Fourniture et gestion d’abonnements de périodiques

Le titulaire fournit et gère les périodiques destinés à la lecture publique et à la documentation professionnelle. Le détail quantitatif estimatif répertorie 503 abonnements de lecture publique et 49 de documentation professionnelle. Les abonnements sont pris pour un an, de date à date, sauf indication contraire.

La gestion doit permettre de tenir des comptes séparés et indépendants, notamment pour les deux portefeuilles de la médiathèque et pour les adhérents de la centrale d’achat susceptibles d’utiliser le marché. Le titulaire intègre les abonnements existants à partir des titres, ISSN, éditeurs, périodicités, quantités par compte, adresses de livraison, suppléments ou accès électroniques et dates d’échéance communiqués par l’acheteur. De nouveaux abonnements peuvent être commandés en cours d’année via l’outil ou sur devis.

Suivi et relation de service

Un outil de gestion accessible sur le web assure le suivi en temps réel des abonnements, des réclamations et des statistiques. Il présente notamment les titres et suppléments, ISSN, éditeurs, références d’accès électronique et d’abonné, périodicités, dates de début et d’échéance, prix unitaires HT et TTC, destinations, références de commande et suivi des factures. Une base test et une formation initiale sont prévues ; une formation continue est assurée en cas d’évolution notable de l’outil ou à la demande de la médiathèque. Le titulaire propose également des rencontres professionnelles avec démonstration et initiation aux nouveaux produits ; les frais de déplacement correspondants lui incombent.

Le titulaire désigne un interlocuteur commercial, un chargé de clientèle et un interlocuteur comptable. L’offre commerciale précise l’étendue et la variété du catalogue, la répartition des références par langue, les modalités d’intégration de nouvelles références et l’information sur les nouveautés, cessations, suspensions ou évolutions éditoriales.

Livraison et réclamations

Les livraisons couvrent les destinations du réseau de lecture publique et de la documentation professionnelle. Elles comprennent les titres distribués par voie postale comme ceux livrés par portage spécifique. Les adhérents peuvent communiquer des adresses supplémentaires ; leur création dans l’outil et les démarches auprès des éditeurs sont effectuées dans un délai maximal de 30 jours. Le prix unitaire d’abonnement comprend l’emballage et la livraison.

Les réclamations sont principalement transmises par l’outil, avec possibilité de les adresser par téléphone ou par courriel. Les délais de signalement après non-réception sont de 48 heures pour les quotidiens, 8 jours pour les hebdomadaires, 1 mois pour les mensuels et 2 à 3 mois pour les autres périodicités selon le cas. Le titulaire accuse réception sous 2 jours ouvrés, relance les éditeurs jusqu’à résolution et traite la réclamation dans un délai de 30 jours à compter de sa notification. Le titulaire justifie également de son agrément douanier.

Contraintes d’exécution

Les fonctionnalités de suivi, reporting et échanges doivent permettre une gestion dématérialisée. L’outil doit assurer la séparation indépendante des comptes et satisfaire aux exigences d’accessibilité numérique précisées au marché. Les vérifications quantitatives et qualitatives sont effectuées à l’issue de la période de prestation ; les prestations non conformes peuvent être corrigées, refusées ou admises avec réfaction.