Fourniture et gestion d’abonnements à des publications périodiques

Le titulaire fournit et gère, sur bons de commande, des abonnements à des périodiques français et étrangers, diffusés sur support papier, papier couplé à un abonnement électronique ou uniquement électronique. Les publications doivent être diffusables en France, neuves, en bon état et conformes aux normes en vigueur.

La prestation comprend la reprise et le renouvellement des abonnements existants, la souscription de nouveaux titres, la recherche auprès des éditeurs et distributeurs, le traitement des commandes et la livraison au fur et à mesure des parutions. La continuité des abonnements doit être assurée sans interruption ni doublon, y compris lorsque les échéances ne coïncident pas avec l’année civile.

Référencement et information bibliographique

Le titulaire fournit, à la demande, les informations relatives aux titres commandés :

• ISSN, périodicité, éditeur, format et prix ;
• dates de parution des premiers ou derniers volumes, numéros et millésimes ;
• suspensions temporaires de parution et changements de titre ;
• informations bibliographiques et tarifaires sous une semaine maximum pour un titre absent du catalogue.

Il informe régulièrement la médiathèque de l’évolution de son catalogue, des nouveaux éditeurs et des titres à paraître. Il signale les changements de périodicité, de titre ou d’éditeur, les fusions, scissions et cessations de parution. Les changements doivent être signalés au plus tard avec le premier numéro concerné, tandis que les cessations sont signalées dès qu’elles sont connues. Les propositions de remplacement, les incidences sur les échéances et les modifications de prix doivent également être communiquées. La médiathèque est informée au minimum trois mois avant l’échéance de chaque abonnement.

Interface WEB

Une interface WEB sécurisée, mise à disposition sans frais supplémentaires dans un délai maximal de 15 jours après transmission des paramètres nécessaires, permet notamment :

• l’accès individuel par identifiant et mot de passe, sur les navigateurs courants ;
• le paramétrage de plusieurs comptes et d’un compte superviseur ;
• la recherche multicritère des titres, avec informations bibliographiques, ISSN, éditeur, format, prix HT et TVA ;
• l’affichage des formules d’abonnement, changements de titres et cessations de parution ;
• la création de comptes et sous-comptes par service et gestionnaire, le suivi budgétaire et statistique ;
• la génération de rapports statistiques et de listes filtrables des abonnements.

Le module de réclamations permet la saisie, le suivi, l’accès à l’historique, la consultation des démarches et réponses des éditeurs ainsi que la relance des réclamations non résolues. L’interface conserve l’historique des abonnements, parutions, livraisons et opérations de facturation. Un mode d’emploi en français au format PDF est fourni ; des formations aux outils peuvent être dispensées à la demande.

Suivi contractuel et opérationnel

Le titulaire désigne un représentant habilité pour le suivi contractuel et un interlocuteur opérationnel joignable par téléphone et courriel pendant les heures de bureau, ainsi qu’un remplaçant. En cas de remplacement définitif ou temporaire, il informe la médiathèque sans délai et propose un remplaçant compétent sous 8 jours calendaires ; si la médiathèque récuse l’interlocuteur ou demande son remplacement, un nouveau correspondant doit être proposé sous 30 jours calendaires.

Livraison et distribution

Les livraisons sont assurées toute l’année, y compris en juillet et août, franco de port et d’emballage, en colis fermés. Le titulaire est responsable du conditionnement, du chargement, de l’arrimage, du transport, du déchargement et de la bonne arrivée des périodiques. Il indique pour chaque abonnement le mode de livraison et, le cas échéant, la société de portage.

Les délais, comptés à partir de la date de parution, sont les suivants :

• quotidiens de France et d’Europe : le matin même ;
• quotidiens hors Europe : 15 jours ;
• hebdomadaires, bimensuels, mensuels, bimestriels, trimestriels, semestriels, annuels et biannuels de France et d’Europe : 2 jours ;
• mêmes périodicités hors Europe : 15 jours.

Un fascicule manquant, abîmé ou comportant des pages manquantes doit être fourni ou remplacé sous 72 heures maximum. À défaut, l’échéance peut être reportée ou un avoir établi. Toute difficulté ou impossibilité de livraison doit être signalée sous deux jours. Les colis sont protégés contre l’humidité et la poussière ; les emballages sont collectés pour recyclage ou réutilisation. Les livraisons sont effectuées sur les sites de la médiathèque Jacques-Chirac à Troyes, notamment Troyes-centre, Marots et Chartreux, ou sur tout autre point indiqué dans le bon de commande.

Réclamations et indisponibilités

Le titulaire met en place un contrôle de l’acheminement des fascicules et fournit les informations de suivi. Il adresse une première réclamation à l’éditeur le jour même pour un quotidien et sous deux jours ouvrés pour les autres périodiques. Il apporte la preuve datée de chaque réclamation, poursuit les démarches jusqu’à leur aboutissement et informe le service destinataire par courrier, courriel ou plateforme WEB.

Les numéros réclamés ne peuvent pas être refacturés. En cas d’indisponibilité, d’épuisement ou de réimpression, le titulaire relance l’éditeur jusqu’à réception et informe rapidement la médiathèque, qui peut annuler la commande et s’approvisionner auprès d’un autre fournisseur. Une commande interrompue à la suite d’une non-reconduction doit faire l’objet d’une confirmation écrite et être arrêtée à la date anniversaire ; à défaut, le coût est supporté par le titulaire.