Établissement de la paie et déclarations sociales

Il génère et transmet de manière sécurisée le fichier de virements bancaires, le livre de paie, les états récapitulatifs des cotisations par caisse et les déclarations sociales :

• Déclarations URSSAF, prévoyance, mutuelle et retraite ; DSN mensuelles, arrêts de travail et fins de contrat
• Bordereaux mensuels PCMR pour les salariés détachés, dont deux salariés à la date de début du marché
• Déclaration Formation professionnelle
• Déclarations et suivi des demandes de prestations de prévoyance
• Interface avec la CPAM pour les arrêts maladie et accidents du travail, notamment les attestations de salaire

Les bulletins sont transmis sous forme dématérialisée, notamment via Pagga (Lucca), ainsi que sur support papier pour les salariés qui ne souhaitent pas la dématérialisation, estimés à une quinzaine. Le montant des salaires nets à verser est communiqué selon le calendrier de paie, avec un délai de réponse maximal de 24 heures aux demandes techniques du GPIS-GIE.

Administration et paramétrage

Le titulaire crée et paramètre les fiches salariés en cas d’embauche, maintient le plan de paie et prend en compte les accords d’entreprise et leurs évolutions. Les demandes relatives aux embauches, changements de poste, classifications ou rémunérations, saisies à tiers détenteur, primes, soldes de tout compte, remboursements de transport, acomptes et régimes indemnitaires ne sont traitées qu’avec les justificatifs PDF requis, selon la nature de l’opération.

Reporting et accompagnement

Un rapport mensuel porte sur les déclarations des organismes sociaux. La solution permet le reporting social et l’export d’états au minimum au format .xls, notamment pour la BDESE : effectifs, contrats, âges, ancienneté, départs et arrivées, durée du travail, rémunérations, cotisations, primes, indemnités, mutuelle, prévoyance, allègements de bas salaires, taux horaires et coûts de formation.

Le titulaire assure une veille légale et conventionnelle, accompagne le GPIS-GIE dans ses dossiers avec les organismes extérieurs, notamment lors d’un contrôle URSSAF, et gère la relation avec l’éditeur pour les mises à jour fonctionnelles et réglementaires, la maintenance et les modifications de paramétrage. Une permanence estivale doit traiter les urgences.

Sécurité, interopérabilité et continuité

La prestation comprend la sécurisation de l’environnement, des flux et de la plateforme éventuelle, avec cryptage, mots de passe, habilitations et accès différenciés par utilisateur. Elle couvre la protection, la sauvegarde, la restauration et la confidentialité des données conformément au RGPD, ainsi que la maintenance, les prérequis de compatibilité des navigateurs et les procédures de continuité en cas de défaillance ponctuelle de l’outil.

Le responsable de prestation, joignable les jours ouvrés de 10h00 à 18h00, dispose d’un suppléant présentant les mêmes habilitations et le même niveau d’information. Une réunion de lancement définit la reprise, le paramétrage, les transmissions de données et les jalons de validation. Une paie à blanc vérifie le paramétrage avant la première paie réelle. Un comité de suivi trimestriel examine l’exécution, les incidents, les réclamations, les évolutions et le calendrier de paie ; le titulaire transmet un compte rendu d’activité au moins 5 jours ouvrés avant chaque comité et présente notamment les taux d’erreur, de disponibilité, de respect des délais et les délais de résolution.