Gestion des chèques emploi service universels préfinancés

Le titulaire gère les chèques emploi service universels « services à la personne », sur support papier ou dématérialisé selon le choix du bénéficiaire : émission, remise aux agents, information sur le dispositif et production de données de suivi. L’aide est financée intégralement par l’employeur ; l’éligibilité et le montant attribué sont déterminés et validés par les gestionnaires de l’administration, non par le prestataire. Le CESU a une valeur faciale de 20 €.

Titres et espaces numériques

Les CESU papier sont personnalisés avec le nom et le prénom du bénéficiaire, la valeur faciale en noir et blanc, le nombre de titres par carnet, le millésime, l’identité du financeur (« Ministères sociaux »), une Marianne et le logo transmis par l’administration. Les informations des titres et leurs modalités d’utilisation doivent aussi être accessibles dans l’espace personnel sécurisé. Le prestataire assure la traçabilité et le contrôle des opérations, de l’émission au remboursement.

Pour les e-CESU, l’espace personnel permet au bénéficiaire de suivre l’utilisation de son aide et de payer en ligne les intervenants. Un dispositif simplifié d’échange entre formats papier et dématérialisé est mis à disposition des gestionnaires, en ligne et/ou par formulaire.

Outils de gestion et accompagnement

Le prestataire met en place un extranet sécurisé pour les gestionnaires, comprenant au minimum le suivi en temps réel du statut des demandes, la validation des commandes consolidées, l’historique par campagne, structure et bénéficiaire, et le téléchargement de fichiers. Il crée trois profils administrateurs pour les agents habilités de l’administration centrale et identifie les codes clients des services de rattachement.

Sont également attendus un interlocuteur administratif et commercial unique et une adresse générique pour les difficultés, une plateforme téléphonique pour les gestionnaires et les bénéficiaires, ainsi que des supports dématérialisés d’information : dépliants sur l’affiliation au CRCESU et le paiement d’un salarié en CESU, présentation pédagogique du dispositif et foire aux questions. Un modèle de CESU et de carnet est soumis à validation de l’administration avant toute commande. Une restitution type des demandes est créée sur fichier Excel ou support équivalent.

Commandes, remise et suivi

Les gestionnaires vérifient l’éligibilité, complètent les formulaires et transmettent les commandes au prestataire. Celui-ci consolide les demandes, transmet le relevé mensuel au bureau prescripteur, puis met en production les commandes validées en indiquant le format choisi par chaque agent. Les CESU papier sont envoyés par courrier simple au domicile du bénéficiaire ; les titres dématérialisés sont remis sur les comptes des bénéficiaires. Le délai maximal entre réception d’un fichier validé et émission ou expédition est de 10 jours ouvrés, sauf force majeure.

Le titulaire informe les bénéficiaires, avant le 31 janvier de chaque année, des échanges de titres périmés. Les CESU périmés ou proches de l’être sont transmis par le bénéficiaire avant le 15 février de l’année suivante et échangeables jusqu’au dernier jour de février. L’attestation fiscale est mise à disposition au plus tard le 15 juin de l’année suivante. Pour les pertes ou vols antérieurs à la remise, le titulaire réémet et remet les titres à ses frais, dans un délai maximal de 10 jours ouvrés après demande complète du gestionnaire. Il reçoit et instruit les réclamations pendant la période complémentaire comprise.

Restitutions et comptes

Les restitutions doivent être adaptables et permettre des extractions par service, niveau national et type de CESU. Le titulaire produit les pièces de reddition des comptes : arrêté provisoire au 31 décembre, pièces transmises au plus tard le 20 janvier suivant, puis reddition définitive au 30 avril. Un reporting consolidé, au moins annuel et sur demande, détaille les émissions par format et entité, les délais moyens d’émission, le taux de commandes traitées dans les délais et les volumes et délais moyens de traitement. Les frais de gestion sont facturés à l’administration centrale, sauf ceux de l’INTEFP, facturés à cet institut ; les valeurs faciales sont facturées aux entités de rattachement des bénéficiaires.