Externalisation de la gestion de la paie et des déclarations sociales

Le titulaire fournit une application de paie, reprend les données et paramétrages existants, puis prépare, établit et contrôle les bulletins et déclarations à partir des informations transmises par les structures. Le périmètre peut aussi couvrir les futures filiales de la CCINCA ayant des effectifs. Les profils comprennent plusieurs conventions collectives, accords d’entreprise et organisations du temps de travail, ainsi que des variations saisonnières ou événementielles.

Reprise et organisation du traitement

• Assurer la compatibilité et les interfaces avec les outils RH, de gestion des temps et comptables ; reprendre le portefeuille avec le prestataire sortant ou le responsable paie.
• Reprendre les paramétrages existants, notamment ceux de My Silae ou Sage 100, en limitant les modifications à celles validées par les RH ; maîtriser les conventions, accords, primes, horaires et statuts applicables.
• Fournir un plan de reprise avec étapes, calendrier détaillé et répartition des rôles ; réaliser une paie test sur un mois. Le changement de prestataire doit préserver la continuité de service, sans interruption ni impact pour les utilisateurs ou salariés.
• Utiliser un logiciel de paie certifié et conforme à la norme DSN, régulièrement actualisé ; permettre l’intégration avec les outils internes RH et comptables.

Les éléments peuvent être saisis sur la plateforme employeur, intégrés depuis la GTA ou transmis par fichier Excel, selon les structures et les traitements concernés.

Gestion administrative et paie

Le titulaire prend notamment en charge les affiliations retraite, mutuelle et prévoyance, la mise à jour du registre unique du personnel, les tests de première paie et le traitement paie des suspensions de contrat. À la sortie d’un salarié, il calcule le bulletin de solde, édite les documents de fin de contrat, émet la DSN événementielle et procède aux radiations auprès des organismes ; le contrôle du solde et de l’attestation France Travail est partagé avec double vérification.

Pour la rémunération, les prestations couvrent le calcul des primes récurrentes et de celles liées à l’activité, l’évaluation et la saisie des avantages en nature, le traitement des augmentations et rappels, ainsi que la saisie des oppositions et pensions alimentaires. Le titulaire contrôle la saisie des acomptes et génère le fichier de virement XML ; le transfert à la banque reste à la charge du client. La gestion des titres-restaurant et des titres de transport est répartie entre client et titulaire selon les structures. Le titulaire traite les éléments du compte épargne-temps avec le client.

Pour les absences, le titulaire calcule les acquisitions et soldes de congés payés et RTT, traite le maintien de salaire maladie et suit les compteurs d’indemnités. Il établit les attestations et DSN événementielles nécessaires aux IJSS et à la prévoyance, saisit les indemnités en paie et réalise les relances prévues auprès des organismes ; la transmission des arrêts et certains dossiers demeurent à la charge du client.

Traitements mensuels, déclarations et livrables

Le planning des traitements est défini conjointement. Le titulaire contrôle les données et les calculs, signale les écarts avec les règles légales, conventionnelles ou les usages, met à disposition les bulletins détaillés et génère les fichiers de virement. Il calcule les provisions pour congés payés et RTT, produit les écritures de comptabilité générale et analytique selon les plans définis, et fournit les livrables post-paie : journal et récapitulatif de paie, écritures par rubrique et états de paiement des cotisations. L’archivage annuel des bulletins et leur mise à disposition dans un coffre-fort numérique sont également prévus.

Les prestations comprennent l’intégration en paie des éléments de participation, d’intéressement et d’épargne salariale transmis par les structures, l’édition des bulletins annexes et l’intégration des données en DSN. Le titulaire réalise la veille légale et conventionnelle, informe des évolutions, met à jour le réglementaire et traite les évolutions convenues des accords et décisions unilatérales. Il établit et fiabilise la DSN mensuelle, traite les anomalies des comptes rendus métier, produit les déclarations trimestrielles, la DOETH via DSN, le solde de taxe d’apprentissage et les déclarations OPCO.

Les délais indiqués après réception des informations sont : éléments variables et entrées/sorties, J-5 ; événements à déclarer, J+2 ; simulations de salaire ou autre bulletin, J-3 ; prélèvement à la source, J-8. Les mises à jour réglementaires sont prises en charge sans surcoût.

Sécurité, suivi et réversibilité

Les traitements, échanges et stockages doivent respecter le RGPD ; l’hébergement sécurisé est prévu en France ou dans l’Union européenne, avec traçabilité des accès et opérations et archivage numérique des bulletins. Les données sont réservées à l’exécution du contrat, sans divulgation ni réutilisation à d’autres fins. Toute sous-traitance requiert l’accord écrit préalable du client.

Les niveaux de service visés sont : taux de bulletins erronés inférieur à 0,5 %, taux de DSN rejetées inférieur à 0,5 %, taux d’erreurs critiques toléré de 0 % et respect des délais trimestriels supérieur à 98 %. Une réunion de suivi mensuelle et un compte rendu des anomalies et actions correctives sont prévus. À la fin du contrat, le titulaire restitue sous 48 h les données de paie sous format exploitable (fichiers paramétrés, historiques, bulletins, DSN, notamment), collabore à la reprise par un nouveau prestataire ou en interne, puis supprime les données après validation du transfert par le client.