Externalisation de la gestion des ressources humaines et paie en Irak

Recrutement et contractualisation

• Rédaction, conseil juridique et mise en place des contrats locaux (CDD/CDI, période d’essai, modifications contractuelles).
• Formalités d’embauche : enregistrement auprès des caisses de sécurité sociale et administrations fiscales, conservation et mise à jour des dossiers salariés.
• Gestion de la politique d’expatriation (quota d’expatriés 25% calculé sur le personnel de l’entité donneuse d’ordre), prise en charge des procédures et frais liés aux permis de travail et cartes de résidence pour employés non locaux.

Paie et obligations sociales/fiscales

• Calcul mensuel des salaires, élaboration et transmission des bulletins de paie numériques.
• Calcul et paiement des charges sociales et impôts, production des preuves de paiement aux salariés et autorités compétentes.
• Gestion des congés et absences (suivi, calculs, justificatifs), application des règles de congés précisées (ex. suivi annuel/roulant selon réglementation applicable).
• Paiements en devise locale (IQD) ou en USD selon dispositions applicables; coordination des paiements et déclarations conformes à la réglementation locale.

Administration et services associés

• Ouverture de comptes bancaires, inscriptions administratives et fiscales, gestion des remboursements et avantages.
• Option d’assurance santé collective proposée pour salariés et ayants droit avec description des couvertures et modalités d’abonnement/remboursement.

Assistance juridique et audits

• Conseil pré-contentieux en droit du travail et fiscalité, gestion des litiges et harmonisation des pratiques entre Irak fédéral et KRI.
• Accompagnement et fourniture des pièces pour audits internes et externes; mise à disposition d’un auditeur agréé pour vérification de la paie.

Organisation, livrables et reporting

• États financiers détaillés listant salaires, avantages, contributions et impôts versés.
• Équipe dédiée comprenant un point focal administratif, un responsable/Account Manager, un juriste à temps partiel et un auditeur public/accountant pour vérification.
• Présentation des profils (expérience, diplômes, références) pour les intervenants affectés à la mission.
• Gestion documentaire sécurisée, conservation et accessibilité des pièces justificatives pour audits.

Aspects opérationnels et financiers

• Estimation indicative du périmètre : environ 25 postes (+/- 10) répartis par niveaux (cadres, intermédiaires, juniors).
• Transparence sur les frais généraux facturés (overhead) appliqués sur le coût total de la paie par salarié; justificatifs exigibles lors d’audits.

Conformité, sécurité des données et déontologie

• Respect strict des obligations de confidentialité et de protection des données (mécanismes de conformité, rôle de DPO, notification en cas de violation).
• Accès et coopération pour vérifications par auditeurs autorisés; obligations de conformité avec la réglementation locale.
• Cession des droits de propriété intellectuelle sur les livrables au bénéficiaire du contrat et respect d’une charte de conduite/conflict of interest.