Émission et gestion de titres‑restaurant dématérialisés

Livraison, commandes et flux opérationnels

• Gestion des commandes par bons de commande successifs ; exécution des commandes selon périodicité choisie (mensuelle, pluri‑mensuelle ou occasionnelle).
• Livraison des cartes aux adresses indiquées par les structures adhérentes ; le titulaire doit préciser ses délais de livraison contractuels.
• Traitement des flux de commandes, émission des titres, gestion des envois et traçabilité des livraisons.

Outils, accès et accompagnement

• Mise à disposition d'une plateforme de commande pour les gestionnaires (ergonomie, traçabilité, profils utilisateurs) et d'un espace en ligne/application pour les bénéficiaires (consultation, tutoriels, FAQ).
• Accompagnement au paramétrage, guides, assistance et hotline avec engagements de service (taux de décroché, délais de réponse) et support pour la mise en œuvre.

Pilotage, reporting et indicateurs

• Fourniture d'indicateurs de suivi, modalités de pilotage (réunions, comités, reporting réguliers) et rétroplanning de déploiement.
• Outils de suivi des émissions, listes des bénéficiaires, historiques et reporting d'utilisation.

Sécurité, conformité et traitement des données

• Dispositifs de sécurisation physique et logique des titres (mesures antifraude, procédures en cas de perte/vol, procédures d'échange pour titres périmés ou détériorés).
• Hébergement des données et chiffrement des flux, journalisation des accès et conformité au RGPD.
• Description des garanties en cas de vice de fabrication et modalités de prise en charge/échange.

Gestion des incidents et remboursements

• Procédures de traitement des titres non utilisés, perdus ou périmés incluant remboursement ou réémission ; description des délais et modalités de traitement des incidents.
• Modalités et coûts associés aux retours/échanges à prévoir et à préciser dans l'offre.

Réseau d'acceptation et volumes

• Fourniture d'une cartographie/liste des établissements acceptant la carte, avec précision sur l'acceptation papier vs dématérialisée.
• Absence d'engagement de volume minimum ; les quantités varient en fonction des commandes des structures adhérentes.

Facturation et pièces justificatives

• Fourniture des éléments nécessaires à la facturation pour chaque envoi : listing nominatif (nombre et numéros des titres émis, nom/prénom, date d'envoi) pour permettre la facturation individuelle par structure.
• Modalités de facturation à préciser selon les règles de la structure gestionnaire.