et revues principalement sur support papier. Il couvre environ 300 titres différents et 600 abonnements par an, avec reconduction des abonnements existants et souscription de nouveaux abonnements. Le BPU valant DQE comporte un total indiqué de 573 exemplaires.

Les publications peuvent relever de la presse régionale lorraine, de l’information française et étrangère, ainsi que de titres généralistes ou spécialisés destinés aux adultes, adolescents et jeunes, en français ou en langue étrangère. Les publications en série de toute origine, notamment associative, française ou étrangère, doivent pouvoir être fournies et faire l’objet d’une ou plusieurs facturations distinctes des abonnements ordinaires.

Lorsque certains titres incluent une version numérique, le titulaire fournit les identifiants et codes d’accès ainsi que, par site, la liste des titres et numéros concernés. Le site internet de gestion et de suivi doit être en français, tout comme les échanges avec le fournisseur, et des formations régulières à son utilisation doivent être proposées.

Commandes, catalogues et données de suivi

Le titulaire fournit régulièrement un catalogue complet des abonnements proposés et les mises à jour signalant les nouveautés. Les devis sont établis à partir du BPU et/ou du site internet ; plusieurs devis et commandes peuvent être réalisés dans l’année. L’enregistrement des commandes est gratuit, y compris pour une commande réduite, sans valeur minimale imposable. Par défaut, un exemplaire est prévu par bibliothèque ou médiathèque concernée.

Pour les reconductions, les listes sont transmises par adresse de livraison, avec classement éventuel par section, au format Excel ou tableur équivalent, sans modification de la structure initiale et avec classement alphabétique des titres, articles rejetés. Elles précisent notamment :

• référence fournisseur, ISSN, date d’échéance et fréquence de parution ;
• quantité, éventuels numéros hors-série, prix éditeur HT, remise ou majoration et prix TTC ;
• bibliothèque ou médiathèque abonnée et références d’accès en ligne ;
• total TTC par adresse et total général TTC.

Un nouvel abonnement signalé par le service des bibliothèques-médiathèques donne lieu à la communication du titre et, sur demande, à la remise d’un spécimen. Les bons de commande mentionnent la référence du marché, la fourniture, la quantité, l’adresse de livraison et, pour un nouvel abonnement, la date de début souhaitée.

Dans la semaine suivant chaque nouvel abonnement ou réabonnement, le titulaire adresse un accusé de réception et une facture indiquant le titre, la durée et l’échéance, le délai de mise en service, les références fournisseur et commande, le site destinataire, le prix et l’attestation de transmission à l’éditeur. Les factures sont séparées par bibliothèque ou médiathèque, présentées par devis et par ordre alphabétique des titres, avec rappel des bons de commande.

Livraison et traitement des incidents

Les éditeurs expédient les fascicules directement aux différents points du réseau. Le titulaire transmet aux éditeurs les changements de coordonnées, notamment lors du déménagement prévu de la médiathèque du Phénix, et signale immédiatement tout événement susceptible de retarder ou interrompre un abonnement : changement de titre ou de périodicité, cessation de parution, fusion ou report d’échéance.

Les délais maximaux de livraison sont les suivants : quotidien français le jour J avant midi ; hebdomadaire français J+2 jours ; hebdomadaire européen J+5 jours ; autres périodiques français J+5 jours, à compter de la parution officielle. Le premier exemplaire d’un nouvel abonnement doit parvenir au plus tard deux mois après validation du devis et toute sollicitation par courriel doit recevoir une réponse sous 48 heures.

En cas de numéro manquant, le personnel du titulaire édite le jour même la réclamation auprès de l’éditeur, la confirme par courriel sur un formulaire spécifique et transmet les informations reçues. Les relances se poursuivent jusqu’à satisfaction. Les numéros non livrés ne sont pas facturés et donnent lieu à une remise équivalente sur les factures suivantes ; aucun avoir ou chèque de remise n’est accepté. Un correspondant attitré est désigné pour le réseau.

Suivi, contrôle et exécution

Le titulaire assure le transport jusqu’au lieu de livraison, sous sa responsabilité pour le conditionnement, le chargement, l’arrimage et le déchargement. Chaque livraison est accompagnée d’un bon détaillant notamment la date d’expédition, la référence du contrat, le titulaire et les fournitures livrées. Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives simples lors de la livraison ; les fournitures non conformes peuvent être refusées, remplacées immédiatement ou acceptées avec réfaction.

Les échanges et le suivi des actes d’exécution sont dématérialisés. Les données produites, collectées ou gérées pour le service public restent accessibles à l’acheteur pendant le contrat et doivent lui être remises gratuitement en fin de marché, avec preuve de destruction lorsque celle-ci est requise.