Étude de faisabilité d’un groupement d’achat de produits locaux

L’étude doit fournir au Département une analyse argumentée et opérationnelle de la création d’un groupement d’achat départemental de produits locaux pour la restauration collective. Elle examine en priorité les collèges publics départementaux, puis, à titre exploratoire, les possibilités d’ouverture progressive à d’autres structures publiques volontaires.

Diagnostic et analyse des besoins

La première phase cartographie les établissements disposant d’une restauration sur place, hors lycées, notamment les écoles, EHPAD et établissements médico-sociaux. Elle établit les volumes de repas à approvisionner et les besoins en produits prioritaires, contraintes logistiques et approvisionnement local. Elle dresse aussi l’état des lieux d’Agrilocal71 : volumes commandés, familles de produits et niveau de développement des filières.

L’analyse s’appuie sur les données Agrilocal71 et Easilys, les historiques de commandes, les informations disponibles sur les établissements et les menus des collèges. Les bases d’achat sont fournies sous forme de tableaux Excel. Les volumes exacts de repas annuels et les détails précis de la logistique des livraisons ne sont pas disponibles à ce stade ; le prestataire peut compléter les données par ses propres recherches.

Étude économique et logistique

L’étude porte sur les familles de produits pertinentes pour la restauration collective. Elle apprécie les coûts généraux d’organisation et de flux, les produits adaptés au groupement et les recommandations d’optimisation des approvisionnements et de la logistique. Elle prend notamment en compte :

• les volumes nécessaires et les conditions d’un approvisionnement régulier, équitable et simple d’accès ;
• l’ajout d’un canal de commande aux commandes Agrilocal et grossistes, et ses effets sur la complexité et l’adhésion des agents ;
• la diversité du tissu local, l’harmonisation des pratiques d’achat et la capacité des acteurs à répondre à la commande publique, notamment en volumes, livraison et prix ;
• l’utilisation d’Easilys dans la structuration du groupement et l’optimisation des flux.

Elle identifie les conditions de réussite en matière de collaboration avec les collèges, partage d’informations, adaptabilité logistique, attractivité pour les fournisseurs et mobilisation des acteurs du projet. L’ouverture éventuelle aux autres structures publiques fait l’objet d’une analyse exploratoire de leurs intérêts, risques, points de vigilance et impacts qualitatifs et quantitatifs.

Structuration juridique, financière et gouvernance

Pour chaque scénario, le prestataire présente le modèle juridique, la gouvernance et les responsabilités des acteurs, les modalités d’adhésion obligatoire ou volontaire et leurs implications organisationnelles et financières. Il examine les modalités de financement à inscrire à la convention constitutive, l’intégration progressive d’autres structures et les ressources humaines nécessaires au pilotage et à l’exécution. Il compare plusieurs options de relation entre le groupement et Agrilocal71, notamment la complémentarité ou l’adossement, sous leurs aspects techniques, juridiques, financiers et de gouvernance. La phase 3 porte sur trois scénarios au maximum ; le COPIL arbitre les scénarios préférentiels pour la phase 4, également limitée à trois scénarios.

Scénarios consolidés et livrables

La phase finale consolide les scénarios retenus et présente, pour chacun, un plan d’action opérationnel avec priorités, étapes et calendrier, ainsi qu’un budget prévisionnel global. Un fichier Excel annexe détaille les projections financières, conserve les calculs et leurs sources et doit pouvoir être repris et modifié par le Département ; le rapport explicite les hypothèses retenues ou écartées et les aléas susceptibles de modifier les projections.

Les livrables comprennent des rapports ou notes détaillés au format Word, des synthèses PowerPoint et, pour chaque phase, des exemplaires papier : cinq pour les rapports et notes, cinq pour les présentations des phases 1 et 2, puis dix pour les présentations destinées au COPIL des phases 3 et 4. La phase 4 comprend cinq exemplaires papier du document de synthèse final et dix de sa présentation.

Le prestataire participe à la réunion de lancement sur site, aux réunions du COTECH et du COPIL et aux restitutions de chaque phase. Les COTECH ont lieu régulièrement, au minimum avant chaque COPIL ; les COPIL se tiennent sur site. Un point d’au moins une heure par visioconférence ou téléphone est prévu au minimum chaque mois. La composition des comités reste à proposer par les candidats. Les travaux prennent en compte la loi Egalim, les normes d’hygiène, de sécurité alimentaire et de traçabilité. L’étude ne porte pas sur la formation des personnels de cuisine, les aspects pédagogiques de l’alimentation ni le contrôle sanitaire des produits.