Fourniture et gestion d’abonnements de périodiques

La prestation couvre la fourniture et la gestion d’abonnements de périodiques français et étrangers, scientifiques et généralistes, sur support papier et/ou électronique, quelle que soit leur origine géographique. Elle comprend les abonnements, leur suivi administratif et la distribution aux services destinataires.

Sont exclus les abonnements souscrits dans le cadre de commandes initiées par Couperin ou l’ABES, les publications dont l’éditeur est son propre diffuseur, les publications de sociétés savantes ou d’associations, ainsi que les revues achetées au numéro.

Souscription, continuité et évolution

Le titulaire souscrit et acquitte les abonnements demandés, assure la continuité des abonnements existants et met rapidement en place les nouveaux abonnements. Il reprend les anciens numéros d’abonnement attribués par les éditeurs, suit les échéances et effectue les démarches nécessaires pour éviter toute interruption de livraison.

Pour tout nouvel abonnement non prévu au BPU initial, un devis complémentaire détaillé doit présenter le prix éditeur HT et les frais de gestion associés dans un délai maximal de 15 jours. Les nouveaux abonnements sont alignés sur l’année civile, sous réserve de l’acceptation des éditeurs.

Le renouvellement repose sur un état d’abonnement transmis en juillet, révisé en septembre après suppression ou ajout de titres. Le titulaire fournit un dossier de renouvellement papier et électronique fondé sur les derniers tarifs éditeurs.

Accès électroniques et outil de gestion

Le titulaire fournit les accès aux revues électroniques et précise :

• L’existence ou l’apparition d’une version électronique
• Le caractère couplé ou non de l’offre papier et électronique
• Les tarifs et les conditions techniques d’accès, notamment les licences ou adresses IP
• Les manuels et moyens d’accès au site marchand

Une plateforme web de gestion des abonnements est mise à disposition et le personnel est formé à son utilisation. Elle doit permettre la gestion du portefeuille, des créations et modifications de renouvellements, des réclamations, des relances, des retards, des commandes, des factures et des avoirs.

Distribution, suivi et réclamations

Le titulaire assure la régularité de la distribution, le suivi des abonnements et les relances nécessaires. Il informe de toute nouvelle parution, suppression ou modification de titre, de périodicité, de tarif ou d’offre, désigne un interlocuteur unique et applique le tarif le plus avantageux lorsqu’un tarif préférentiel institutionnel ou public existe.

Les réclamations peuvent concerner la non-réception, les numéros abîmés, la non-conformité de commande ou de facturation et les problèmes d’accès au site web. Le titulaire met à disposition des moyens de réclamation adaptés, traite la demande auprès des éditeurs dans un délai maximal de 8 jours calendaires et en assure le suivi.

Livraisons et contrôles

Les livraisons sont effectuées pendant les jours et heures ouvrables prévus pour chaque campus. Les quotidiens sont livrés le jour même ; les autres périodiques le sont dans un délai maximal de 72 heures après leur date de parution, avec un délai potentiellement plus long pour les revues non européennes.

L’emballage et le transport sont assurés sous la responsabilité du titulaire jusqu’au lieu de livraison, franco de port et d’emballage. Un colis endommagé peut être refusé et renvoyé aux frais du titulaire, avec nouvelle livraison à la charge du titulaire. Les documents présentant une couverture ou des pages déchirées, un problème de pagination ou une non-conformité au bon de commande peuvent faire l’objet d’un ajournement, d’une réfaction ou d’un rejet.

Les abonnements peuvent inclure des périodiques, hors-séries, numéros spéciaux et numéros accompagnés d’un CD ou d’un DVD. Le BPU et le DQE recensent 87 abonnements annuels estimatifs, à raison d’un exemplaire par titre ou offre de titres.