Gestion et entretien des aires d’accueil des gens du voyage

La prestation couvre l’accueil, la gestion administrative, comptable et technique, l’entretien des aires d’accueil fixes, ainsi que l’organisation des grands passages estivaux et la gestion des stationnements illicites sur le territoire communautaire.

Les trois aires fixes représentent 19 emplacements et 38 places : 10 emplacements et 20 places, 6 emplacements et 12 places, puis 3 emplacements et 6 places. Le titulaire dispose des bâtiments, terrains, installations et ouvrages remis par Mauges Communauté. Il fournit le matériel informatique nécessaire, notamment le PC et l’imprimante. Le logiciel de télégestion EELIS et sa maintenance sont fournis par Mauges Communauté.

Accueil, administration et régie

Le titulaire accueille les familles dans la limite des places disponibles, explique et remet le règlement intérieur, enregistre les entrées, établit les états des lieux d’entrée et de sortie, organise l’utilisation des emplacements et des sanitaires et veille au respect du règlement intérieur.

Il assure notamment :

• la perception des droits de place, dépôts de garantie, consommations d’eau et d’électricité et autres créances ;
• la restitution des dépôts de garantie et trop-perçus, sous réserve des éventuelles dégradations ou sommes dues ;
• la saisie quotidienne des opérations administratives et comptables dans EELIS, du lundi au vendredi ;
• l’instruction des impayés et le suivi des procédures de recouvrement avec Mauges Communauté ;
• le reversement des recettes au Trésor public au moins une fois par semaine, ou quotidiennement si nécessaire, avec transmission des justificatifs.

Les compteurs d’eau et d’électricité sont relevés au minimum chaque semaine en fonctionnement normal et chaque jour en cas de dysfonctionnement du logiciel. Les consommations sont suivies dans un tableau Excel ; en cas de consommation non payée, le compteur doit être coupé immédiatement.

Grands passages et stationnements illicites

Le titulaire coordonne les acteurs et territoires concernés, recherche des terrains, prépare les conditions d’accueil, assure la médiation et participe à l’organisation préalable avec le chargé de mission départemental et la Préfecture de Maine-et-Loire.

Il assure le contact avec les groupes, anticipe les variations de dates et du nombre de caravanes, organise les visites de terrains et les conventions d’occupation, coordonne les installations d’eau, d’électricité et d’évacuation des eaux usées, et encaisse les cautions et participations financières à l’arrivée. Pour les groupes non autorisés, il intervient avec la commune, la Préfecture et, si nécessaire, les forces de l’ordre ; les branchements illicites peuvent être signalés aux opérateurs concernés.

Un point électronique est réalisé au minimum chaque semaine avec les acteurs concernés et les collectivités voisines. Pour les déchets des grands passages, Mauges Communauté peut mettre en place jusqu’à 3 à 4 bacs ; le titulaire les installe selon les directives et les remet en place au départ des voyageurs.

Entretien, propreté et réparations

Le titulaire prend en charge l’entretien courant, la propreté et les petites réparations, hors gros entretien et renouvellement financé par Mauges Communauté. Les prestations comprennent notamment :

• nettoyage des bureaux, sanitaires, locaux techniques et parties communes ;
• travaux de peinture, serrurerie, vitrerie, électricité et plomberie ;
• entretien des espaces verts, arbres, arbustes, haies, zones engazonnées, massifs, merlons et fossés ;
• ramassage, évacuation et traitement des dépôts sauvages dans la limite de 15 m des abords, hors épaves de véhicules à signaler ;
• lutte contre les nuisibles, désinfection des conteneurs et traitement des encombrants ;
• détartrage annuel des chauffe-eau, pommes de douche et mousseurs, ainsi que rinçage des tuyauteries après inoccupation d’un emplacement.

L’entretien des espaces verts inclut l’arrosage, la taille, l’élagage, le désherbage manuel, le binage, l’apport d’engrais si nécessaire et l’enlèvement des feuilles mortes. Le prestataire fournit les produits d’hygiène et d’entretien ainsi que le petit matériel courant : blocs prises, interrupteurs, ampoules, vitres, peinture, boîtiers électriques étanches et serrures.

Les tâches comprennent un nettoyage quotidien des parties communes et des sanitaires après chaque départ, le ramassage quotidien des détritus dans la limite de 15 m, la vérification et la désinfection hebdomadaire des conteneurs, ainsi que les vérifications et petites réparations courantes quotidiennes. Les tuyauteries doivent être rincées avant l’installation d’une famille sur un emplacement vacant depuis plus d’un mois.

Personnel, astreinte et suivi

Le titulaire veille à la qualification, à l’adaptation et à la formation de son personnel. Il assure une astreinte téléphonique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour la protection des biens et des personnes et intervient en cas d’urgence, notamment d’inondation, de fuite d’eau ou de coupure électrique.

Il remet un planning-type annuel, pouvant être complété par un planning trimestriel détaillé, et produit notamment :

• des rapports hebdomadaires sur l’occupation, l’entretien, les prolongations de séjour, les impayés et les fluides ;
• des rapports immédiats sur les incidents, troubles à l’ordre public et impayés ;
• des rapports trimestriels par aire et consolidés, incluant les interventions et leur coût ;
• un rapport annuel sur les publics accueillis, travaux, contrôles électriques et incendie, consommations, recettes, remboursements et interventions exceptionnelles ;
• un rapport semestriel de suivi et un compte rendu annuel d’activités et de gestion.

Un état des lieux annuel des installations est établi avec Mauges Communauté et devient obligatoire en cas de fermeture. Le titulaire informe la collectivité de tout désordre, intervention, matériel ou matériau présent aux abords et restitue les installations dans l’état constaté à l’entrée, hors évolutions validées.