Externalisation de la paie

Le titulaire assure la préparation, le traitement mensuel et la transférabilité de la gestion de la paie pour les salariés de droit privé, fonctionnaires, apprentis et stagiaires de Finistère Habitat. La prestation comprend les bulletins de salaire, les déclarations sociales, les écritures comptables, la gestion administrative des événements courants et le conseil associé.

Phase 1 — Préparation et transition

La préparation comprend la revue des processus internes, l’alignement des pratiques, la reprise des données des collaborateurs, la prise en compte de la réglementation applicable, le paramétrage des outils et les tests de bulletins.

Le titulaire réalise notamment :

• la revue des pratiques et l’assistance à la rédaction des procédures ;
• la création des dossiers individuels ;
• le paramétrage du logiciel de paie avec les taux en vigueur et les règles spécifiques de Finistère Habitat ;
• le paramétrage de la solution de remboursement des frais professionnels ;
• l’établissement des bulletins en double avec le prestataire actuel pendant 2 mois, avec fourniture des écritures de paie ;
• l’identification et la correction des anomalies ;
• une réunion de bilan après chaque exercice de paie pendant la période de transfert.

Les données de paie doivent être reprises à compter de février 2027. Un fichier d’intégration des écritures conforme au plan comptable de Finistère Habitat doit permettre les tests dans le logiciel comptable. Le titulaire fournit également un bilan mensuel des anomalies et corrections, puis un bilan général de transition au plus tard le 10 février 2027. Le passage en phase 2 est conditionné à l’absence d’anomalie dans la paie du mois précédent.

Phase 2 — Traitement mensuel de la paie

Un calendrier annuel prévisionnel fixe notamment la transmission des éléments, la mise à disposition des bulletins pour validation et la date de virement attendue. Un calendrier mensuel est ensuite transmis au titulaire, auquel celui-ci doit se conformer.

La prestation comprend :

• un bulletin mensuel pour chaque salarié et agent ;
• les gratifications mensuelles des stagiaires ;
• l’intégration des éléments variables : durée du travail, absences, rémunérations variables, indemnités journalières, primes, congés, arrêts de travail, astreintes, heures supplémentaires et indemnités diverses ;
• l’application des dispositions légales, conventionnelles et particulières convenues ;
• l’application des taux de cotisations salariales et patronales en vigueur ;
• la prise en compte des frais professionnels validés ;
• la détermination du net à payer et l’intégration des évolutions réglementaires ;
• l’établissement des documents associés, notamment les dossiers de solde de tout compte.

Les échanges sont dématérialisés et sécurisés, avec transmission papier sur demande. Le processus prévoit l’envoi des éléments, un premier lot de paies, les corrections, la prise en compte des événements postérieurs, le renvoi des paies et du dossier de paie et de charges corrigés, ainsi que la mise à disposition des fichiers de virement. Ceux-ci comprennent un ordre de virement PDF, un état des paiements PDF et un fichier XML. Les bulletins définitifs corrigés et les fichiers de virements sont mis à disposition au plus tard le 28 de chaque mois. L’accès à l’outil de gestion de la paie est permanent.

Déclarations sociales et comptabilité

Le titulaire établit les déclarations de cotisations périodiques mensuelles ou trimestrielles destinées notamment à l’URSSAF, aux caisses de retraite et de prévoyance et à la médecine du travail. Il établit la DSN mensuelle et les autres déclarations requises, applique les taux en vigueur, respecte les règles de présentation, alerte Finistère Habitat sur les échéances et transmet les données aux organismes concernés.

Il fournit les écritures mensuelles, le journal des salaires, l’état récapitulatif des charges sociales, les listes de règlements et les journaux de paie. Le fichier d’écriture doit permettre l’intégration automatique dans XRP ULTIMATE de CEGID, au format .txt ou .xls, selon le plan comptable général et analytique fourni par le service comptable.

Frais professionnels, accès et interfaces

Une solution informatique permet aux salariés de demander le remboursement de leurs frais professionnels, avec un workflow de validation par la hiérarchie et le service des ressources humaines. Les montants validés peuvent être intégrés aux bulletins mensuels.

L’équipe RH dispose d’un accès à l’outil pour consulter et éditer les données salariés, de paie et de cotisations, effectuer des requêtes et exporter les données au format Excel. La solution doit être interfaçable avec KELIO et prendre en compte les évolutions des formats de fichiers de virement.

Événements administratifs et requêtes

Le titulaire gère les entrées, sorties, maladies, maternités, accidents du travail et absences. Il crée les fiches individuelles, établit les soldes de tout compte et les documents de fin de contrat, dont l’attestation France Travail, le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et le bulletin de paie. Les documents de sortie sont transmis à J+5 du départ effectif.

Il contrôle la cohérence des indemnités journalières et des indemnités de prévoyance avec les montants versés. Les requêtes et éléments spécifiques sont transmis sous 5 jours ouvrés à compter de la demande ; les requêtes du premier envoi mensuel font l’objet d’un contrôle préalable de conformité.

Conseil, veille et paramétrage

Le titulaire répond aux questions relatives à la paie, à l’administration du personnel, aux contrats et aux conventions. Les analyses peuvent prendre la forme de notes argumentées précisant les règles applicables, les écarts conventionnels, les risques, les corrections ou régularisations et les modalités pratiques de mise en œuvre. Le délai est de 24 heures en cas d’urgence ou pendant une période de paie, et de 5 jours hors urgence.

Il informe Finistère Habitat des évolutions législatives et réglementaires, les répercute dans les bulletins, déclarations et autres livrables, signale les anomalies et accompagne les évolutions nécessaires. Le paramétrage est réalisé au début de la mission puis actualisé selon les évolutions de Finistère Habitat et de la réglementation. Le titulaire prend en charge le paramétrage de son logiciel et en vérifie la conformité ; Finistère Habitat prend en charge les actions relevant de KELIO ou de ses solutions comptables.

Phase 3 — Transférabilité

La transférabilité prévoit un transfert de compétences vers les personnes ou la société désignées par Finistère Habitat. Pendant cette période, le titulaire reste responsable de la bonne réalisation de la paie. Il remet et présente la documentation à jour, actualise la base de connaissances et réalise les actions de formation, d’information ou de présentation nécessaires.

À l’issue de la prestation, il remet un compte rendu des actions réalisées, l’ensemble de la documentation à jour et l’historique des données traitées.