Gestion d'une aire d'accueil des gens du voyage

Le titulaire assure la gestion, la mise à disposition des installations et équipements, l’accueil des usagers, l’entretien courant et la coordination sociale d’une aire de 40 places. L’aire comprend 8 unités de vie de 5 places, chacune avec un bloc sanitaire composé de 2 cellules individuelles, ainsi qu’un bâtiment d’accueil de 60 m².

Chaque cellule sanitaire comporte un WC à l’orientale, une douche, une aire de lavage avec bac sous auvent, un groupe de 4 prises électriques et un raccordement à l’eau. Les consommations d’eau et d’électricité sont comptées par cellule et font l’objet d’un prépaiement et d’une facturation au réel. Le bâtiment d’accueil comprend un bureau, un sanitaire-douche accessible aux personnes handicapées, un local technique et un local de rangement.

Accueil et gestion des usagers

Le titulaire :

• organise les arrivées, départs, attributions de places et usages des équipements ;
• assure une présence au moins 5 jours par semaine, selon des plages horaires définies, ainsi qu’une astreinte en dehors de ces plages ;
• communique un numéro de téléphone aux familles et l’affiche à l’extérieur du local d’accueil ;
• recueille les pièces nécessaires à l’admission, établit contradictoirement les états des lieux d’entrée et de sortie et renseigne le contrat de séjour ;
• perçoit les garanties, droits de place et avances sur consommations ;
• explique et fait appliquer le règlement intérieur, remis au chef de famille contre récépissé.

Gestion administrative et comptable

Les mouvements des usagers sont enregistrés dans le logiciel « ATYS - WEB ACCUEIL » mis à disposition par la collectivité. Le titulaire établit notamment :

• le relevé du compteur général d’électricité chaque lundi avant 10h00 ;
• un rapport mensuel avant le 15 de chaque mois, couvrant notamment l’occupation, les encaissements, les mouvements, le temps de présence, les impayés et les troubles ;
• les éléments nécessaires au dispositif A.L.T. les 15 juin et 15 décembre ;
• un compte rendu annuel d’activité et de gestion avant le 30 janvier ;
• tout document demandé par la collectivité dans les 15 jours.

Il informe sans délai la collectivité des dégradations, troubles, impayés, sinistres, dommages ou défectuosités, constitue les dossiers nécessaires aux procédures et organise les réunions semestrielles du comité de suivi.

Les régisseurs, agréés nominativement par le comptable assignataire, tiennent une comptabilité spécifique, reversent les recettes selon la fréquence définie avec celui-ci et conservent les fonds dans le coffre-fort mis à disposition dans l’attente des reversements. Les tarifs fixés par délibération sont appliqués pour les cautions, droits de place, consommations d’eau et d’électricité et réparations imputables aux usagers.

Entretien, maintenance et espaces extérieurs

La collectivité conserve les charges normales du propriétaire, les grosses réparations, les travaux de mise en conformité et de sécurité, les abonnements et consommations d’eau et d’électricité, l’enlèvement des ordures ménagères, la maintenance du logiciel et du matériel informatique, le réseau d’éclairage sur mâts et les vérifications périodiques obligatoires.

Le titulaire prend en charge l’entretien courant, les fournitures et les petites réparations immédiates, notamment en électricité, plomberie, serrurerie et maintenance générale. Il assure :

• le nettoyage régulier du bâtiment d’accueil et des locaux techniques ;
• le nettoyage et la désinfection des cellules sanitaires au minimum une fois par semaine en période d’occupation et après chaque départ ;
• le rassemblement pour collecte, le nettoyage et la désinfection hebdomadaire des poubelles ;
• le ramassage et l’évacuation des détritus dans son périmètre d’intervention ;
• la vérification quotidienne des équipements et les réparations courantes immédiates ;
• le déneigement ou le sablage de la voirie interne lorsque nécessaire ;
• l’entretien et l’arrosage des espaces verts.

La tonte est réalisée pendant toute la période de pousse active, avec une hauteur d’herbe ne dépassant jamais 15 cm. Les déchets de tonte, détritus et herbes projetées sur les surfaces non engazonnées sont évacués. Les arbres tiges font l’objet d’une suppression des rejets et d’une vérification des tuteurs et liens ; les haies de charmille sont taillées 2 fois par an ; les haies vives sont taillées selon les besoins de chaque espèce ; le désherbage est réalisé lorsque la présence et la densité des adventices le justifient, manuellement, mécaniquement ou par traitement réglementaire. Un tableau de bord annuel recense les travaux d’entretien et de réparation réalisés.

Médiation et accompagnement social

Un personnel qualifié, connaissant les populations nomades et leur culture, accompagne les familles, facilite l’accès aux soins, services et dispositifs de droit commun, contribue au lien social, prévient et régule les conflits et alerte les services compétents en cas d’urgence. Le titulaire fait respecter le règlement intérieur et conseille la collectivité.

Les informations nécessaires à la scolarisation des enfants sont communiquées aux services compétents de la Ville dans les 24 heures suivant l’arrivée. Le titulaire accompagne les démarches d’inscription en maternelle et en élémentaire ; pour le collège, les familles sont orientées vers les collèges d’Obernai.

Fermeture, organisation et continuité

L’aire est ouverte toute l’année, avec normalement une à deux périodes de fermeture de 15 jours maximum chacune, définies en concertation pour réaliser les travaux impossibles en présence des usagers. La collectivité peut fermer immédiatement l’aire pour des raisons de sécurité ou d’atteinte grave à l’ordre public.

Le titulaire fournit les moyens humains et matériels appropriés, les fournitures de bureau, produits d’entretien, petit matériel, outillage, téléphonie mobile et véhicules nécessaires. Il présente sa politique de formation et d’accompagnement du personnel et garantit la continuité du service en cas de maladie, absence, congé ou grève.

Les installations font l’objet d’un contrôle par la collectivité au minimum tous les 6 mois en présence du titulaire, ainsi que de contrôles inopinés. Ceux-ci peuvent porter sur la propreté du bâtiment d’accueil, des locaux techniques et sanitaires, les petites réparations, les poubelles, le tartre, les espaces verts, la voirie interne, le déneigement et l’évacuation des détritus.