Dispositif d’appui-conseil aux services déconcentrés et décentralisés du MENRS du Burundi

La prestation consiste à mettre en œuvre des missions régulières d’appui-conseil auprès des structures centrales, déconcentrées et décentralisées du Ministère de l’Éducation Nationale et de la Recherche Scientifique du Burundi (MENRS), en coordination avec l’AFD et les référents du projet PAQABU. Elle vise le renforcement des capacités en gestion administrative, financière et comptable, sans réaliser un audit ni émettre d’opinion sur les comptes.

Les interventions combinent revue des pratiques, accompagnement opérationnel de proximité, contrôle ponctuel, coaching, formation et transfert progressif de compétences. Les travaux de préparation et de rapportage peuvent être effectués à distance, mais chaque mission comprend une présence effective sur le terrain.

Axes d’intervention

• Gestion des subventions des DPE, DCE, services d’inspection, lycées à section pédagogique et réseaux scolaires : exécution et justification des dépenses, tenue des journaux de banque et de caisse, traçabilité et conformité des dépenses.
• Rapportage financier : analyse des rapports financiers et d’exécution, appui à leur élaboration, organisation et archivage des pièces justificatives.
• Contrôle interne et gestion des risques : évaluation du dispositif existant, analyse des procédures administratives, financières, comptables et opérationnelles, identification des insuffisances et actualisation des outils de contrôle.
• Accompagnement de proximité : visites auprès des DPE, DCE, services d’inspection et établissements scolaires, appui direct aux équipes et harmonisation des pratiques.
• Marchés et conformité : évaluation des procédures de passation utilisées par les structures au regard du code des marchés publics burundais et proposition d’améliorations.

Vérifications et recommandations

Sur un échantillon représentatif de structures et de sources de financement, défini avec l’Action Gestion Matérielle et Financière, le cabinet devra notamment :

• vérifier l’effectivité et la traçabilité des transferts de fonds entre les niveaux central, provincial, communal et, le cas échéant, scolaire ;
• analyser la documentation comptable, les pièces justificatives, leur archivage et les rapports financiers ;
• examiner la conformité des dépenses avec les procédures nationales, les règles du mécanisme de subventions PAQABU et les plans d’action des structures ;
• suivre la mise en œuvre des recommandations antérieures et proposer des mesures correctives complémentaires ;
• formuler des recommandations pour améliorer les pratiques, renforcer les contrôles internes et réduire les risques fiduciaires.

Ces travaux ne se substituent ni aux audits externes annuels ni aux contrôles des corps de contrôle nationaux.

Formations et outils

Le titulaire conçoit et anime des formations ciblées selon les besoins constatés : régularité de la dépense, archivage, analyse des risques fiduciaires, contrôle de conformité et utilisation des guides, canevas de rapportage, check-lists, fiches de contrôle, matrices de vérification et outils de suivi. Les référents centraux du projet PAQABU sont associés à ces actions.

Le dispositif prévoit une mission de cadrage, des missions d’accompagnement et une mission finale de bilan et de capitalisation. Le séquencement indicatif comprend trois missions en 2027, trois en 2028 et une mission finale en 2029, chacune estimée à 10 jours ouvrés sur le terrain. Le contenu précis peut être ajusté avec le MENRS et l’AFD selon les constats précédents.

Livrables et pilotage

Les livrables comprennent :

• une note de préparation avant chaque mission, avec programme, échantillon de structures à visiter et actions de formation éventuelles ;
• un rapport de cadrage pour la première mission, avec état des lieux, outils applicables, plan de travail et plan de renforcement des capacités ;
• un rapport synthétique après chaque mission d’accompagnement, avec constats, recommandations, suivi des recommandations antérieures, formations réalisées et outils produits ou actualisés en formats modifiables ;
• un rapport final de bilan et de capitalisation, avec évaluation des progrès, consolidation des outils et recommandations de pérennisation.

Un comité de suivi réunit notamment l’AFD, le Secrétaire Permanent du MENRS, l’Action Gestion Matérielle et Financière, l’Inspection Générale du Ministère et l’équipe PAQABU. Le cabinet prépare et anime ses réunions et produit les comptes rendus et relevés de décisions.