Émission et gestion de CESU préfinancés

L’émetteur reprend le dispositif de CESU préfinancés déjà utilisé pour l’APA et le déploie pour la PCH, en mode emploi direct comme mandataire. Les titres permettent au Département, après désignation des bénéficiaires, de régler en son nom et pour son compte des prestations sociales en nature. Pour l’emploi direct uniquement, le dispositif s’articule avec le tiers payant des cotisations sociales auprès de l’Urssaf service CESU.

Le périmètre concerne 2 498 bénéficiaires de l’APA (juillet 2026) et 729 bénéficiaires de la PCH (décembre 2025). Les CESU sont émis en format papier ou dématérialisé (eCESU).

Émission des titres et gestion des commandes

Le Département transmet chaque mois un ou plusieurs fichiers de commande. L’émetteur produit les titres à partir des prestations et des heures indiquées, selon les modalités de regroupement définies par le Département. Il prend également en charge les commandes partielles de réédition et la proratisation des heures lorsque la date d’effet d’un plan intervient en cours de mois.

Les titres et carnets doivent être personnalisables selon les demandes du Département. Chaque titre comporte notamment l’identité et le logo de la collectivité, le dispositif (APA ou PCH), le mode d’intervention, la période de prestation, le nombre d’heures ou leur regroupement, la valeur faciale, le numéro du chèque, les informations du bénéficiaire et la date limite de validité. Les couvertures des carnets distinguent l’emploi direct du mode mandataire ; les carnets incluent des informations sur les démarches Urssaf, la plateforme téléphonique et le CRCESU. Toute modification de maquette est soumise à l’accord du Département ; les visuels des carnets sont présentés avec un bon à graver pour validation au démarrage et lors de chaque modification.

Par défaut, les commandes donnent lieu à des titres papier. Le bénéficiaire peut choisir le eCESU depuis son espace sécurisé ; ce choix s’applique dès la commande suivante. Le retour au papier est demandé au Département, qui le valide auprès de l’émetteur. Le format dématérialisé doit aussi pouvoir être choisi auprès du Département et transmis dans le fichier de commande, à sa demande.

• Les titres papier sont produits et mis en poste sous 6 jours ouvrés au maximum après validation de la commande. Ils sont expédiés en courrier simple, aux frais de l’émetteur, au domicile du bénéficiaire ou de son représentant légal, sur le territoire national. Les chéquiers d’un même bénéficiaire sont regroupés en un envoi lorsque possible ; sinon, le premier envoi signale le suivant. Les plis non distribués sont signalés au Département au moins chaque semaine.
• Les eCESU sont crédités sur l’espace du bénéficiaire sous 3 jours après validation de la commande. L’espace permet leur utilisation pour rémunérer le salarié et doit être accessible 24 h/24 et 7 j/7.
• En cas de perte, vol ou non-réception de titres papier, l’émetteur peut faire opposition, réimprimer les titres et les réexpédier à la demande du bénéficiaire ou du Département. Il gère également l’annulation et le suivi des CESU.

Remboursements et suivi

Au plus tard le 30 avril de chaque année, l’émetteur rembourse au Département, par virement au compte du Trésor, les CESU du millésime précédent qui n’ont pas été présentés à l’encaissement, sont périmés ou ont été annulés. Il transmet avec le remboursement un état détaillé par bénéficiaire et par mois, comprenant notamment les volumes et montants émis, encaissés, non encaissés, périmés ou annulés.

L’émetteur fournit des statistiques et tableaux de bord mensuels sur les commandes, livraisons et consommations, ainsi que les chèques réédités et encaissés. Il transmet un fichier mensuel détaillé des titres encaissés et produit, à la demande, des analyses distinguant APA/PCH et emploi direct/mandataire, ainsi que des indicateurs de non-consommation.

Un extranet réservé aux services du Département permet de consulter les CESU émis, annulés ou encaissés, d’effectuer des recherches et de télécharger les données dans un format compatible avec un tableur. Hébergé par l’émetteur, il fonctionne en full web, sans installation de logiciel client ni extension de navigateur ; les accès sont individuels et sécurisés par HTTPS et mot de passe. Sa disponibilité est assurée les jours ouvrés de 8 h à 18 h ; la garantie de rétablissement est de 24 heures. Toute maintenance entraînant une indisponibilité est annoncée au moins une semaine à l’avance.

Assistance aux bénéficiaires et communication

L’émetteur assure une plateforme d’écoute gratuite, accessible au moins du lundi au vendredi et au moins 7 heures par jour. Elle informe et accompagne les bénéficiaires et les intervenants sur les CESU, les démarches d’affiliation, les espaces en ligne, les oppositions, les réémissions et les anomalies. L’équipe dédiée est dimensionnée pour répondre aux sollicitations ; l’interlocuteur de projet répond par courriel aux questions du Département sous 48 heures au maximum.

À la demande du Département, l’émetteur contribue aux supports d’information sur l’utilisation des CESU et eCESU, leur encaissement et les démarches Urssaf. Il fournit les informations techniques en langage clair et prend en charge l’impression et l’affranchissement des documents d’information du Département, dont le kit joint au premier chéquier et remis à tout nouvel entrant. Il réalise et gère également les outils numériques destinés aux bénéficiaires et salariés. Un temps annuel d’information des professionnels et partenaires est prévu en coordination avec la Direction autonomie.

Interfaces informatiques, maintenance et sécurité

L’émetteur intègre les fichiers de commande mensuels provenant de l’environnement SOLIS et produit un fichier mensuel de retour relatif à la consommation des CESU. Les échanges de données nominatives s’effectuent via la plateforme SFTP du Département ou une autre plateforme sécurisée assurant l’authentification et le chiffrement des flux. L’émetteur met en place et exploite les interfaces nécessaires, ainsi que deux environnements : recette et production. La recette vérifie le cycle allant de l’intégration du fichier de commande à l’émission de chèques CESU vierges, avec au moins deux jeux d’essais.

Il assure la maintenance corrective et adaptative, les corrections d’anomalies et les adaptations réglementaires. Les évolutions demandées sont validées par le Département en recette avant mise en exploitation. En cas de dégradation des temps de réponse, la remise en conformité intervient sous 30 jours calendaires ; l’émetteur informe six mois à l’avance de la fin de maintenance d’une version logicielle et accompagne chaque nouvelle version de la documentation actualisée.

Les outils destinés aux usagers respectent les critères d’accessibilité du RGAA. Les systèmes mobilisés respectent les exigences applicables du RGS et les recommandations pertinentes de l’ANSSI ; l’émetteur protège la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité, la traçabilité et l’authenticité des informations. Tout incident de sécurité susceptible d’affecter le marché, les données ou les systèmes du Département est signalé dans les 24 heures suivant sa détection, avec sa nature, son périmètre, ses conséquences identifiées ou présumées et les mesures correctives engagées. À la fin du marché, l’accès à l’extranet est maintenu jusqu’à péremption des chèques émis et l’émetteur fournit l’historique complet ainsi qu’un plan actualisé de réversibilité des données.

L’émetteur réalise deux enquêtes de satisfaction au cours du marché, à raison d’une par période de deux ans, selon une méthodologie élaborée avec le Département.