Émission et livraison de chèques d’accompagnement personnalisé

Le dispositif concerne les allocations mensuelles temporaires (AMT) de l’aide sociale à l’enfance et les secours d’urgence (SU). D’autres fonds pourraient être intégrés en partie au dispositif. À titre indicatif, les données fournies font état d’environ 2 400 bénéficiaires annuels des secours d’urgence et de 540 bénéficiaires des AMT. Les secours sont principalement utilisés pour l’alimentation, l’énergie et divers frais ; les AMT couvrent l’alimentation et les produits d’hygiène de première nécessité.

Le titulaire émet des CAP nominatifs conformément aux décisions des agents et élus habilités. Chaque titre papier a une valeur faciale de 10 €. Une possibilité de délivrance dématérialisée doit pouvoir être proposée, dès maintenant ou ultérieurement.

Contenu, validité et acheminement

Les titres portent de manière visible le nom et le logo du Département, les nom et prénom du bénéficiaire, la date de validité, un moyen de contacter le titulaire, les familles de dépenses autorisées et toute information permettant d’identifier le bénéficiaire en cas de perte. Les couleurs respectent la charte graphique du Département.

Les CAP papier sont adressés directement au bénéficiaire par voie postale, sous enveloppe simple et banalisée. L’envoi intervient au plus tard dans les deux jours ouvrés suivant la commande ; sa date est consultable sur la plateforme. Si le bénéficiaire ne reçoit pas ses titres, le titulaire les désactive et en livre de nouveaux sans nouvelle commande, à ses frais. En cas de perte, disparition ou vol pendant l’acheminement jusqu’au Département, le remplacement et la livraison sont effectués sous 48 heures ouvrées à compter de la réclamation.

Les titres sont utilisables pendant l’année civile en cours ; ceux émis à compter du 15 novembre peuvent aussi être utilisés l’année suivante. Ils ne sont utilisables qu’en France métropolitaine. Le titulaire met à disposition un réseau de commerçants affiliés suffisamment maillé et décrit le réseau existant ainsi que les modalités prévues pour le développer.

Commandes et gestion numérique

Les commandes sont passées par des agents désignés, au moyen d’un flux informatique sécurisé, et sont validées par un accusé de réception du titulaire. Les circuits AMT et SU sont séparés, avec trois profils d’accès (AMT, SU et AMT/SU), des accès individuels nominatifs et une authentification conforme aux exigences de l’ANSSI. Les deux aides donnent lieu à une facturation distincte.

Le titulaire fournit en mode SaaS une plateforme de gestion et de suivi des commandes par usager, de l’utilisation des CAP et de statistiques globales et par aide. Elle reste accessible pendant l’exécution, hors maintenances signalées ; en cas d’indisponibilité, le titulaire rétablit le service dans les meilleurs délais. Une plateforme téléphonique ou informatique identifiée permet aux agents de solliciter le titulaire.

L’architecture et les protocoles sécurisés proposés respectent les normes du Département et sont soumis à sa validation formelle. Le titulaire met à disposition un environnement de préproduction pour la recette technique et fonctionnelle, puis un environnement de production après validation. Les tests couvrent le cycle complet, de l’intégration du fichier de commande à l’émission de chèques à blanc, avec au moins deux jeux d’essais. La mise en place et l’exploitation des plateformes relèvent du titulaire.

Accompagnement, pilotage et contrôles

Le titulaire désigne un interlocuteur unique, une équipe identifiée et les moyens d’assistance associés. Une formation des agents à l’extranet peut être nécessaire et doit être décrite dans l’offre. Les réunions techniques de pilotage sont trimestrielles ; un bilan intermédiaire est prévu au bout de six mois. Le titulaire rédige les comptes rendus dans les deux jours ouvrés suivant les réunions. Le Département peut demander les informations utiles au suivi et contrôler la qualité d’exécution.

Avant le 30 mars de l’année suivante, le titulaire transmet un état financier des CAP non utilisés et périmés, qui sont remboursés au Département. Les factures sont transmises exclusivement par Chorus Pro.