Expertise comptable et gestion sociale

La comptabilité est tenue selon les règles du droit privé applicables aux GIP, en comptabilité d’engagement, pour un exercice allant du 1er janvier au 31 décembre. La prestation comprend notamment :

• examen des justificatifs, enregistrement dans les journaux et pointage des comptes clients et fournisseurs ;
• affectation analytique des charges et produits par activité, projet, action ou financement ;
• traitement analytique de la paie ;
• rapprochements bancaires et signalement des factures manquantes au plus tard 30 jours après réception des éléments ;
• tenue trimestrielle et révision annuelle du registre des immobilisations ;
• transmission mensuelle, le 15 du mois, des écritures du mois précédent relatives aux salaires, cotisations, taxes, retraite, mutuelle et prévoyance, par service ou projet ;
• tableau annuel de suivi des fonds propres ;
• constitution et archivage annuels du fichier des écritures comptables conforme à la réglementation.

Le dispositif s’appuie sur la solution cloud YOOZ pour les factures fournisseurs et notes de frais. Le périmètre de référence comprend 540 factures fournisseurs et 30 factures de vente traitées en 2025.

Une situation intermédiaire au 30/06/N est établie avec un échange dédié. Les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et l’annexe, à produire au plus tard le 15/04/N. Une présentation préalable est prévue entre la deuxième quinzaine de mars et la première quinzaine d’avril, ainsi qu’un diaporama synthétique destiné au Conseil d’administration et à l’Assemblée générale, à transmettre au plus tard le 02/05/N.

Instances, analyse et conseil financier

L’expert-comptable assiste avec voix consultative aux séances du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale lorsque les sujets financiers de sa mission sont à l’ordre du jour, notamment pour l’adoption et l’approbation des comptes N-1 et le vote du budget prévisionnel N+1. Il présente l’analyse du bilan et du compte de résultat.

Il participe comme expert technique au groupe de travail Finances et Trésorerie, réuni au moins deux fois par an, pour examiner l’analyse financière, la trésorerie, le rythme des subventions, l’analyse budgétaire et les questions à incidence financière.

La mission comprend également l’éclairage technique et stratégique de la gouvernance, l’analyse des impacts financiers et comptables des décisions, des recommandations argumentées, des indicateurs de pilotage et des tableaux de bord. Le titulaire doit alerter le Délégué Général en cas de risque affectant la sincérité des comptes, l’équilibre financier, la soutenabilité budgétaire, la conformité réglementaire ou la fiabilité des informations financières, avec propositions de mesures correctives. Le délai maximal de réponse aux sollicitations particulières est de 5 jours ouvrés.

Mise en place et gestion de la paie

La paie est externalisée sur la base du logiciel SILAE, maintenu dans le cadre du marché. Le périmètre de référence comprend 25 salariés au 1er mai 2026, un établissement et 25 bulletins mensuels ; le bordereau estimatif prévoit 288 bulletins. La convention collective applicable est celle des bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs-conseils et sociétés de conseils du 16 juillet 2021 (IDCC 1486).

Le paramétrage doit intégrer les temps de travail de 35 heures, 39 heures avec 23 jours de RTT et les forfaits annuels en jours, ainsi que les primes, indemnités réglementaires, prime de vacances conventionnelle, prime annuelle de fin d’année, supplément familial de traitement et indemnités kilométriques vélo et véhicule. Les organismes concernés comprennent notamment Malakoff Humanis prévoyance, IRCANTEC et AGIRC-ARRCO.

La phase de mise en place comprend :

• reprise des données existantes dans SILAE ;
• prise en compte des besoins spécifiques et vérification de conformité initiale ;
• création des accès utilisateurs ;
• paramétrage de la convention collective et des accords spécifiques ;
• paramétrage des interfaces salariés, employeur et organismes sociaux ;
• proposition d’une transmission sécurisée et structurée des éléments variables de paie, en remplacement ou en complément du fichier PDF mensuel.

La gestion courante comprend la collecte et l’intégration mensuelles des éléments variables, la vérification de leur complétude et cohérence, le signalement des anomalies sous 24 heures, le calcul des bulletins, les régularisations et le contrôle systématique des rémunérations, minima conventionnels, cotisations, plafonds et assiettes.

La saisie peut être effectuée par le prestataire ou par le GIP via un accès sécurisé, avec profils adaptés, formation initiale et documentation utilisateur. Dans ce second cas, le GIP reste responsable de la saisie et le prestataire conserve un contrôle global avec alerte en cas d’anomalie.

Les bulletins électroniques sont déposés sur Edocperso ou une solution équivalente, au plus tard un jour ouvré avant le paiement, fixé au dernier jour ouvré du mois. Les fichiers de virement des salaires sont fournis au minimum un jour ouvré avant cette échéance. Chaque collaborateur doit pouvoir être rattaché à une ou plusieurs imputations analytiques.

Déclarations, administration du personnel et reporting

Le titulaire produit et dépose les DSN mensuelles, contrôle les données avant envoi et corrige les anomalies signalées. Les DSN événementielles, notamment pour les arrêts de travail et fins de contrat, sont réalisées dans un délai maximal de 5 jours ouvrés à compter de la connaissance de l’événement.

La prestation couvre le calcul et la déclaration des cotisations URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle, prélèvement à la source, formation, logement, DOETH et taxe d’apprentissage, ainsi que la mise à disposition des états de charges détaillés, le suivi des paiements, les attestations de salaire et le suivi des indemnités journalières.

Elle comprend aussi la création et la mise à jour des dossiers salariés, le paramétrage des données contractuelles et administratives, les soldes de tout compte, certificats de travail, reçus pour solde de tout compte, attestations employeur et documents administratifs à la demande.

Les livrables de post-paie comprennent les journaux et livres de paie, états récapitulatifs des charges sociales, fiches individuelles, fichiers de virement des salaires et fichiers de paiement des cotisations. Des reportings mensuels et/ou à la demande présentent notamment la masse salariale brute et nette, les charges sociales, les effectifs en ETP, les entrées et sorties, l’absentéisme et la répartition par catégorie ou service. Les données doivent être exportables dans un format exploitable, notamment Excel, avec extractions personnalisées à la demande.

Assistance, conformité et sécurité

Le titulaire répond aux demandes du GIP sous 48 heures ouvrées, assure l’appui technique sur la paie et les déclarations sociales, informe des évolutions légales, réglementaires et conventionnelles et alerte sans délai en cas de risque de non-conformité, d’erreur ou d’anomalie. Il fournit des recommandations de sécurisation des processus et assure la veille légale et statutaire.

La répartition des responsabilités prévoit notamment que le prestataire assure la reprise des historiques, la veille, la création et modification des dossiers salariés, la préparation et le contrôle des bulletins, les régularisations, les états de gestion et de paiement, les déclarations, les états d’analyse, les soldes de tout compte, les relations avec les tiers et le dépôt des bulletins dématérialisés. Le GIP collecte et transmet les éléments variables, effectue les déclarations obligatoires à l’embauche et valide définitivement les bulletins et leur publication.

Le prestataire est responsable de la conformité réglementaire des traitements ; le GIP est responsable de la fiabilité des données transmises. Les informations financières, comptables, juridiques, organisationnelles et les données des salariés doivent rester confidentielles, sécurisées et accessibles uniquement aux personnes autorisées. Les données ne peuvent être hébergées ou transférées hors de l’Union européenne sans accord préalable écrit et doivent être supprimées ou remises au GIP au terme du marché.