Distribution des calendriers de collecte des ordures ménagères

La prestation consiste à distribuer chaque année, dans toutes les boîtes aux lettres du territoire, les calendriers personnalisés selon les zones de collecte, accompagnés d’un courrier. La distribution couvre l’habitat vertical et horizontal, les pavillons, commerces, entreprises, sociétés, centres-bourgs, lieux-dits, lotissements, habitats isolés, fermes, hameaux et zones d’activités économiques. Les boîtes portant une mention « Stop pub », « Oui Pub » ou refusant les supports publicitaires sont également incluses.

Le territoire est actuellement découpé en une vingtaine de zones de collecte. Un nouveau découpage pourra être transmis après validation. Le titulaire fournira une estimation du nombre de boîtes aux lettres par zone.

Supports et réception

Chaque calendrier est accompagné d’un courrier ; les deux supports sont insérés dans une enveloppe d’environ 229 × 332 mm, pour un poids total estimé à 200 g. Les enveloppes sont distribuées en solo exclusivement.

Les documents sont livrés directement par l’imprimeur au titulaire. Celui-ci vérifie les quantités reçues au regard du bordereau de livraison, en assure la garde dès réception et assume la responsabilité des détériorations pendant cette période. Les documents ne doivent pas dépasser des boîtes aux lettres afin d’éviter leur dégradation par intempéries.

Délais et distributions complémentaires

La distribution doit être achevée au plus tard à la fin du mois de décembre. Le délai entre le début et la fin de distribution ne peut excéder 20 jours ouvrés, sauf conditions exceptionnelles précisées lors de la commande.

En dehors de la campagne annuelle, des distributions ponctuelles de flyers, dépliants ou courriers peuvent être demandées sur les différentes zones.

Suivi, qualité et réclamations

Le titulaire met à jour chaque année ses fichiers de distribution et informe en temps réel l’Agglomération des difficultés rencontrées et de leurs incidences. Après chaque campagne, il transmet par courriel un bilan quantitatif et qualitatif comprenant notamment les retours, difficultés, anomalies et événements notables.

L’Agglomération contrôle la distribution auprès d’une cinquantaine d’adresses. Les anomalies sont communiquées au titulaire dans un délai maximal de 5 jours ouvrés à compter de la dernière date de distribution, avec les adresses, numéros de rues et communes concernées. Le titulaire vérifie systématiquement ces anomalies sur le terrain et en explique les causes.

En cas de réclamation, il reboîte toutes les adresses et rues signalées dans les 24 heures, puis confirme par courriel au service communication ou au service collecte la réalisation de la nouvelle distribution. Il met en place des procédures destinées à éviter la répétition des problèmes constatés.

Organisation attendue

Le titulaire assure la formation de ses équipes afin de préserver l’image de l’Agglomération. L’offre doit notamment préciser :

• le nombre de boîtes aux lettres répertoriées et le traitement des habitats collectifs ;
• l’organisation de la distribution, le site de dépôt et de départ, les effectifs mobilisés et leur statut d’emploi ;
• la formation, l’encadrement, les moyens humains et techniques, ainsi que les outils de suivi et de restitution ;
• les actions correctives prévues en cas de boîtes aux lettres non distribuées.

Des réunions préalables de présentation du dossier sont organisées avec le service de collecte des déchets ; la présence du titulaire est obligatoire.