Gestion des aires d’accueil des gens du voyage

Le titulaire assure l’accueil des groupes et des familles, le suivi de leurs séjours, la médiation, la gestion des recettes et l’entretien courant des équipements. Le périmètre comprend l’aire d’accueil permanente (AAP), l’aire de moyen passage (AMP) et la future aire de grand passage (AGP), ainsi que des interventions en cas de stationnement illicite. L’AMP et l’AGP fonctionnent selon les dates d’ouverture décidées annuellement par la collectivité, généralement de début mai à fin septembre.

Accueil et suivi des occupants

Sur l’AAP, l’accueil est organisé au moins 5 jours par semaine, avec une présence hebdomadaire même en l’absence de résidents et une astreinte technique téléphonique quotidienne. Le titulaire gère les arrivées et départs, attribue les emplacements, réalise les états des lieux, recueille les documents nécessaires, fait signer les conventions et applique les règlements intérieurs. Il informe et oriente les occupants, assure une mission de médiation et rend compte des incidents et troubles.

Pour l’AMP, destinée à plusieurs petits groupes familiaux, la capacité maximale simultanée est de 100 caravanes. Pour la future AGP de Bois David, un seul rassemblement est accueilli à la fois, dans la limite de 200 caravanes. Le titulaire prépare l’accueil avec les responsables de groupes, réalise les visites préalables, comptabilise les caravanes, recueille les cautions et droits de place, assure le suivi technique pendant le séjour et procède aux états des lieux de sortie. La collectivité prend en charge certaines opérations d’ouverture et de fermeture des sites, l’organisation des bennes et les vidanges prévues.

Comptabilité, outils et moyens

Le titulaire perçoit, uniquement après habilitation comme régisseur ou mandataire, les cautions, droits d’occupation, fluides et éventuelles indemnités de dégradation. Il assure le suivi des impayés, la tenue et la transmission des justificatifs, sans conserver de fonds sur l’aire. Les compteurs de l’AAP sont relevés et les consommations enregistrées au minimum deux fois par semaine.

La gestion s’appuie sur un logiciel hébergé en SaaS, accessible à la collectivité, avec saisie fiable des données d’occupation et des familles. Le titulaire fournit notamment ordinateur portable, imprimante, téléphones, accès internet, outils et produits d’entretien, ainsi qu’un véhicule adapté à l’évacuation des déchets. L’équipe comprend au moins deux personnes pour assurer la continuité de service ; au moins un agent est habilité en électricité et formé aux interventions courantes.

Entretien, maintenance et déchets

Le titulaire entretient le local d’accueil et le local TGBT, surveille le bon état des installations, signale sans délai les dégradations et réalise les réparations relevant de sa mission dans un délai maximal de 15 jours, sauf délai supplémentaire demandé à la collectivité. Les remplacements se font à l’identique, toute modification nécessitant son accord. Un carnet d’entretien est tenu pour chaque équipement et un rapport annuel de travaux à envisager est transmis au plus tard en juin.

Il nettoie les sanitaires avant l’arrivée d’un nouvel occupant ou au plus tard dans les 24 heures suivant un départ, et remet les emplacements en état après chaque départ, notamment par nettoyage à haute pression et désinfection. Les espaces verts sont tondus au minimum une à deux fois par mois, de mars à novembre inclus. Les voiries sont nettoyées autant que nécessaire et les abords sur une bande d’au moins 10 mètres sont débarrassés des détritus et envols. Les containers sont sortis la veille de la collecte et nettoyés au moins une fois par mois. Les dépôts sauvages sont évacués dès que possible vers une déchetterie ou une filière adaptée.

Stationnements illicites et suivi

À la demande de la collectivité, le titulaire visite le site, mène un premier contact de médiation et recense les informations sur le groupe, le stationnement et les dégradations, avec photos si nécessaire. Il transmet ces éléments aux interlocuteurs concernés ; l’intervention est requise sous une heure en urgence et sous 6 heures dans les autres cas.

Le titulaire produit des rapports immédiats d’incident et des rapports d’activité mensuels par site, transmis au plus tard le 7 du mois suivant, puis un bilan annuel dans les deux mois suivant l’échéance de l’année. Les documents rendent notamment compte de l’occupation, des séjours, des ménages, des encaissements et impayés, de la maintenance, des difficultés et des préconisations.