Fourniture de denrées alimentaires

La prestation couvre l’approvisionnement, le stockage, le conditionnement et le colisage, le transport et la livraison de denrées alimentaires diverses, ainsi que la gestion des litiges et des informations de suivi. L’offre doit répondre à des exigences qualitatives élevées et intégrer des produits issus de l’agriculture biologique et « EGalim ».

Le titulaire met à disposition un portail de commande accessible 24 h/24 et 7 j/7, avec un compte par formation cliente. Chaque produit présenté comprend une photo et une fiche ou des informations techniques permettant d’en apprécier la qualité : provenance, certifications et labels, modes de production et mentions réglementaires INCO, notamment allergènes, déclaration nutritionnelle et origine. Le portail indique les unités de commande et de facturation ainsi que les quantités correspondantes. Les commandes complémentaires et ajustements peuvent être traités par téléphone ou courriel ; les commandes téléphoniques sont confirmées par écrit. Le titulaire accuse réception et confirme la disponibilité ou sollicite l’accord du client pour toute substitution.

Les délais de commande varient selon les produits : commande jour A pour livraison jour B (jour ouvré suivant) pour les produits conventionnels et les fruits et légumes ; jour C (deuxième jour ouvré) pour les produits labellisés et biologiques hors viandes biologiques, ainsi que pour les viandes labellisées non biologiques ; jour D pour les viandes biologiques, par exemple une commande le lundi pour une livraison le jeudi. Des délais maximums de résolution de 24 heures s’appliquent aux problèmes de fonctionnement du portail ou de perte d’identifiants.

Gamme, substitutions et conformité

Les produits doivent respecter la réglementation en vigueur. Les substitutions exigent l’accord exprès et écrit de la formation cliente ; elles doivent présenter des caractéristiques techniques et qualitatives équivalentes, au même prix, sans diminution de qualité ni surcoût. Une substitution définitive est accompagnée du produit et de sa fiche technique ou recette. Le catalogue peut également proposer des produits nouveaux et une offre de marée du jour.

Conditionnement, transport et réception

Les emballages primaires doivent être adaptés à l’usage prévu, testés pour cet usage et protéger les denrées de la contamination pendant leur conservation. Les matériaux ne doivent pas altérer les aliments et doivent respecter les exigences réglementaires de sécurité et de migration. Les colis sont conditionnés pour résister au transport, au stockage sur palettes et aux manutentions. Les livraisons sont effectuées franco de port et d’emballage ; un protocole de déchargement est établi avec chaque formation cliente avant le début des prestations.

Le transport s’effectue dans un camion multi-température compatible avec les produits. Les véhicules disposent d’un enregistrement fiable et périodiquement vérifié des températures ; les relevés sont transmis sur demande sous 48 heures. Les engins restent clos et verrouillés pendant le transport, hors livraison. Les étiquettes comportent les mentions légales et l’identification anonymisée du destinataire, sans référence permettant d’identifier le client. Les jours et créneaux de livraison sont convenus avec chaque formation cliente ; le titulaire remet un bordereau de livraison non valorisé par commande, ajusté aux produits réellement livrés, avec notamment les quantités, codes articles et, pour les produits concernés d’origine animale, numéros de lot et DLC.

À réception, des vérifications quantitatives et qualitatives portent notamment sur les documents, la conformité à la commande, les colis, les lots et les températures. Une défectuosité non décelable au contrôle initial peut être signalée dans les deux jours ouvrables suivant la livraison. La reprise ou la destruction des marchandises concernées est à la charge du titulaire ; une reprise demandée doit intervenir sous deux jours ouvrables.

Sécurité sanitaire, traçabilité et suivi

Le titulaire met en place un système de management de la qualité, un plan de maîtrise sanitaire et des autocontrôles analytiques fondés sur les principes HACCP, couvrant matières premières et produits livrés. Les procédures comprennent notamment le référencement des fournisseurs, l’hygiène du personnel, la surveillance des points critiques, la gestion des corps étrangers, des produits non conformes, des retraits-rappels et des risques, ainsi que le plan de continuité d’activité. Les non-conformités donnent lieu à des actions correctives enregistrées.

La traçabilité couvre réception, production, transformation et distribution. Les informations de traçabilité amont et aval doivent pouvoir être communiquées sous quatre heures maximum. Le titulaire adresse un reporting semestriel des consommations et volumes, ainsi qu’un bilan qualité trimestriel recensant les difficultés et réclamations ; une réunion annuelle permet de faire le bilan de l’exécution. En cas d’alerte sanitaire, il informe les formations clientes et l’EdA, communique les produits, DLC/DDM, livraisons concernées, motif et devenir des produits, et assure la diffusion des alertes en heures ouvrées et non ouvrées.