Gestion des aires d’accueil des gens du voyage

La prestation porte sur la gestion et le fonctionnement de trois aires d’accueil et d’un terrain familial locatif, représentant respectivement 16, 35, 80 à 120 et 12 emplacements. Le titulaire assure l’accueil des ménages et des groupes, l’information des usagers, l’application des règlements intérieurs, les procédures d’entrée et de sortie, ainsi que la gestion des séjours et des situations conflictuelles.

À l’entrée, il vérifie les identités, la composition familiale, les cartes grises, les éventuelles interdictions de séjour et les dettes antérieures. Il explique le règlement, encaisse la caution et les prépaiements, établit la convention d’occupation et l’état des lieux contradictoire, recueille les données nécessaires aux bilans CAF et délivre les fluides.

La gestion financière comprend la perception des droits de stationnement, des prépaiements et des cautions dans le cadre de régies de recettes et d’avances, le reversement intégral des recettes au Trésor public et la tenue sécurisée des opérations comptables. Les relevés de compteurs sont réalisés hebdomadairement à jour fixe ; les aires équipées disposent également d’un système de télégestion. Une fiche de facturation hebdomadaire détaille le stationnement, l’électricité, l’eau, les consommations et les tarifs appliqués.

Le titulaire suit les impayés, engage la procédure dans la semaine suivant l’échéance, rencontre quotidiennement les usagers concernés et transmet trimestriellement une facture par débiteur. Il assure les relances, l’alerte de la collectivité, la liaison avec le Trésor public et l’orientation vers les dispositifs d’accompagnement social.

Lors des sorties, il vérifie l’évacuation des déchets, établit les états récapitulatifs et les états des lieux, restitue totalement ou partiellement les cautions selon la situation, arrête la délivrance des fluides et fait évacuer les déchets, encombrants, véhicules ou caravanes abandonnés. Pour l’aire de grand passage, il maintient le portail fermé après chaque départ de groupe et s’assure de la libération complète du site. Il informe les usagers au moins deux semaines avant l’échéance du stationnement et engage, après sept jours suivant la réception du courrier de mise en demeure, les démarches d’expulsion avec la collectivité en cas de dépassement.

Gestion technique et entretien

Le titulaire réalise le contrôle visuel et fonctionnel quotidien, l’entretien courant, les réparations relevant de sa compétence et le suivi des interventions des entreprises extérieures. Il tient un carnet d’entretien propre à chaque aire, accompagne les entreprises lorsque des voyageurs sont présents et propose une liste hiérarchisée de travaux pour le programme annuel de la collectivité.

Sont notamment concernés le nettoyage et la désinfection des zones et conteneurs à déchets, l’évacuation rapide des encombrants et matières dangereuses, la propreté des abords sur une bande minimale de 2 mètres autour des clôtures, le nettoyage des bâtiments d’accueil, le balayage des voiries, le lavage haute pression si nécessaire, le salage et le déneigement des parties communes.

Les grosses réparations, investissements et aménagements nouveaux restent à la charge de la collectivité, de même que le curage des canalisations sous voirie, l’entretien des équipements électromécaniques d’assainissement, le remplacement de certaines robinetteries et sanitaires, les réparations de télégestion, la dératisation et les travaux de métallerie hors réparations de clôture. Le débouchage des sanitaires et la réparation des fuites restent à la charge du titulaire.

Reporting, coordination et obligations d’exploitation

Le titulaire transmet ponctuellement des fiches de liaison documentées en cas de manquement, d’infraction ou de problème technique, avec description, date, localisation, photographies, actions engagées et demande d’intervention. Il adresse également une fiche de clôture après résolution.

Il fournit notamment :

• un compte rendu hebdomadaire par aire, avec emplacements occupés, entrées, sorties, impayés, observations et événements marquants ;
• un rapport après chaque occupation de groupes sur l’aire de grand passage, comprenant identité du chef de groupe, nombre de caravanes, dates, facturation par poste et réparations à prévoir ;
• un tableau hebdomadaire des régies retraçant les mouvements, justificatifs, identités, types, montants et dates de paiement ainsi que le numéro du PRZ ;
• un compte rendu mensuel consolidant les données d’occupation, de séjour, de facturation et d’entretien ;
• un bilan annuel statistique, technique et financier remis au plus tard deux mois après la clôture de l’exercice, incluant les familles accueillies, les recouvrements, les cautions, les effectifs, les travaux, les fluides, les interventions, les infractions et le bilan social.

Le titulaire réalise les formalités nécessaires à la perception de l’aide à la gestion des aires d’accueil et fournit les éléments requis à l’État et à la Caisse d’allocations familiales. Il participe à une réunion annuelle de suivi et à toute réunion ponctuelle demandée par la collectivité.

Moyens humains, présence et continuité

Aucune présence physique permanente n’est exigée. Une présence quotidienne est toutefois assurée sur le territoire, hors dimanches et jours fériés, selon un planning hebdomadaire prévisionnel. La présence est obligatoire lors des interventions du partenaire d’accompagnement et de médiation. Sur l’aire de grand passage, les entrées et sorties des groupes sont assurées sept jours sur sept et à toute heure, y compris les dimanches et jours fériés.

Une astreinte téléphonique est assurée 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les urgences techniques et de sécurité, avec déplacement si nécessaire, ainsi que pour les entrées et sorties des groupes sur l’aire de grand passage. Le dispositif comprend un gestionnaire référent, des agents compétents en accueil, médiation, gestion locative et régie, un cadre intermédiaire et les moyens de remplacement nécessaires à la continuité du service. Le marché comporte une obligation de reprise du personnel et les profils de poste doivent être joints à l’offre.