Coordination et logistique des déplacements officiels

Le titulaire assure la coordination générale, l’organisation et la logistique des voyages officiels et des séquences présidentielles des délégations. Il est responsable de l’exécution des prestations et de la coordination entre les différents intervenants, avec une disponibilité adaptée aux déplacements du Président de la Région ou de son représentant, des élus, collaborateurs, invités, agents, entreprises et partenaires institutionnels.

La prestation suit quatre étapes : mise au point de la commande, préparation du déplacement, exécution sur place et retour d’expérience. À partir des informations transmises par la Région, le titulaire fournit une proposition de séjour, un devis des prestations constitutives et un rétroplanning. Les délais de remise sont de 3 jours ouvrés pour un voyage officiel et de 12 heures ouvrées pour une séquence présidentielle ; en urgence, ils peuvent être ramenés à 48 heures et 6 heures. La proposition définitive intervient dans un délai de 48 heures. Les demandes de modification doivent être prises en compte sous 2 heures.

La préparation comprend notamment :

• démarches administratives, visas, autorisations spéciales et assurances obligatoires ;
• réservations de transports, hébergements, transferts, véhicules et prestations annexes ;
• constitution et livraison du dossier de voyage avec recommandations concernant le pays, interlocuteurs de coordination et accès à l’assistance ;
• émission électronique des titres de transport, bons de réservation et autres documents nécessaires.

Transports, hébergement et restauration

Le titulaire organise les transports aériens, ferroviaires, terrestres et maritimes, les transferts en taxi, VTC ou transports en commun, ainsi que la location de véhicules avec ou sans chauffeur. Les billets peuvent être demandés modifiables et remboursables. Le titulaire assure la réservation, l’enregistrement des passagers, les démarches liées au transport, les suppléments de bagages et les solutions de substitution en cas de grève ou d’incident.

Les véhicules peuvent relever des catégories M, L, O1, O2 et O3 et doivent intégrer les équipements de sécurité ou de confort demandés. Les bateaux peuvent être à voile ou à moteur, avec ou sans capitaine. Pour les trajets de courte distance, le train est à privilégier.

L’hébergement doit respecter les exigences de confort et de localisation de la Région. Il peut inclure petits déjeuners, dépenses accessoires, clé wifi, blanchisserie, télécopie, photocopie et bagagerie. La restauration ou le traiteur peut comprendre le mobilier, le service, la vaisselle et les équipements nécessaires.

Prestations complémentaires

Le titulaire peut également organiser :

• visas, assurances bagages, accidents, annulation et rapatriement ;
• sorties culturelles ou sportives, équipements de ski, vélo, plongée ou randonnée ;
• salles de réunion équipées de vidéoprojecteur, cabines de traduction, sonorisation, wifi et téléphone ;
• prestations photographiques ou vidéo, impression et livraison de photographies, montage vidéo et mise à disposition de clé 5G ;
• compositions florales, billets d’événements, forfaits, supports de communication, interprétariat et guides touristiques ou moniteurs sportifs ;
• agents de sécurité ou gardes du corps, transferts et services personnalisés dans les aéroports ;
• accompagnement pour les correspondances et formalités, transferts entre aéroports et hôtels et réservation de salons d’attente.

Les prestations spécifiques de composition florale, de supports de communication ou d’interprétation s’inscrivent prioritairement dans les marchés existants de la Région, sauf besoin particulier. Le titulaire doit informer sur les risques, usages, formalités administratives et sanitaires des pays visités, proposer plusieurs solutions lorsque nécessaire, optimiser les itinéraires et gérer les incidents, changements de programme, crises, maladies ou accidents, y compris le rapatriement des participants.

Coordination sur place et assistance

Un chef de projet francophone, unique et expérimenté, assure le suivi du marché. Une ligne téléphonique dédiée est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les demandes urgentes de prépaiement, modification, échange et annulation. Le coordinateur sur place, lorsqu’il est demandé par la Région, veille au déroulement du programme, accompagne les participants, traite les imprévus, adapte les parcours et peut assurer des paiements directs ou régler les frais et taxes sur place.

Le titulaire assure, lorsque nécessaire et possible, le prépaiement direct des fournisseurs afin d’éviter aux participants d’avancer les frais. Il doit négocier avec les fournisseurs, rechercher les économies, identifier les écarts et proposer des améliorations. Les prestations peuvent être modifiées ou annulées à la demande de la Région.

Suivi et livrables

Pendant le déplacement, le titulaire tient un suivi quotidien des dépenses et des prestations d’hébergement, restauration, transport, location de véhicules, taxi ou moto-taxi, interprétariat et autres dépenses liées au séjour. Il transmet ensuite :

• sous 5 jours ouvrés, un état récapitulatif détaillé comprenant devis validé, dépenses engagées, écarts, justificatifs, factures reçues et à recevoir et échéancier des factures manquantes ;
• sous 10 jours ouvrés, une réunion de bilan avec les services concernés ;
• sous 15 jours ouvrés, un bilan financier définitif et une synthèse logistique et technique.

La synthèse analyse les incidents, leurs causes, responsabilités éventuelles, impacts, mesures correctives et pistes d’amélioration, tout en recensant les bonnes pratiques. Un rapport et un bilan d’expérience peuvent être présentés lors d’une réunion de suivi en présentiel, par téléphone ou en visioconférence.