Externalisation de la paie et administration du personnel

Cycle mensuel de paie

• Réception des variables de paie fournies par les entités, contrôle, saisie/reprise et traitement des paies selon calendrier mensuel.
• Transmission des variables attendue au minimum 2 jours ouvrés avant la mise à disposition des bulletins.

Production, diffusion et archivage des documents

• Édition des bulletins individuels et des états collectifs conformes aux règles publiques et privées, fourniture des fichiers DSN.
• Remise des bulletins et états sous forme PDF et des exports en Excel pour états de synthèse et contrôles.
• Mise à disposition dématérialisée 24/7 via serveur du titulaire; archivage des éditions et extractions sur le serveur du titulaire.
• Génération des fichiers de virements SEPA, journaux de paie et autres états nécessaires à la comptabilité et au contrôle.

Actions de gestion et suivi

• Gestion de la cohabitation des règles de paie public/privé, gestion des retraites et complémentaires, gestion analytique par service/contrat/zone.
• Traitement des éléments récurrents et exceptionnels (13e mois, primes, absences, IJSS, prévoyance, etc.) et déclinaison des responsabilités sur les données et contrôles.

Infogérance et aspects techniques opérationnels

• Infogérance complète du logiciel de paie et de l'administration du personnel avec hébergement distant (coût inclus dans le cycle mensuel).
• Exigences de sécurité, confidentialité et conformité à respecter pour les échanges et le stockage des données.

Réversibilité

• Préparation et transmission des données et documents RH dans des formats exploitables à la fin du contrat, assistance au transfert et procédures de destruction des données si demandé.

Calendrier et livrables

• Calendrier de démarrage et calendrier mensuel de production des paies avec jalons et délais précis pour transmission, contrôle et validation des bulletins.
• Interfaces et annexes techniques à respecter (vocabulaire, protocole DSN/TXT/SEPA, exigences RGPD, formats de sortie PDF/Excel).