Enquêtes administratives

Le titulaire conduit, sur bons de commande, des enquêtes complètes lorsque les moyens internes ne suffisent pas ou qu’une intervention tierce est préférable. Elles peuvent relever d’un cadre disciplinaire, d’une alerte éthique, d’un dysfonctionnement ou d’un incident. Chaque commande porte sur une enquête dans son intégralité, sans découpage de ses phases entre plusieurs titulaires.

Investigations et garanties

L’enquête vise à établir la chronologie et la matérialité des faits, recueillir des éléments objectifs, analyser le contexte organisationnel et les relations individuelles ou collectives, déterminer les responsabilités et, le cas échéant, qualifier les manquements, y compris juridiques. Des préconisations doivent contribuer à prévenir la répétition des faits. L’examen est mené à charge et à décharge, dans le respect du contradictoire, avec objectivité, loyauté, neutralité, rigueur, impartialité et écoute.

• Les enquêteurs peuvent entendre toute personne utile, y compris sur son lieu de travail. Chaque audition donne lieu à un procès-verbal signé par l’enquêteur et la ou les personnes entendues.
• Ils peuvent étudier et demander les documents utiles, quel qu’en soit le support, notamment papier, électronique ou messagerie. Au début de l’audition, la personne est informée du délai pour remettre des documents ; elle peut aussi fournir des documents ou un mémoire pendant l’audition. Les enquêteurs n’ont pas accès aux dossiers individuels des agents.
• L’accès aux locaux professionnels est possible après information préalable du responsable du site sur la date et les raisons de la visite. Des explications et, si nécessaire, des photos peuvent être recueillies ; les personnes présentes sont informées de la prise de vue et de la possibilité qu’elle figure dans un document administratif.
• Les enquêteurs remettent une déclaration sur l’honneur d’absence de conflit d’intérêts direct ou indirect à l’égard de la collectivité, des lanceurs d’alerte, des victimes présumées et des agents mis en cause. Ils alertent le commanditaire dans les meilleurs délais si une décision urgente paraît nécessaire, notamment une mesure conservatoire ou un dépôt de plainte.

Étapes et livrables

Une réunion de cadrage ouvre la mission. Une réunion intermédiaire peut être organisée à la demande de la DSGAT ; une réunion de restitution intervient à l’issue des investigations pour présenter les conclusions. Le rapport expose le déroulement de la mission et répond de manière circonstanciée à son objet. Il est accompagné des pièces utiles à la démonstration des faits et des procès-verbaux d’audition signés. Il est transmis par courriel, en PDF non modifiable, aux destinataires désignés lors du cadrage.

La mission doit être prise en charge dans les 5 jours ouvrés suivant la saisine. L’enquête est réalisée dans un délai de 2 mois : un mois entre le bon de commande et la réunion de restitution, puis un mois entre cette réunion et l’envoi du rapport avec ses pièces et annexes. Une prolongation pouvant aller jusqu’à 3 mois peut être accordée avec l’accord explicite du Département, en cas de cause non imputable au titulaire ou de complexité de l’enquête.

Le titulaire respecte les obligations de confidentialité et de protection des données personnelles ; les transmissions de données à des tiers qui ne respecteraient pas la réglementation applicable sont interdites. La sous-traitance d’une partie des prestations est possible sous réserve de l’acceptation du sous-traitant et de l’agrément de ses conditions de paiement ; une déclaration DC4 décrit notamment les prestations concernées.